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AccueilTravailler en freelanceAdministratif & légalGuide complet des notes de frais pour les auto-entrepreneurs

Guide complet des notes de frais pour les auto-entrepreneurs

Il n’est pas rare de devoir effectuer des dépenses dans le cadre professionnel, notamment lorsque l’on est auto-entrepreneur. Qu’il s’agisse d’achat de matériel, de matières premières ou de logiciels, de nombreuses situations exigent de mettre la main au portefeuille. Et à la fin, l’addition peut vite grimper. 

Heureusement, il est tout de même possible de limiter les sorties d’argent. L’heure est venue de vous présenter un moyen efficace de vous faire rembourser vos frais professionnels engendrés pour le compte d’un client. 

Prêt à découvrir comment limiter vos charges ? Poursuivez votre lecture pour tout savoir sur les notes de frais et de débours pour les auto-entrepreneurs.

Sortez vos tableaux comptables, attrapez vos dernières factures, et immergeons-nous ensemble dans le guide complet des notes de frais à destination des auto-entrepreneurs !

Qu’est ce qu’une note de frais ? 

Dans le cadre d’une entreprise, un dirigeant ou ses salariés ont la possibilité d’effectuer des dépenses justifiées, nécessaires et strictement liées à l’exercice de leur activité professionnelle. À ce titre, les frais engendrés peuvent être remboursés et/ou déduits des impôts par le biais d’une note de frais. 

Ainsi, les notes de frais permettent de prendre en charge des dépenses telles que : 

  • les frais de transport (billets d’avion, de train, frais kilométriques, etc.) ; 
  • les frais d’hébergement (hôtel, chambre d’hôtes, etc.) ; 
  • les frais de repas (restaurant, etc.) ; 
  • les frais liés à l’achat d’équipement ou de matériel (ordinateur, logiciels, etc.), etc.

Pour être valide, les notes de frais doivent inclure des éléments obligatoires comme : 

  • nom et prénom de la personne concernée ;
  • dates de la dépense et de la demande de remboursement ;
  • montant de la dépense (HT, TTC, TVA) ; 
  • nature de la dépense (déplacement, nourriture, pressing, etc.) ;
  • moyen de paiement utilisé (espèces, carte bleue, chèque) ;
  • justificatif original mentionnant le nom du fournisseur, la date, le montant, ainsi que la description des frais engagés.

La note de frais constitue donc un moyen efficace pour se faire rembourser des dépenses engagées dans le cadre de l’activité professionnelle. Cependant, un entrepreneur à la tête d’une micro-entreprise n’a pas la possibilité d’avoir recours à cette méthode. 

Auto-entrepreneur : note de frais ou frais de débours ?

La micro-entreprise est un régime simplifié qui ne permet pas la déduction des charges professionnelles. Par conséquent, l’émission et le remboursement de notes de frais n’est pas possible pour un auto-entrepreneur. 

En revanche, il possède la possibilité d’obtenir le remboursement de dépenses professionnelles effectuées pour le compte et au nom d’un de ses clients. C’est ce que l’on appelle des “frais de débours”. À ce titre, il peut être acquitté des dépenses engendrées, sous certaines conditions. 

Frais de débours déductibles pour les auto-entrepreneurs

En règle générale, lorsque un auto-entrepreneur est en mesure d’obtenir une pièce justificative pour un achat ou une prestation de service au nom de son client final, il est envisageable de solliciter le remboursement de ces frais. Par ailleurs, ces dépenses sont totalement exclues du chiffre d’affaires à déclarer. 

Parmi les frais de débours, on peut notamment retrouver : 

  • les produits nécessaires à la réalisation d’une mission : matériaux, logiciels, etc. 
  • les matières premières ;
  • les frais de port ; 
  • les frais de déplacement, etc.  

Ainsi, dès que vous détenez une facture établie au nom de votre client provenant d’un fournisseur ou d’un prestataire externe, vous avez la possibilité d’adopter l’approche des débours.

Comment réaliser une note de débours ?

Pour être valable d’un point de vue comptable, la note de débours doit contenir plusieurs mentions obligatoires, telles que : 

  • coordonnées du fournisseur ou du prestataire ; 
  • coordonnées du client final ; 
  • date de l’achat ; 
  • description des frais ; 
  • montant total (HT et TTC, pour le remboursement de la TVA si applicable) ; 
  • modalités de paiement. 

Pour transmettre les éléments de débours à son client, l’auto-entrepreneur peut simplement ajouter les éléments relatifs aux dépenses engendrées dans sa facture finale. Il doit par ailleurs veiller à impérativement joindre une copie des justificatifs émis. En cas d’inspection fiscale, il devra être en mesure de présenter les originaux aux organismes de contrôle.

3 étapes pour obtenir le remboursement de ses frais de débours 

Afin d’obtenir le remboursement des dépenses engagées pour son client, l’auto-entrepreneur doit être en mesure de justifier ses frais de débours. 

Étape 1 : la formalisation

Pour cela, il doit dans un premier temps obtenir l’accord écrit de son client. En plus de formaliser l’entente des deux parties, ce document mentionne les conditions de l’arrangement, c’est-à-dire le montant de la dépense ainsi que la nature de l’achat ou de la prestation. C’est sur la base de ce document que repose l’obligation contractuelle du client de rembourser l’auto-entrepreneur auquel il fait appel. 

Étape 2 : la facturation

En outre, une fois la dépense effectuée, la facture réalisée doit impérativement être adressée au client. L’auto-entrepreneur étant un intermédiaire, il transmet au fournisseur les informations relatives à son client. De cette façon, l’auto-entrepreneur est délivré des responsabilités liées à la dépense.

Étape 3 : l’archivage

Enfin, l’auto-entrepreneur est soumis à un devoir de conservation des justificatifs (factures, tickets de caisse, etc.) liés aux frais de débours. En plus d’être protégé en cas de litige, l’auto-entrepreneur est ainsi couvert en cas de contrôle par l’administration fiscale. À l’instar de toutes pièces comptables, les copies des justificatifs doivent être conservés, sous format papier ou numérique, pendant une durée de 10 ans. 

Frais de débours et auto-entrepreneurs : les avantages

Souvent méconnu des auto-entrepreneurs, le recours aux frais de débours comporte pourtant des avantages indéniables. 

Des frais déductibles

De manière générale, un auto-entrepreneur doit déclarer à l’Urssaf et à l’administration fiscale l’intégralité des sommes encaissées. Son chiffre d’affaires est ensuite soumis à calcul afin de déterminer le montant de ses cotisations sociales et de ses impôts.Toutefois, les frais de débours permettent une exception : l’auto-entrepreneur peut soustraire ces frais de son chiffre d’affaires lors de ses déclarations. De fait, les frais de débours étant des remboursements, ils ne sont pas inclus dans la base imposable de l’auto-entrepreneur, comme le dispose l’article 267 du Code Général des Impôts. Cette disposition permet ainsi à l’auto-entrepreneur de limiter ses risques de dépasser les seuils limites de la micro-entreprise.

Une responsabilité limitée

De plus, les achats effectués pour le compte d’un client n’engagent pas la responsabilité de l’auto-entrepreneur. En sa qualité d’intermédiaire, il est protégé en cas de malfaçon. Par conséquent, la responsabilité revient au fournisseur qui a émis la facture au nom du client. L’auto-entrepreneur n’a pas l’obligation légale d’assurer le service après-vente pour les biens et services liés aux frais de débours, cette responsabilité étant assumée directement par le fournisseur.

Des garanties pour le client

Enfin, le client final tire également parti du recours aux frais de débours. En premier lieu, il bénéficie des garanties et des services après-vente du fournisseur, de la même manière que s’il avait lui-même effectué l’achat. En outre, il est assuré que les dépenses effectuées lui sont facturées sans surcoûts. Il est ainsi garanti de rembourser le montant exact des frais engagés par l’auto-entrepreneur, favorisant ainsi la transparence de la transaction. Enfin, si le client final est un professionnel et que vous êtes vous-même assujetti à la TVA, il lui est possible de la récupérer sur les achats et services fournis, puisqu’il dispose des éléments de facturation établis en son nom. 

Vous voilà bien renseigné sur les notes de frais pour les auto-entrepreneurs. Découvrez dès à présent comment étoffer votre portefeuille client grâce à notre article pour trouver des missions en tant qu’auto-entrepreneur.

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