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Recruter un stagiaire en micro-entreprise : démarche et obligations légales

La micro-entreprise a beau être un statut d’entreprise individuelle simplifié, vous pouvez tout de même intégrer d’autres personnes dans votre activité, et notamment recruter un stagiaire.

Mais attention, accueillir un stagiaire représente une démarche bien différente de celle de recruter un salarié ou d’intégrer votre conjoint collaborateur dans votre micro-entreprise. Voici un rappel des obligations légales à respecter ainsi que plusieurs conseils pour bénéficier pleinement des avantages d’accueillir un stagiaire…

Que dit la loi ?

Le stage en entreprise est encadré par le décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l’encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages.

Ce décret autorise un entrepreneur à la tête d’une entreprise individuelle à accueillir des stagiaires dans son entreprise. La micro-entreprise est une entreprise individuelle, avec un régime fiscal et social simplifié. Par conséquent, en tant que micro-entrepreneur (anciennement appelé auto-entrepreneur), vous pouvez tout à fait recruter un stagiaire.

Quelles sont les obligations légales pour un micro-entrepreneur qui recrute un stagiaire ?

Comme pour tout stage en entreprise, vous devez signer une convention de stage. Cette convention de stage permet d’encadrer le stage et présente les droits et les responsabilités du stagiaire, de son établissement de formation ainsi que de vous-même en tant que structure d’accueil.

De plus, la convention de stage doit obligatoirement faire mention :

  • des coordonnées du stagiaire et de votre micro-entreprise ;
  • des dates de début et de fin du stage ;
  • du nombre d’heures de présence par jour ou par semaine du stagiaire au sein de votre micro-entreprise ;
  • du montant de la gratification, si vous versez une gratification au stagiaire ;
  • des possibles avantages complémentaires à la gratification (ex. : prise en charge des frais de transport, des repas pendant la pause repas…) ;
  • des missions qui seront confiées au stagiaire ;
  • des compétences que le stagiaire va acquérir durant son stage ;
  • des modalités de suspension ou de résiliation anticipée du stage (ex. : comportement inacceptable du stagiaire, absentéisme répété, faute grave…).
Un micro-entrepreneur qui signe une convention de stage.

Bien souvent, l’établissement de formation du stagiaire rédige la convention de stage avec ses mentions obligatoires. Vous n’aurez plus qu’à remplir les informations qui vous concernent et signer la convention. Néanmoins, pensez à vérifier que toutes les informations importantes sont bien spécifiées, notamment pour vous protéger juridiquement en cas de problèmes avec le stagiaire.

Faut-il rémunérer le stagiaire ?

Vous devez obligatoirement verser ce que l’on appelle une gratification à votre stagiaire lorsque le stage dure entre 2 et 6 mois, 6 mois étant la durée maximum autorisée pour un stage. Pour un stage de moins de 2 mois, vous êtes libre de verser ou non une gratification à votre stagiaire.

La rémunération de votre stagiaire doit au minimum correspondre à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 3,90 € par heure de stage en 2022.

Vous êtes exonéré de cotisations salariales et patronales, si vous rémunérez votre stagiaire au montant de gratification minimum. Cependant, si vous souhaitez verser un montant supérieur à la gratification minimum, sachez que vous serez redevable de ces cotisations pour la part de la gratification au-dessus du montant minimum. Ces cotisations ne concerneront pas l’assurance chômage et la retraite complémentaire.

Est-il possible d’accueillir plusieurs stagiaires à la fois ?

Oui, vous pouvez accueillir jusqu’à 3 stagiaires simultanément dans votre micro-entreprise.

Cependant, réfléchissez bien en amont si vous avez suffisamment de temps, de travail et de finances pour accueillir plusieurs stagiaires en même temps.

Peut-on faire télétravailler un stagiaire ?

Cette question peut se poser, notamment lorsque vous travaillez vous-même de chez vous ou en tant que nomade digital.

Un micro-entrepreneur nomade digital avec un stagiaire.

En soi, la loi ne prévoit pas jusqu’à présent une interdiction formelle du télétravail dans le cadre d’un stage. Cependant, à la lecture des articles de loi encadrant le stage, on comprend rapidement que ce choix est à éviter, et ceci pour les raisons suivantes :

  • un stagiaire souhaite effectuer un stage pour être formé auprès d’un professionnel, un contact régulier et en présentiel est donc indispensable ;
  • le micro-entrepreneur doit pouvoir accompagner le stagiaire dans l’acquisition de nouvelles connaissances, il n’est pas question de lui déléguer des tâches dans le seul but de répondre à un surplus d’activité.

Par conséquent, un stagiaire ainsi que son établissement de formation refuseront généralement une offre de stage exclusivement en télétravail, sauf circonstances particulières (ex.: confinement).

Quels sont les avantages pour un micro-entrepreneur ?

Les avantages sont nombreux pour un micro-entrepreneur qui dispose suffisamment de temps et de finances pour accueillir un stagiaire. Les principaux avantages sont :

  • gagner du temps sur l’exécution de certaines tâches confiées au stagiaire, dans l’objectif de lui faire acquérir des connaissances pertinentes dans le cadre de sa formation ;
  • échanger avec une personne en formation, afin d’avoir un regard neuf sur les missions réalisées et en cours ;
  • bénéficier d’un régime simplifié pour recruter un stagiaire, avec peu de formalités administratives à réaliser.

Accueillir un stagiaire peut ainsi représenter une expérience gagnant-gagnant, aussi bien pour le stagiaire que pour le micro-entrepreneur.

Quelles sont les précautions à prendre avant d’accueillir un stagiaire ?

Quelques précautions sont à prendre avant de signer une convention de stage, afin que cette collaboration se fasse sereinement pour votre stagiaire ainsi que pour vous-même en tant que micro-entrepreneur.

Il s’agit notamment :

  • de calculer et de provisionner le budget nécessaire pour rémunérer votre stagiaire, notamment lorsque le versement d’une gratification est obligatoire ;
  • de vérifier que vous disposez d’un temps minimum au quotidien pour encadrer votre stagiaire ;
  • de veiller à proposer des missions à votre stagiaire dans le cadre de sa formation (ex. : ne pas faire faire la comptabilité de votre entreprise à un stagiaire qui se forme pour être développeur web) ;
  • de souscrire ou de vérifier que votre assurance professionnelle couvre les éventuels dommages corporels ou incorporels de votre stagiaire au sein de votre entreprise, car vous êtes notamment responsable en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle dans le cadre du stage ;
  • de demander une attestation d’assurance de responsabilité civile au nom du stagiaire, en cas de dommages causés par le stagiaire durant son stage.

Pour rappel, le montant de la gratification versée à un stagiaire n’est pas déductible de votre chiffre d’affaires pour le calcul de vos cotisations sociales et de vos différents impôts et taxes professionnelles (ex. : la CFE). Par conséquent, veillez à vérifier la capacité financière de votre micro-entreprise à absorber les coûts financier d’un stage.

Où et comment recruter un stagiaire ?

Vous avez validé votre projet d’accueillir un stagiaire ? Félicitations. Vous devez maintenant trouver le stagiaire qui correspond à votre projet de stage.

Pour cela, vous devrez sans doute passer par la traditionnelle offre de stage. Afin de gagner en efficacité sur ce point, les principales informations à faire figurer sur une offre de stage sont :

  • votre secteur d’activité ;
  • les missions proposées dans le cadre du stage ;
  • les compétences minimales attendues chez le stagiaire ;
  • les dates de début et de fin de stage ;
  • le lieu du stage (ex. : dans un coworking, dans un bureau, chez vous…)
  • le montant de la gratification, si vous avez prévu ou que vous devez rémunérer votre stagiaire.

Concernant la publication de votre offre de stage, vous pouvez utiliser les sites et réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn, Indeed, etc.

Pensez également à vous y prendre plusieurs semaines à l’avance. Il est conseillé de publier son annonce 1 à 2 mois avant la date de début de stage souhaitée, le temps de procéder à de possibles entretiens et réaliser les quelques démarches administratives.

Voici la fin de ce guide pour accueillir sereinement un stagiaire en tant que micro-entrepreneur. Et vous, avez-vous déjà accueilli un stagiaire ? Quel a été votre ressenti ? Avez-vous d’autres conseils à partager à la communauté de freelances ? N’hésitez pas à répondre en commentaires.

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