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AccueilTravailler en freelanceAdministratif & légalFacture électronique obligatoire : Comment s’y préparer quand on est freelance ?

Facture électronique obligatoire : Comment s’y préparer quand on est freelance ?

La facturation électronique est déjà majoritairement utilisée par les freelances. Jusqu’à présent, rien n’interdisait les entreprises de recourir à la facture papier. En tant que freelance Tech, vous pouvez envoyer une facture papier à vos clients si vous le désirez. Cependant, en 2024 les règles changent. En effet, le gouvernement vient de voter plusieurs dispositions concernant la facturation entre entreprises.

Ce nouveau procédé de facturation concerne également les entrepreneurs individuels tels que les micro-entrepreneurs. Pour éviter de vous retrouver dans l’illégalité lorsque ces réformes seront entrées en vigueur, nous vous expliquons de quoi il s’agit et comment s’y préparer.

Facture électronique : de quoi parle-t-on ?

Bien que de nombreuses entreprises émettent désormais des factures sous format numérique, certains nostalgiques du papier continuent à tenir leur compte en transmettant leurs factures sous format papier.

Une facture électronique sur ordinateur.

En tant que freelance, la majorité d’entre vous émet des factures électroniques à leurs clients. En effet, les factures sous format numérique présentent plusieurs avantages :

  • un envoi facilité au client, (ex. : par mail) ;
  • une preuve de la remise de la facture au client à telle date et à telle heure (ex. : capture d’écran de l’email envoyé) ;
  • l’émission d’une facture certifiée ;
  • une sauvegarde sécurisée et simplifiée des copies des factures par le freelance sur un disque dur externe ou sur le Cloud par exemple.

Jusqu’à présent, la facture électronique n’est pas une obligation pour les professionnels vendant leurs produits ou leurs services à des clients du secteur privé. Seules les entreprises honorant des commandes provenant du secteur public (ex. : collectivité territoriale) ont l’obligation depuis 2020 d’émettre et de transmettre leurs factures sous format numérique. La transmission des factures se fait ensuite sur le portail Chorus Pro ou sur une plateforme de facturation dématérialisée et partenaire de l’administration fiscale (PDP).

Il était prévisible que tôt ou tard ce format soit généralisé par souci de simplification et de sécurisation des échanges commerciaux.

Pourquoi la facture électronique va-t-elle devenir obligatoire dès 2024 ?

De plus en plus d’actes de gestion pour une entreprise se dématérialisent. La facturation ne va pas échapper encore bien longtemps à ce constat.

En effet, le gouvernement prévoit dans sa loi de finances rectificative de 2022 que les entreprises assujetties à la TVA en France devront émettre, transmettre et recevoir leurs factures sous format électronique lorsqu’elles commercialiseront avec d’autres entreprises redevables de la TVA. Cette transmission et cette réception des factures se feront via le portail Chorus Pro ou une plateforme partenaire.

Cette volonté d’imposer progressivement la facturation électronique repose sur plusieurs raisons :

  • lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, avec l’administration fiscale qui pourra recueillir en temps réel les données relatives à la TVA à chaque vente réalisée par des entreprises assujetties à la TVA ;
  • faciliter les démarches administratives de calcul de la TVA collectée et de la TVA déductible avec à la clé des économies réalisées au niveau de l’administration fiscale ;
  • avoir une visibilité réelle de la compétitivité des entreprises françaises et de la croissance économique.

En tant que freelance, vous y trouverez également votre compte. Pour celles et ceux qui utilisent dès à présent un logiciel de facturation, au premier abord, vous pouvez penser que cette réforme ne changera rien à la gestion de votre entreprise. C’est en partie vrai.

Avec un logiciel de facturation, vous pouvez dès à présent envoyer facilement vos factures dématérialisées à vos clients à distance, sauvegarder les copies de vos factures de manière sécurisée…

Mais la grande nouveauté avec cette réforme sera le pré-remplissage de vos déclarations de TVA rendu possible grâce au dépôt et la réception de vos factures sur le portail Chorus Pro ou sur une plateforme partenaire. Vos déclarations de TVA seront ainsi grandement facilitées. Vous n’aurez plus qu’à vérifier que les montants pré-inscrits correspondent bien à ceux de la TVA collectée et de la TVA déductible générées par votre entreprise.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, quelles que soient leur taille et leur forme juridique. Cela concerne aussi bien les grands groupes que les TPE, les PME ou bien encore les micro-entreprises.

En tant que freelance, vous êtes donc concerné par cette prochaine obligation si vous êtes redevable de la TVA. Pour rappel, vous pouvez bénéficier du régime de franchise en base de TVA si vous ne dépassez pas un certain plafond de chiffre d’affaires sur l’année. En prestation de services, ce plafond est porté à 36 800 € sur l’année.

Les entreprises individuelles concernées par la facture électronique obligatoire.

La mise en application de cette obligation va être progressive, sur 2 ans à compter de 2024.

Ainsi, seront concernées :

  • à partir du 1er juillet 2024 toutes les entreprises assujetties à la TVA pour la réception de leurs factures et uniquement les grandes entreprises pour l’émission de leurs factures à leurs clients ;
  • à partir du 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaires devront également envoyer leurs factures via le portail Chorus Pro ou une plateforme de facturation accréditée ;
  • à partir du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises devront à leur tour émettre leurs factures à leurs clients via ce portail ou une plateforme accréditée.

Pour résumer, dès le 1er juillet 2024 toutes les entreprises redevables de la TVA devront recevoir leurs factures sous format électronique sur le portail Chorus Pro ou une plateforme accréditée lorsque l’émetteur de la facture doit obligatoirement suivre cette procédure.

Concernant l’émission des factures électroniques aux clients, cela concernera progressivement toutes les entreprises redevables de la TVA. Cette période s’étalera sur 2 ans et concernera en priorité les grandes entreprises qui possèdent un budget et des moyens humains plus importants pour s’adapter rapidement à cette nouvelle obligation.

Comment s’y préparer ?

La première action à effectuer est de faire un choix concernant le logiciel de facturation que vous allez utiliser.

Plusieurs options s’offrent à vous :

  • utiliser un logiciel de facturation de votre choix, idéalement accrédité par l’administration française ;
  • saisir la facture directement sur le portail Chorus Pro ou sur une plateforme accréditée.

À noter que cette deuxième option sera possible qu’à partir de l’entrée en vigueur de ce nouveau dispositif de facturation. À l’heure actuelle, le portail Chorus Pro permet de saisir et d’émettre uniquement des factures destinées à des organismes du service public.

Ce portail offre également la possibilité de déposer des factures électroniques sous format PDF qui sont générées par un autre logiciel de facturation. Dans ce cas, un outil de reconnaissance des caractères permet de détecter les informations nécessaires afin d’enregistrer le montant de la TVA ainsi que l’identité de l’entreprise émettrice et de son client.

Dès le 1er juillet 2024, vous pourrez également créer un compte sur Chorus Pro ou sur une plateforme accréditée pour recevoir la facture d’un fournisseur. En effet, si vous achetez un produit ou un service pour votre activité professionnelle à une grande entreprise et que vous êtes assujettie à la TVA, vous recevrez la facture sur l’une de ces plateformes utilisées par votre fournisseur.

De plus, pensez à anticiper cette procédure de facturation si vous n’êtes pas encore assujetti à la TVA, mais que votre chiffre d’affaires croît et que vous prévoyez de sortir du régime de franchise en base en TVA.

Pour toute autre question relative à la facturation et à la déclaration de TVA pour votre entreprise, n’hésitez pas à demander conseil à votre comptable.

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