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Quel outil comptable choisir ?

La bonne tenue de la comptabilité de son entreprise est bien souvent une charge dont beaucoup de freelances se passeraient bien. Certaines activités freelance ne nécessitent pas forcément de recourir aux services d’un expert-comptable, notamment en micro-entreprise où les obligations comptables sont très largement simplifiées.

L’utilisation d’un outil comptable peut alors s’avérer être un précieux atout

Freelance : faites le point sur vos obligations comptables

Selon le statut juridique choisi pour son entreprise, un freelance doit se conformer à un certain nombre d’obligations comptables.

En cas de méconnaissance de ces obligations, un freelance risque une forte amende à la suite d’un contrôle fiscal. Il vaut mieux ainsi tenir une comptabilité en ordre et utiliser si besoin un logiciel de comptabilité.

Les factures et devis avec un outil comptable

L’une des premières obligations est de générer des factures et devis clients conformes aux réglementations en vigueur. Un certain nombre de mentions obligatoires devront ainsi figurer sur chaque facture et devis.

De plus, beaucoup doutent encore sur l’obligation ou non d’utiliser un logiciel de facturation certifié pour les micro-entrepreneurs.

Pour avoir une réponse claire sur ce point, rien de tel que de consulter la fédération nationale des auto-entrepreneurs (FNAE). La FNAE confirme sans détour que la loi anti-fraude de 2018 imposant l’utilisation d’un logiciel de comptabilité certifié n’est pas applicable aux micro-entrepreneurs.

Seuls les micro-entrepreneurs qui appliquent la TVA et qui utilisent un logiciel ou un système de caisse devront utiliser un logiciel certifié.

Un logiciel de comptabilité certifié.

Par conséquent, pour les freelances Tech par exemple, il n’y a aucune obligation de recourir à un logiciel de facturation certifié. Mais dans les faits, la grande majorité des outils de facturation et de comptabilité proposés aux freelances possèdent cette certification.

La production de documents comptables

Pour rappel, en tant que freelance, vous pouvez choisir de créer une micro-entreprise, une entreprise individuelle (ex. : EI, EIRL…) ou bien encore une société (ex. : SARL, SASU…).

Selon le statut choisi, d’autres documents comptables devront être produits.

Documents comptables à produireMicro-entrepriseEntreprise individuelleSociété commerciale
Registres obligatoiresLivre des recettes1. Livre des recettes et des dépenses
2. Registres des immobilisations et des amortissements
1. Livre journal
2. Grand livre
Inventaire annuelDispenséeNon obligatoireObligatoire
Comptes annuelsDispenséeObligatoire avec dispense de dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerceObligatoire (tenue des comptes et dépôt au greffe).

En soi, il est tout à fait possible de faire sa comptabilité soi-même lorsqu’on est micro-entrepreneur (anciennement appelé auto-entrepreneur), notamment avec l’aide d’un outil comptable adapté. Il suffit de retranscrire dans l’ordre chronologique d’encaissement les sommes perçues au titre des paiements des clients (les recettes) sur le livre des recettes.

Cependant, lorsqu’un freelance crée une entreprise individuelle ou une société, il est bien souvent indispensable de recourir aux services d’un expert-comptable. Les documents à produire demandent dans ce cas une réelle expertise comptable.

Budgétez la tenue de votre comptabilité

Certains logiciels de comptabilité en ligne sont gratuits, d’autres sont payants. En tant que freelance, vous pouvez tenir votre comptabilité sur un logiciel basique de type tableur comme Excel, mais les fonctionnalités proposées sont restreintes.

Concernant les logiciels en ligne gratuits, ils représentent une solution efficace pour avoir une bonne visibilité sur le paiement de ses factures, sur l’envoi de devis, sur le chiffre d’affaires réalisé, etc. Si vous êtes micro-entrepreneur, vous pouvez tout à fait vous satisfaire de ce type d’outil en ligne.

Pour automatiser davantage la tenue de votre comptabilité, de nombreux outils de comptabilité en ligne payants vous sont proposés. Certains ont été spécialement conçus pour une catégorie d’entrepreneurs, comme les auto-entrepreneurs par exemple qui souhaitent automatiser le plus grand nombre d’opérations comptables et fiscales.

Un freelance qui paie un outil comptable.

Quelle que soit la solution retenue, pensez à lister vos besoins dans la gestion de votre comptabilité. Si les services d’un expert-comptable ne sont pas à l’ordre du jour, pensez à prévoir le budget maximum que vous pouvez réserver à ce poste de dépense. Pour avoir une fourchette de prix cohérente et compétitive, comparez les différentes offres des principaux logiciels de comptabilité.

Comparez et testez votre outil comptable

Dans le secteur de la comptabilité d’entreprise, la concurrence est rude entre les différents logiciels de comptabilité. Tout freelance peut ainsi faire jouer la concurrence et bénéficier de nouveaux services.

Pour vous aider dans votre recherche, voici une présentation de 3 logiciels de comptabilité fortement appréciés dans la sphère freelance, avec des atouts différents selon vos besoins et votre profil d’entrepreneur.

Fizen : une mise en contact facilitée avec un expert-comptable

Le logiciel Fizen se présente comme une application de gestion comptable dédiée aux travailleurs indépendants consultants (ex. : développeur web) ainsi qu’aux dirigeants de TPE.

Ses points forts sont :

  • l’édition et la personnalisation des factures et devis ;
  • l’automatisation de plusieurs actions comptables (production des documents comptables grâce à une traduction automatisée des opérations bancaires, synchronisation automatique avec votre compte bancaire professionnel, calcul automatique des montants de TVA à déclarer…) ;
  • la production de notes de frais par simple photographie sur smartphone ;
  • la production de différents documents comptables (journaux, bilan, compte de résultat…) ;
  • la possibilité de joindre un expert-comptable partenaire de Fizen.

De plus, vous pouvez tester gratuitement cet outil pendant un mois. Si vous êtes satisfait de ses fonctionnalités, vous avez ensuite le choix entre un abonnement classic à 12,50 € par mois ou un abonnement premium avec la fonction facturation et agenda de caisse à 19 € par mois.

Facture.net : un outil gratuit et complet pour une comptabilité basique

Facture.net est bien connu des micro-entrepreneurs pour sa facilité et sa gratuité d’utilisation. Sans abonnement payant, vous bénéficierez des fonctionnalités de base de l’établissement des factures et devis pour vos clients.

Vous pouvez également y créer votre fichier client avant de générer rapidement vos factures auprès de vos clients réguliers.

Autre avantage non négligeable : cet outil comptable en ligne est conforme à la loi anti-fraude. C’est toujours un plus en cas de contrôle fiscal. L’administration fiscale pourra rapidement constater que vous êtes en règle au niveau de votre facturation.

Indy : une comptabilité automatisée

L’application Indy est apparue comme une petite révolution dans le monde de la compta. Loin des logiciels tout aussi complexes à maîtriser que les règles de calcul en comptabilité, Indy mise sur l’automatisation avec une interface intuitive.

Destinée aux travailleurs indépendants, cette application a de quoi séduire en proposant :

  • une synchronisation sécurisée avec le compte bancaire professionnel du freelance ;
  • une déclaration automatisée de la TVA ;
  • la production automatisée de vos liasses fiscales et de vos bilans ;
  • une télétransmission de vos documents comptables.

Avec un tarif à 20€/mois HT pour une activité freelance imposée à l’impôt sur le revenu ou à 49€/mois HT pour les entreprises imposées à l’impôt sur les sociétés, Indy se veut accessible, sécurisé et simple d’utilisation.

iPaidThat : un logiciel de facturation et de comptabilité tout-en-un

iPaidThat se présente comme l’un des outils les plus complets pour la gestion financière et comptable d’une entreprise ou d’une société.

Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées, en tant que freelance vous pourrez apprécier :

  • la pré-comptabilité avec la récupération automatisée de vos factures sur d’autres supports grâce à une extraction des données par les robots iPaidThat ;
  • un visuel clair et actualisé de votre trésorerie ;
  • la production facilitée de vos notes de frais grâce à l’application mobile iPaidThat ;
  • un éditeur de factures ;
  • le paiement de vos factures d’achats directement depuis cet outil.

Si vous êtes freelance, vous pouvez souscrire à l’abonnement essentiel proposé à partir de 59€/mois HT. Si vous souhaitez développer une start-up ou monter une entreprise avec plusieurs associés, la formule Pro à partir de 99€/mois HT propose des fonctionnalités plus avancées.

Vous avez maintenant de précieux conseils pour alléger votre charge de travail concernant votre comptabilité et vous concentrer davantage sur votre activité de freelance.

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