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Les 5 étapes pour intégrer un freelance dans votre entreprise

Faire appel à un freelance n’a que des avantages : un indépendant a l’habitude de prendre en main de nouveaux projets et il travaille vite et bien. Mais l’intégrer dans un projet peut s’avérer plus compliqué que prévu. On livre le mode d’emploi pour tirer tous les bénéfices de cette collaboration : découvrez les 5 étapes à suivre pour intégrer (parfaitement) un freelance dans votre entreprise.

1ère étape : définir vos besoins en amont

Cette étape est primordiale ! Pour intégrer un freelance efficacement, vous devez savoir pourquoi vous faites appel à lui :

  • Il vous manque une compétence en interne : vous avez besoin d’un designer ou d’un développeur spécialisé dans un langage particulier, par exemple.
  • Vous avez besoin d’un expert : les freelances sont souvent des spécialistes de leur domaine. Profitez de leurs connaissances précises pour faire avancer un projet.
  • Vos collaborateurs sont en congé : vous décidez d’avoir recours à un indépendant pour remplacer l’un (ou plusieurs) de vos collaborateurs sur un projet pendant quelques semaines ou quelques mois.
  • Vous devez optimiser votre budget : si vous êtes une petite agence par exemple, vous n’avez pas les moyens d’embaucher tous vos collaborateurs. Vous pouvez choisir d’intégrer des indépendants à vos projets pour les mener à bien.
  • Vous avez un délai serré : pendant un sprint, vous constatez que vous ne pouvez pas livrer à temps. Faire appel à un freelance donne un coup de boost à votre projet et vous permet de respecter vos délais.

2ème étape : cadrer le périmètre de mission

Le cadre, ou scope en anglais, est indispensable avant de commencer une mission ou une collaboration de long terme avec un freelance. Lorsque ce cadre est clair, intégrer un freelance se fait de manière fluide et efficace.

Pour établir ce cadre, posez-vous quelques questions :

  • Pour quelles missions spécifiques avez-vous besoin de lui ?
  • Souhaitez-vous qu’il travaille dans vos locaux ou à distance ?
  • Qu’est-ce qui est attendu de sa prestation ?

Bon à savoir

Pour mesurer le succès de la collaboration et donner des lignes directrices à votre freelance, vous pouvez définir des indicateurs de performance. Ils peuvent être sous forme de données chiffrées lorsque la mission s’y prête, mais il peut aussi s’agir d’indices de satisfaction.

Pour bien cadrer le périmètre d’intervention du freelance, il est également nécessaire de connaître son mode de travail :

  • Quels sont ses jours et horaires de travail ?
  • Préfère-t-il travailler à distance ou dans vos locaux ?
  • Quels sont ses besoins en termes de ressources techniques ou humaines ?

Souvenez-vous qu’un freelance est un travailleur indépendant : ce n’est pas un salarié de votre entreprise. Lorsqu’il intègre un projet, il a son propre emploi du temps et obéit à ses propres contraintes.

Photo by airfocus on Unsplash

3ème étape : soigner l’onboarding

Votre freelance arrive au sein de votre entreprise et rejoint un projet en cours. Vous devez lui présenter votre entreprise et votre projet et l’onboarder. Onboarding en anglais désigne le processus d’intégration : tous les éléments que vous mettez en place pour que le freelance fasse totalement partie du projet.

Pour soigner votre onboarding, vous pouvez :

  • Transmettre votre culture d’entreprise à votre freelance

Prenez le temps d’échanger avec votre freelance au début de sa mission. Faites-le par téléphone ou en visio s’il travaille à distance, ou en direct s’il est dans vos locaux. Présentez-lui ses collaborateurs, faites-lui faire un tour des locaux : familiarisez-le avec son environnement.

  • Prévoir des entretiens en amont de la collaboration

Si vous avez une plateforme de marque, vous pouvez la lui transmettre. Cela l’aidera à mieux comprendre votre histoire et vos valeurs et l’aidera à se projeter dans votre entreprise. Gardez en tête que plus votre freelance vous connaît et vous comprend et plus il sera efficace dans la résolution de problèmes. Il pourra même anticiper vos besoins !

  • Désigner un interlocuteur privilégié

Lorsque vous intégrez un freelance à un projet en cours, celui-ci sera peut-être amené à collaborer avec différents membres de l’équipe. Pour faciliter les échanges, vous pouvez lui proposer un interlocuteur privilégié, qui sera chargé de répondre à ses questions et de contacter d’autres membres de l’équipe en cas de besoin.

Bon à savoir

Si votre structure l’autorise, vous pouvez aussi faire appel à un Chief Freelance Officer. Proche du RH, c’est lui qui peut s’occuper d’identifier les besoins en freelancing de l’entreprise. C’est également lui qui sera en charge de toute la gestion des freelances : il les source, il cadre les missions et gère l’onboarding. Ce sera donc votre référent pour intégrer un freelance dans votre entreprise.

4ème étape : la communication est la clé

Pour qu’une collaboration avec un freelance se passe bien, la communication est votre meilleure arme. Cela peut paraître évident, mais dans la pratique la communication passe souvent à la trappe.

Pour communiquer efficacement et intégrer un freelance dans votre entreprise, vous devez considérer que le freelance qui intègre votre projet fait effectivement partie de votre équipe. Pensez à bien l’intégrer aux boucles d’e-mails qui sont importantes pour lui ou qui concernent de près ou de loin son travail.

Tenez-le au courant des évolutions sur le projet et des éventuels retours d’autres équipes. N’oubliez pas non plus de l’intégrer aux réunions, pour lui permettre de suivre les projets et d’être au cœur du processus de décision (même s’il n’intervient pas nécessairement). Ces réunions peuvent avoir lieu en visioconférence ou en présentiel : ce qui compte, c’est de l’inclure.

Utilisez les outils collaboratifs à votre disposition : si vous avez un Slack d’entreprise, ajoutez-le sur le canal du projet qu’il rejoint et aux conversations communes autour du projet. Si vous travaillez sur Trello ou Monday, que vous utilisez Notion ou Figma, etc. : ajoutez-le partout où c’est pertinent pour lui. Utilisez également des dossiers partagés, sur Google Drive ou DropBox par exemple.

D’ailleurs, il est souvent pertinent d’ajouter un freelance sur la majorité des outils collaboratifs que vous utilisez. Même s’il ne mobilise pas toutes les infos qu’il reçoit, il est plus efficace et il travaille mieux lorsqu’il est totalement immergé dans votre projet.

Cela vous permet aussi de gagner du temps : s’il a facilement accès aux infos, il peut aller les chercher par lui-même au lieu de poser des questions.

Photo by Austin Distel on Unsplash

5ème étape : faire des bilans réguliers

Dans la continuité du point précédent, il est également important de faire régulièrement des bilans sur le déroulé de la collaboration.

Effectuez le premier rapidement après le début du travail ensemble. Comment se sent-il dans votre équipe ? A-t-il tous les éléments dont il a besoin ? Et de votre côté, quels feedbacks constructifs pouvez-vous lui donner ?

Faites-lui des retours constructifs sur son travail. Le freelance travaille pour vous, il a donc besoin d’être aiguillé correctement pour être le plus efficace possible. Faites des retours positifs, mais aussi des retours sur ce qui pourrait être amélioré.

En ce sens, les méthodes agiles apportent un vrai plus. Le modèle du Keep Drop Start par exemple peut être simplifié et mobilisé pour effectuer de rapides bilans en cours de mission (surtout si c’est une mission à long terme) :

  • Keep : qu’est-ce qui fonctionne bien et qu’il faut poursuivre ?
  • Drop : qu’est-ce qui ne fonctionne pas et qui doit être transformé ?
  • Start : qu’est-ce qui n’est pas encore fait et qui pourrait être constructif ?

Pour les missions à court terme, un bilan oral ou écrit régulier peut être suffisant. Vous pouvez le mener chaque fois que votre prestataire livre l’un des éléments du projet ou une version de son travail par exemple. Savoir faire des retours est un élément important pour intégrer un freelance dans votre entreprise.

Souvenez-vous que le freelance est certes à l’extérieur de l’entreprise, mais qu’il est une partie intégrante du projet. Mobilisez toutes les occasions pour valoriser son travail et lui donner un sentiment d’inclusion.

Conclusion

Pour intégrer un freelance dans votre entreprise, préparez son arrivée ! Si vous prenez régulièrement le temps d’échanger avec lui, tout se passera bien. 3 erreurs sont à éviter absolument :

  1. Mal communiquer sur le mode de travail de l’indépendant
  2. Ne pas communiquer suffisamment en cours de mission
  3. Le traiter comme un “externe” et oublier de l’intégrer aux processus de discussion et de décision

Vous avez toutes les cartes en main pour intégrer parfaitement un freelance dans votre entreprise. A vous de jouer !

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