Le devis représente le support qui permet de sécuriser la réalisation et le paiement d’une prestation de services. Un freelance peut dès lors agir en justice face à un client mauvais payeur en ayant en sa possession un devis signé par ce client, preuve de son accord de payer telle prestation à tel prix.
Vous l’aurez compris, le devis représente un écrit tout aussi important qu’une facture ou qu’un contrat de prestation de services pour un freelance et ses clients. Pour produire pleinement ses effets, le devis doit répondre à un certain formalisme. Tout freelance peut également utiliser différents outils afin d’établir des devis pour leurs clients. Ces logiciels permettent de gagner du temps et en efficacité. Voici dans cet article une présentation des meilleurs logiciels pour créer des devis en freelance.
Les outils de création de devis de freelance
La création d’un devis peut prendre du temps, notamment si l’on crée ce document de A à Z sans modèle préalable. Pour éviter de perdre du temps et de commettre des erreurs, il existe plusieurs solutions pour établir facilement un devis. Voici lesquels…
Les tableurs pour des devis personnalisés
Les logiciels de tableurs représentent les outils les plus basiques et sans doute les plus anciens utilisés par les prestataires de services. Ils présentent plusieurs avantages :
- il est possible de personnaliser entièrement son devis sur un tableur ;
- ce type de logiciel inclut des fonctions de calcul (ex. : somme, soustraction…) qui facilitent grandement la création d’un devis contenant plusieurs données chiffrées ;
- il existe plusieurs tableurs proposés gratuitement pour les freelances, tels que Microsoft Excel ou bien encore Google Sheets.
Bien qu’un tableur présente de nombreuses fonctionnalités pour des feuilles de calcul, cet outil nécessite néanmoins un travail préalable de mise en forme du devis.
Ce type d’outil est donc conseillé pour les freelances qui souhaitent personnaliser leurs devis au travers d’une feuille de calcul type qu’ils pourront sauvegarder et réutiliser par la suite pour chaque nouveau devis.
Les outils en ligne de création de devis
Les solutions de création de devis en ligne présentent un avantage indéniable : ils proposent un modèle type de devis. En d’autres termes, le freelance n’a plus qu’à renseigner les quelques informations nécessaires à la finalisation du devis, telles que :
- les coordonnées de son client ;
- la dénomination et le détail de la prestation ;
- le prix de la prestation ;
- le mode de calcul du prix de la prestation (ex. : au forfait, à l’heure…) ;
- le montant final HT et TTC ;
- la date et le lieu.
Ces outils sont appréciés par les freelances qui souhaitent établir rapidement leurs devis, sans forcément rechercher une personnalisation poussée de ce document écrit.
Il existe pléthore de sites en ligne proposant gratuitement la création de devis pour les freelances. Pour ne citer que quelques-uns d’entre eux, vous pouvez notamment utiliser :
- Coover ;
- Zervant ;
- Facturedevis.fr ;
- etc.
Bon à savoir : il est conseillé de lire attentivement les CGV et les CGU de ce type d’outils en ligne, en ce qui concerne notamment la conservation et l’utilisation des données que vous pouvez communiquer. En effet, certains sites peuvent conserver les données concernant les clients auprès desquels vous avez établi un devis. Dans ce cas, vous devrez obtenir l’autorisation de vos clients de renseigner leurs coordonnées sur un outil en ligne pour la création d’un devis afin de respecter le RGPD.
Les logiciels de comptabilité et de facturation incluant la création de devis
Le devis est intimement lié à la facturation. Il est le document représentant l’accord préalable du client à être facturé pour telle prestation. De ce fait, nombreux sont les logiciels de comptabilité et de facturation qui proposent également la fonction de création de devis.
Ce type d’outils présente un avantage certain par rapport aux autres solutions décrites : il permet de créer en quelques clics une facture à partir d’un devis préalablement établi. En d’autres termes, une fois le devis signé, ce type d’outil permet de convertir le devis en facture.
Tout freelance pourra ainsi apprécier de générer une facture en quelques secondes sans devoir de nouveau renseigner tous les éléments d’information présents dans le devis correspondant.
Parmi les nombreux logiciels présentant cette double casquette, vous pouvez retrouver :
- Facture.net ;
- QuickBooks ;
- Zoho Invoice ;
- Wave ;
- etc.
Là encore, il est vivement conseillé de consulter préalablement les CGV et les CGU de l’outil utilisé afin de s’assurer du bon respect du RGPD.
Les outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet sont devenus incontournables ces dernières années pour les freelances. Avec leurs multiples fonctionnalités proposées sur un seul et même logiciel, les solutions de gestion de projet viennent progressivement remplacer les agendas en ligne, les pense-bêtes, les tableurs et même les logiciels de création de devis et de facture.
Les outils les plus populaires de gestion de projet sont à l’heure actuelle :
- Notion ;
- Asana ;
- Monday.com.
Cette solution permet également de rattacher un devis à l’avancement d’un projet, ce qui facilite le respect des délais pour un freelance.
Les applications mobiles
Plusieurs applications mobiles permettent également de générer des devis. À noter que les logiciels utilisables sur PC sont bien souvent privilégiés aux applications mobiles, du fait d’une meilleure lisibilité et saisie des informations à renseigner.
Néanmoins, créer un devis sur une application mobile peut être très utile lorsqu’un freelance souhaite répondre dans les plus brefs délais à une demande de devis. En effet, certains freelances sont amenés à se déplacer souvent, que ce soit pour des contraintes professionnelles ou pour le plaisir de changer de lieu de travail.
De ce fait, l’accès à son ordinateur n’est pas toujours possible. Dans ce cas, générer un devis sur une application mobile permet de ne pas faire attendre un client. L’objectif est d’éviter de se laisser distancer par une concurrence plus réactive.
Voici quelques exemples d’applications mobiles proposant la création de devis :
- Invoice Simple ;
- Invoice2go ;
- ZipBooks.
Vous pourrez ainsi vous déplacer sereinement sans craindre de perdre une opportunité professionnelle par manque de réactivité.
Les outils d’optimisation des devis freelance
Certains outils ne permettent pas en soi de créer un devis, mais offrent des fonctionnalités permettant de l’optimiser.
Voici quelques exemples de logiciels qui facilitent d’autant plus la vie des freelances.
Les outils de signature électronique
Un devis signé par un client représente une garantie pour le freelance d’être payé à la fin de la mission.
Dans de rares cas, certains clients de mauvaise foi peuvent arguer ne pas avoir signé tel devis en invoquant une falsification de leur signature.
Bien que ce cas de figure reste rare – et fort heureusement pour les freelances – mieux vaut prévenir que de faire face à un litige avec un client.
Un outil de signature électronique apporte une garantie supplémentaire attestant que telle identité numérique (ex. : un client) a bien signé tel document à telle heure et à telle date. Rares sont les clients qui osent prétendre ne pas avoir signé un devis en ligne en passant par un outil de signature en ligne certifié.
Pour garantir la validité formelle de vos devis, vous pouvez ainsi utiliser un outil de signature électronique tel que DocuSign ou bien encore Adobe Sign.
Les solutions de gestion du temps et des dépenses
Certains devis sont amenés à évoluer au fur et à mesure de la réalisation d’une prestation de services. En effet, il n’est pas rare que les freelances soient obligés de modifier un devis face à des heures de travail supplémentaires ou à des demandes complémentaires d’un client.
Pour rappel, tout devis modifié doit être de nouveau signé par le client, faute de quoi ce sera le devis précédemment signé qui sera valable.
Afin d’éviter tout oubli ou malentendu concernant un devis évolutif, un freelance peut utiliser en complément un outil de suivi du temps et des dépenses.
Ce type d’outil présente lui aussi plusieurs avantages :
- éviter un dépassement d’heures de travail au-delà de ce qui a été prévu dans le devis ;
- respecter le montant des dépenses accepté par le client pour la mission ;
- proposer une modification du devis avec des informations chiffrées et précises pour le client (ex. : nombre d’heures travaillées, montant des dépenses effectuées, etc.).
Là encore, plusieurs outils sont proposés tels que Toggl pour le suivi de temps travaillé ou bien encore Spenfi et Tradogram pour le suivi des dépenses.
Pour résumer, les outils ne manquent pas afin de créer facilement et de manière précise un devis en tant que freelance. Pensez également à consulter les CGV et les CGU afin de faire un choix éclairé concernant les nouveaux outils à adopter dans votre quotidien de freelance. Le marché des solutions freelance n’a jamais été aussi étendu. De quoi trouver une solution pour chaque tâche afin de gagner en temps et en efficacité, en ce qui concerne notamment les rébarbatives tâches de comptabilité telles que la création de devis !
