Au cours de son existence, toute entreprise est au moins une fois confrontée au départ d’une de ses collaboratrices pour congé maternité. La belle nouvelle d’une naissance fait aussitôt place au questionnement : Qui choisir pour la remplacer ? Comment assurer le suivi des missions en cours ? Autant d’interrogations qui, lorsqu’elles restent sans réponse, peuvent générer une mauvaise gestion du départ et impacter considérablement les activités du service. Alors, pour répondre à ce besoin humain, et organiser au mieux le remplacement induit par le congé maternité de sa salariée, pourquoi ne pas embaucher un freelance ?
Congé maternité : les bonnes pratiques
Le cadre légal du congé maternité
Le congé maternité est une obligation : il n’est pas possible pour une salariée de renoncer entièrement à ce droit. Sa durée légale est fixée à 16 semaines et peut varier selon plusieurs facteurs. En effet, premier enfant, naissance multiple (jumeaux, triplés …), ou maladie sont autant d’éléments qui impactent l’étendue d’un congé maternité.
Par ailleurs, la salariée concernée peut, si elle le souhaite, avancer ou décaler son congé prénatal, sous certaines conditions. À son retour, la collaboratrice doit passer une visite médicale professionnelle afin de contrôler son état de santé ainsi que son aptitude à la reprise de ses fonctions.
L’employeur, quant à lui, doit respecter certains impératifs. Il n’a pas le droit de licencier sa salariée durant le temps de son congé maternité. De même, il a l’obligation de lui garantir un retour à l’emploi sur un poste semblable ou équivalent.
3 conseils pour gérer une absence pour congé maternité
Préparer le départ
Il est généralement possible d’anticiper un départ en congé maternité. De ce fait, il est préférable d’impliquer la collaboratrice dans les préparatifs liés à son absence. Cela permet à la fois à l’entreprise d’organiser au mieux le service impacté, et, dans un même temps, à la salariée de s’investir pleinement et sereinement dans la continuité de ses activités. De même, cette dernière peut également participer au processus de recrutement et à la formation de son remplaçant afin de faciliter la passation.
Répartir la charge de travail
Au sein d’un service, l’absence d’un salarié peut avoir un impact considérable sur les projets en cours. En effet, si la transmission d’informations n’est pas correctement faite, elle peut induire des embûches dans la quête de résultats. Aussi, il est souhaitable d’assurer le relais en favorisant la mutualisation des éléments clés liés au poste temporairement vacant.
Planifier le retour au poste
Qui dit départ pour congé maternité dit également retour. Adapter le retour au poste de sa collaboratrice est une nécessité pour que les choses se déroulent pour le mieux. Ainsi, une des solutions facilitant la passation réside dans le fait de garder quelques temps supplémentaires le remplaçant. De cette manière, la salariée absente pourra reprendre ses marques progressivement.
En parallèle, le congé maternité signe un véritable tournant dans la vie d’une salariée : celui d’une naissance. Aussi, prévoir un accompagnement ciblé sur cette étape importante de la vie peut faciliter le retour à l’emploi pour la salariée. Il existe de nombreuses initiatives qui allègent la charge mentale des jeunes mamans : dispositif de garde d’enfant, local dédié à l’allaitement, atelier bien-être …
Remplacement d’un départ en congé en maternité par un freelance
Entreprise et freelance : une relation encadrée
Un socle légal encadre clairement le remplacement effectué par un freelance suite à un congé maternité. En effet, le freelance est un travailleur indépendant qui propose ses services. Dans ce cadre, il doit conserver sa liberté, notamment dans la gestion de ses horaires. De même, le freelance utilise son propre matériel pour la réalisation de sa mission. En outre, il doit disposer d’une clientèle qui lui est propre, autre que l’entreprise dans laquelle il effectue le remplacement.
Ce qu’il faut retenir, c’est que le freelance remplaçant reste avant tout un travailleur indépendant qui vend ses services. Il n’est soumis à aucun lien de subordination dans l’exécution de sa mission.
Les avantages du remplacement d’un congé maternité par un freelance
Opérationnel
Le freelance est un professionnel immédiatement opérationnel. Il a l’habitude d’être polyvalent dans l’exécution de ses missions. À ce titre, il dispose d’un fort sens de l’adaptation et s’inscrit vite dans la réalisation d’un projet.
Flexible
Grâce à sa flexibilité temporelle, le freelance peut intégrer rapidement un nouveau projet. Attendu qu’il dispose de ses horaires comme il le souhaite, il peut intervenir très rapidement, sur site ou à distance, pour effectuer les missions relatives au remplacement d’un congé maternité. De plus, le freelance aura plus d’habileté à adapter son agenda, en cas de report de la reprise du travail par exemple.
Investi
En sa qualité de travailleur indépendant, le freelance a l’habitude d’exercer son activité au projet. Compte tenu de sa liberté temporelle, sa productivité est souvent plus efficiente. Intégrer un freelance pour remplacer un congé maternité est donc plus intéressant dans le cas de la finalisation d’une mission, ou bien pour la réalisation d’une tâche spécifique.
Économique
Recruter un freelance pour remplacer un départ en congé maternité s’avère être une solution économique. En effet, en tant que travailleur indépendant, le freelance s’acquitte lui-même de ses cotisations sociales, que l’entreprise n’aura donc pas à verser en son nom. Ce procédé permet à l’entreprise d’accroître son budget pour le recrutement, permettant ainsi que toutes les parties y trouvent leur bénéfice. Qui dit mieux ?
Il existe d’autres bonnes raisons de recruter un freelance dans son entreprise. Pour les connaître, consultez notre article présentant 6 raisons de faire appel à des freelances.
Le risque de requalification
Lorsqu’une entreprise décide de faire appel aux services d’un travailleur indépendant, leur relation bénéficie automatiquement d’une présomption de non-salariat. Pour autant, l’entreprise qui choisit un freelance pour remplacer une salariée en congé maternité peut s’exposer à un risque : celui de la requalification.
Ce procédé désigne le fait de renverser la présomption de non-salariat. De ce fait, le contrat de prestation de service se transforme alors en contrat de travail à durée indéterminée. Cela induit que le freelance devient salarié de l’entreprise.
Par le freelance
Le travailleur indépendant dispose du droit de requalification de son contrat si les éléments lui permettent de rendre caduque la présomption de non-salariat. C’est par le biais du Conseil des Prud’hommes que le freelance peut engager des poursuites en ce sens.
Par un tiers
Même si aucune des deux parties ne souhaite requalifier un contrat de prestation en contrat de travail, un acteur tiers a le pouvoir de le faire : l’URSSAF. En effet, dans le cadre d’une relation entre freelance et entreprise, cette dernière ne participe pas au versement des cotisations sociales. Dans ce cadre, l’URSSAF a la possibilité de diligenter une enquête en saisissant le Procureur de la République.
Éviter la requalification
Des bonnes pratiques existent pour éviter tout risque de requalification :
- Ne pas intégrer le freelance aux documents et structures internes : planning, organigramme, mailing, comité d’entreprise… ;
- Choisir un freelance sans lien avec l’entreprise : pas d’anciens salariés ;
- Permettre au freelance de conserver son autonomie et sa liberté : pas d’horaires, ni de jour de repos imposés, pas de supérieur hiérarchique, ni de matériel autre que le sien.
Comment recruter un freelance pour un remplacement ?
Vous avez décidé de sauter le pas et d’engager un freelance pour remplacer un futur départ en congé maternité ? Nous vous expliquons toutes les étapes pour réussir votre recrutement.
Définir ses besoins
Les modalités de recrutement d’un freelance diffèrent quelque peu par rapport à celui d’un salarié. Tout d’abord, il vous faut définir le champ relatif à la mission, notamment les objectifs à atteindre, les moyens disponibles, ainsi que les contraintes à respecter. Tous ces éléments pourront apparaître dans le cahier des charges que vous lui fournirez. Ce document devra mentionner :
- L’objet et la nature de la mission ;
- La durée de la mission ;
- Le délai de rendu des livrables ;
- Le champ de compétence du freelance, ainsi que sa marge de manœuvre ;
- La rémunération convenue ;
- Les résultats escomptés.
Trouver la perle rare
Il existe différentes manières pour une entreprise de trouver le freelance qui répond aux exigences induites par le remplacement d’une salariée en congé maternité. Le recrutement d’un travailleur indépendant peut se faire :
- Par bouche à oreille ;
- Par le biais de réseaux sociaux professionnels, comme LinkedIn ;
- Via des plateformes de recrutement généraliste ou spécialisée, comme Freelance Republik.
À la suite de ce processus, un entretien est généralement convenu pour évoquer les termes de la mission. Pour vous aider dans votre tâche, nous avons rédigé un article présentant les 10 questions à poser lors d’un entretien avec un freelance.
Lancer le processus de recrutement
Une fois que le freelance a été choisi et briefé, l’entreprise doit alors effectuer les démarches relatives à l’établissement du contrat de prestation. Afin d’y parvenir, elle doit obtenir de la part de son prestataire toute une série de documents attestant que ce dernier satisfait à ses obligations légales :
- Avis de situation ;
- Attestation de vigilance, si la rémunération perçue par le freelance est supérieure à 5 000€ ;
- Autorisation de travailler si le freelance est étranger ;
- Attestation de responsabilité civile professionnelle.
Enfin, l’entreprise doit veiller à l’intégration du freelance afin de lui permettre d’assurer sa mission dans les meilleures conditions.
Prêt à sauter le pas et à engager un travailleur indépendant ? Si vous souhaitez en apprendre davantage, nous avons réalisé un article portant sur les modalités de recrutement d’un freelance.
