Un donneur d’ordre doit respecter un certain nombre d’obligations légales vis-à-vis d’un prestataire freelance. Dans le cas contraire, ce dernier peut voir sa responsabilité civile et pénale engagée. Les répercutions peuvent être lourdes de conséquences, notamment d’un point de vue financier. Pour éviter de telles sanctions, tout donneur d’ordre doit prendre en considération les responsabilités et les obligations légales que ce statut lui impose. Certaines obligations sont parfois méconnues et peuvent entraîner un litige avec le freelance.
Dans cet article, nous vous présentons les principales obligations à respecter et nous vous conseillons pour sécuriser votre relation de travail avec votre freelance.
Vous pourrez ainsi sereinement faire appel au profil expert des freelances.
Quelles sont les responsabilités légales d’un donneur d’ordre vis-à-vis d’un freelance ?
Un donneur d’ordre présente une responsabilité limitée vis-à-vis du freelance recruté. L’étendue de sa responsabilité dépend en grande partie des conditions de réalisation de la mission freelance.
Pour rappel, un freelance peut réaliser tout ou partie la mission dans les locaux de l’entreprise agissant comme donneur d’ordre. Dans ce cas, le dirigeant de l’entreprise devra veiller à la sécurité du freelance au sein des locaux, au même titre que pour un salarié. Si le freelance est victime d’un accident de travail dû à un problème de sécurité au sein de l’entreprise, la responsabilité du dirigeant pourra être engagée.
De même, un donneur d’ordre doit veiller à ne pas demander une tâche manifestement dangereuse pour le freelance dans le cadre de la mission.
Quelles sont les principales obligations légales du donneur d’ordre ?
Même si aucun contrat de travail n’est conclu, un donneur d’ordre doit respecter un certain nombre d’obligations légales vis-à-vis d’un freelance qui travaille pour son compte. Voici les principales obligations légales qui s’appliquent, peu importe la nature et la durée de la mission.
Le devoir de vigilance sur le travail dissimulé
Le devoir de vigilance sur le travail dissimulé incombe à toute entreprise qui recrute un freelance pour une mission d’un montant d’au moins 5 000 euros.
Ce montant s’évalue de manière globale. Ainsi, même si la mission est étalée sur plusieurs mois avec plusieurs facturations et paiements inférieurs à 5 000 euros, cette obligation s’applique si le montant global atteint au moins 5 000 euros.
Pour satisfaire cette obligation, le donneur d’ordre doit demander une attestation de vigilance au freelance. Le freelance peut recevoir cette attestation directement auprès de l’URSSAF. Ce document atteste que le freelance concerné est à jour dans le paiement de ses cotisations sociales.
De même, pour éviter tout risque de falsification, le donneur d’ordre devra vérifier l’authenticité de l’attestation de vigilance. Pour cela, ce dernier devra taper le numéro de sécurité attaché à cette attestation sur la page d’accueil de l’URSSAF, dans l’encadré correspondant.
En outre, pour les freelances dont l’activité exige une immatriculation au RCS ou au RNE ou lorsque le freelance exerce une activité réglementée, le donneur d’ordre devra également demander l’un des documents suivants :
- un extrait K ou K bis pour un freelance qui exerce une activité commerciale ;
- un extrait d’immatriculation au RNE lorsque le freelance exerce dans le secteur des métiers et de l’artisanat
- un document où figure la dénomination sociale, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation au RCS ou au RNE ou toute référence d’agrément délivré par l’autorité compétente selon le secteur d’activité du freelance ;
- l’accusé de réception électronique provenant du greffe du tribunal de commerce ou de la CMA compétente, afin de justifier d’une procédure d’inscription en cours.
Tous ces documents ne sont donc pas forcément à demander au freelance. Une entreprise faisant appel à un freelance tech présente uniquement l’obligation de demander une attestation de vigilance.
Pour les missions longue durée, le donneur d’ordre devra demander ces documents tous les 6 mois.
Si un donneur d’ordre ne respecte pas cette obligation, ce dernier peut être tenu de payer solidairement différentes dettes du freelance auprès de l’État (dette fiscale, dette sociale…).
Le devoir d’information
Il s’agit ici d’une obligation non codifiée en tant que telle. Le devoir d’information représente l’obligation pour le donneur d’ordre de ne pas entraver le bon déroulement de la mission auprès du freelance. De ce fait, ce dernier doit fournir toutes les informations jugées essentielles pour la bonne exécution de la mission.
Pour les informations les plus sensibles (ex. : informations à propos d’un nouveau produit pas encore commercialisé), le donneur d’ordre peut inclure une clause de confidentialité dans le contrat de prestation de services.
Si le donneur d’ordre ne partage pas des informations essentielles pour la bonne exécution de la mission, le freelance pourra justifier la non-exécution de la mission sur ce fait.
Le devoir de collaboration
Le devoir de collaboration se rapproche à bien des égards du devoir d’information. Cette obligation doit s’entendre avec un champ d’application plus large. Le devoir de collaboration représente l’obligation de collaborer de bonne foi avec le freelance, afin de veiller à la bonne exécution de la mission. Pour cela, le donneur d’ordre doit par exemple :
- répondre dans un délai raisonnable aux demandes d’informations du freelance ;
- proposer une alternative ou un compromis face à un imprévu dont le freelance n’est pas fautif ;
- etc.
En cas de litige, le freelance peut se défendre en arguant la mauvaise foi du donneur d’ordre dans leur collaboration.
Le devoir de réception
Une fois la mission réalisée par le freelance, le donneur d’ordre doit accuser réception de cette mission. Il s’agit du devoir de réception. Cela fait référence à la bonne livraison de la mission.
En d’autres termes, le donneur d’ordre ne peut pas refuser ou attendre ad vitam æternam de prendre en considération la fin de mission. Ce dernier doit envoyer ses observations au freelance — que ce soit une validation ou une demande de modification — afin de ne pas laisser le freelance dans une attente interminable, avec un blocage du paiement.
Le paiement de la mission
Cette obligation semble logique, et pourtant, il est bon de la rappeler. En effet, le donneur d’ordre doit payer la facture du freelance, en respectant le mode de paiement convenu ainsi que le délai de paiement figurant sur la facture.
De même, le donneur d’ordre doit payer le montant exact figurant sur la facture, une fois la mission validée. Il n’est pas possible d’imposer une baisse de prix après facturation. Une modification du tarif doit obligatoirement faire l’objet d’un nouveau devis signé, faute de quoi le freelance n’est pas tenu d’accepter une modification du prix initialement convenu.
Contrat freelance : une obligation ?
Les principales obligations et responsabilités légales d’un donneur d’ordre découlent de la nécessité de veiller au bon déroulement de la mission freelance, dans le respect de la loi française.
Pour cela, le donneur d’ordre doit veiller à choisir un freelance qui exerce en toute légalité son activité et à collaborer efficacement avec ce dernier.
Partant de ce constat, différentes questions peuvent se poser. Ces obligations s’appliquent-elles en l’absence d’un contrat de prestation de services ? La conclusion d’un tel contrat est-elle une obligation pour faire appel à un freelance ?
Tout d’abord, il est bon de rappeler que la conclusion d’un contrat de prestation de services n’est pas une obligation pour faire appel à un freelance. Cependant, nous vous conseillons de conclure ce type de contrat pour sécuriser juridiquement la relation avec le freelance.
En outre, même sans contrat freelance, le donneur d’ordre doit respecter les obligations susmentionnées. Dès qu’un donneur d’ordre signe un devis, ce dernier s’engage à payer le montant figurant sur le devis pour la mission décrite et à respecter ses obligations.
Pour rappel, il ne s’agit ici que des principales obligations et responsabilités légales d’un donneur d’ordre faisant appel aux services d’un freelance. D’autres obligations peuvent exister, selon la nature de la mission, le statut du freelance (travailleur étranger, travailleur handicapé…), les clauses dans le contrat freelance… De ce fait, nous vous conseillons de contractualiser votre relation de travail avec un freelance, afin que les droits et devoirs de chacun soient clairement présentés par écrit.
