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Comment bien préparer un onboarding remote ?

Appelé en renfort pour compléter ou renforcer une équipe le temps d’une mission courte ou longue, le travailleur freelance est une véritable valeur ajoutée à votre entreprise. Pour que la collaboration soit fructueuse rapidement, son onboarding remote doit être soigneusement préparé, pour être aussi efficace qu’une arrivée en présentiel.

Intégrer un freelance qui travaille en remote, c’est faire face à un double challenge : il faut à la fois parvenir à poser les bases d’une atmosphère de travail efficace et conviviale, et lui permettre d’être rapidement familier des process et des personnes avec qui il sera amené à collaborer, de près ou de loin.

Les best-practices pour un onboarding en remote efficace

L’onboarding d’un freelance commence dès l’entretien

Première étape du recrutement d’un freelance : l’entretien. Si vos premiers échanges débutent à distance, en visio ou par téléphone, prenez le temps nécessaire pour apprendre à connaître le parcours de ce collaborateur. L’entretien reste un moment important où toutes les questions cruciales doivent être abordées, comme on le fait pour un salarié : durée (même approximative) de la mission, périmètre de responsabilités et question financière sont des points incontournables de ce premier échange.

L’intégration à vos équipes est un moment-clé

Si certaines missions requièrent une totale autonomie du freelance, il peut être amené pour d’autres à travailler ponctuellement ou régulièrement avec des membres de vos équipes. Prévoyez, pour les premiers jours de la mission de votre nouveau collaborateur, une rencontre (en visio) avec chacun de ses nouveaux collègues. En créant ce lien, vous faciliterez tous les futurs échanges, y compris par email. Vous éviterez aussi l’écueil de la création de deux sphères distinctes entre travailleurs internes et externes.

Les informations et les outils accessibles

Lorsque le travail s’effectue à distance, la mise en place d’outils collaboratifs est essentielle. L’utilisation d’un outil de messagerie interne permet au collaborateur en cours d’intégration de se saisir des données importantes, au moins sur les sujets qui le concerne.

Google Drive, Notion, Slack, Dropbox… Tous les canaux doivent être ouverts pour permettre des échanges faciles.

Si ce travailleur freelance reprend la mission d’un (ex-)collaborateur, veillez à ce que celui-ci ait préparé un email de passation qui précise l’avancée de tous les sujets en cours.

Une communication transparente et régulière

C’est la clé de la réussite de votre collaboration. Mettez en place une routine de communication (hebdomadaire par exemple) qui permet de fluidifier les échanges. L’idée : trouver l’équilibre entre accompagnement et autonomie de votre collaborateur freelance.

Une rencontre physique dès que possible

Rencontrer votre collaborateur freelance physiquement permettra de consolider votre relation professionnelle et de créer un lien informel important pour les missions longues ou à répétition. Une rencontre à ritualiser (une fois par mois ou par trimestre) lors d’un déjeuner ou d’un afterwork, ou plus ponctuellement si la distance rend compliqués les rendez-vous physiques réguliers.

Les évènements informels entre collègues de travail permettent de souder les liens.

Les choses à éviter pour réussir l’onboarding en remote d’un freelance

Communiquer exclusivement par écrit

Même si les emails ou les messageries instantanées sont ultra-pratiques pour les échanges sur un point précis, les messages écrits (parfois lapidaires) peuvent être mal interprétés ou manquer de fluidité. Votre collaborateur doit savoir que vous êtes disponible par téléphone s’il a besoin d’échanger avec vous. Votre flexibilité et votre réactivité sont d’autres clés pour la réussite de cette collaboration.

Marginaliser votre collaborateur freelance

Même si sa mission est cantonnée à un aspect précis du projet ou si elle sera de courte durée, veillez à ne pas considérer un freelance comme un collaborateur en marge. Invitez-le aux pots d’équipe (même s’il vit loin et ne pourra certainement pas y participer), et faites ce qu’il faut pour favoriser chez lui un sentiment d’appartenance et l’aider à s’imprégner de la culture de l’entreprise : il doit, d’une manière ou d’une autre, la représenter.

Avez-vous déjà vécu des onboardings remote ratés ou réussis ? Racontez-nous votre expérience dans les commentaires !

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