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Micro-entreprises, PME et grandes entreprises : comment maîtriser son activité et réduire ses coûts ?

Réduire les coûts d’une entreprise pour assurer et maintenir la rentabilité d’une entreprise est un sujet d’actualité brûlante ces derniers mois. 

En effet, la propagation de l’épidémie du Covid-19 a malheureusement épargné peu d’entreprises et chacune d’entre elles s’adaptent au mieux à la crise sanitaire qui perdure.

La réduction des coûts de l’entreprise est habituellement un levier bien connu pour améliorer la rentabilité d’une entreprise et devient aujourd’hui primordial pour traverser la période de crise.

Aussi, l’entreprise doit privilégier les dépenses dont les retours sur investissement sont les plus importants. Elle doit développer des activités à forte valeur ajoutée tout en veillant à la qualité de ses prestations et de ses produits.

Le contexte actuel est donc particulièrement propice à la réduction des coûts de l’activité de l’entreprise en mettant en place des choix judicieux qui permettent à l’entreprise de s’adapter à la crise. 

Maîtriser son activité grâce à la réduction des coûts concerne aussi bien les grandes entreprises que les micro-entreprises. 

Alors, comment réussir à réduire les coûts d’une entreprise ? Voici quelques pistes.

Savoir piloter la masse salariale

Réduire les coûts d’une entreprise fait écho à la masse salariale de l’entreprise car les charges sociales représentent un coût important pour l’entreprise.

Les petites entreprises ne sont pas toujours concernées par la question de la masse salariale car elles n’ont pas forcément les besoins ou le budget suffisant pour employer des salariés.

En revanche, les entreprises de plus grande taille sont particulièrement concernées par les conséquences financières de leur masse salariale.

En effet, rappelons que la masse salariale est la somme des rémunérations brutes versée par l’entreprise à ses salariés au cours d’un exercice. Elle est un indicateur fiable de l’impact  que représente l’effectif de l’entreprise sur le chiffre d’affaires.

Par conséquent, l’entreprise qui souhaite réduire ses coûts doit s’interroger sur le retour sur investissement de l’effectif d’une entreprise. Les recrutements sont-ils nécessaires et à la hauteur des résultats attendus ? La situation économique de l’entreprise lui permet-elle de maintenir les emplois ?

L’entreprise qui souhaite réduire ses coûts en gérant sa masse salariale doit donc réussir à recruter des profils de qualité dont la rémunération est attractive tout en étant rentable pour l’entreprise. Elle doit enfin embaucher le nombre de salariés suffisant pour pourvoir les postes nécessaires au bon développement de l’entreprise. 

En somme, elle doit trouver un juste équilibre entre recrutement et chiffre d’affaires de l’entreprise.

Savoir optimiser le bon fonctionnement de l’entreprise

Peu importe l’activité de l’entreprise, le circuit de production doit être fluide pour être optimal.

Optimiser le bon fonctionnement de l’entreprise suppose donc que le processus de production des produits et/ou des prestations de l’entreprise ne soit pas freiné par certains obstacles.

A titre d’exemple, les entreprises dont les circuits de production nécessitent des machines doivent veiller à l’entretien régulier de ces dernières afin d’éviter les pannes qui pourraient ralentir l’activité.

De même, toutes les causes de ralentissement du circuit de production entraînant de faibles rendements tels que les temps de déplacement, ou encore les absences répétées des salariés (accident de travail, maladies professionnelles etc) génèrent un dysfonctionnement préjudiciable au bon fonctionnement de l’entreprise.

Connaître les causes de ralentissement du processus de production est central pour réduire les coûts d’une entreprise. 

Il faut relever que l’optimisation du bon fonctionnement de l’entreprise est aussi valable pour l’activité des plus petites entreprises qui n’embauchent pas nécessairement de salariés ou dont les équipements sont minimes (rédacteur web, graphiste, consultant SEO, traducteur etc).

En effet, peu importe la nature de l’activité, son développement repose sur un circuit de production optimal. Une bonne organisation de travail et un équipement adapté sont primordiaux afin que le micro-entrepreneur ne perde pas de temps durant le processus de réalisation de ses missions. 

Trier les postes de dépenses indispensables

Trier les dépenses de l’entreprise est indispensable pour prioriser les dépenses utiles au bon développement de l’activité. 

Aussi, les frais généraux, qui sont les coûts engagés par une entreprise dans le cadre de ses activités quotidiennes doivent être réévalués afin de ne conserver que les dépenses indispensables à l’activité et revoir le montant des dépenses affectées à certains postes de consommation : téléphonie, bureautique, énergie, frais de déplacement professionnels … etc.

En effet, il est possible de réduire les frais généraux d’une entreprise en changeant l’opérateur téléphonique de l’entreprise ou en mettant en place des visioconférences plus fréquentes pour réduire les frais de déplacement professionnels par exemple.

En outre, les dépenses relatives au système d’éclairage peuvent être réduites en optant pour des systèmes automatisés permettant des économies d’énergie à long terme.

Externalisation et réduction des coûts : un duo gagnant

L’externalisation présente plusieurs avantages pour une entreprise car elle permet avant tout de faire appel à des professionnels pour la réalisation de tâches internes. Ces professionnels peuvent être des entreprises spécialisées dans un domaine d’activité ou bien des travailleurs indépendants tels que les freelances par exemple.

En outre, l’externalisation est une opération qui génère assurément une réduction des coûts de l’entreprise.

Différentes activités peuvent être externalisées. Il peut s’agir de tâches administratives telles que le secrétariat, la comptabilité, le recrutement, la gestion de paie, l’informatique, la rédaction web du site de l’entreprise etc.

Lorsqu’une entreprise externalise une partie de ses activités, elle bénéficie du matériel et des équipements de l’entreprise ou du freelance qui sous-traite. Elle fait donc une économie importante puisqu’elle n’a pas besoin d’investir dans un équipement nécessaire à la réalisation de ces tâches. De même, l’externalisation permet à l’entreprise d’éviter d’investir dans un processus coûteux de recrutement. 

L’externalisation peut être mise en place grâce aux plateformes spécialisées mettant en relation entreprises et freelances. L’objectif de ces plateformes est de trouver la compatibilité parfaite entre les freelances spécialisés dans un domaine et les besoins ciblés des entreprises.

L’avantage de ces plateformes réside dans le fait que les profils des freelances sont présélectionnés pour retenir les profils les plus pertinents au regard des besoins des entreprises, et dont les compétences sont les plus recherchées.

En résumé, en externalisant, l’entreprise n’a pas de dépenses de matériel ni de dépenses relatives aux charges sociales afférentes aux salaires si les tâches avaient été réalisées en interne. Les coûts sont réduits pour une qualité de travail à la hauteur de l’expertise de l’entreprise sous-traitante ou du freelance recruté.

Faire le point sur les contrats en cours dans l’entreprise

  • Les contrats fournisseurs

L’entreprise doit faire le point sur ses contrats fournisseurs afin de conserver les partenariats qui sont les plus rentables.

  • Les contrats prestataires

Réduire les coûts de l’entreprise passe aussi par la diminution du nombre de prestataires. Aussi, l’entreprise peut envisager de négocier les tarifs de ses prestataires en concentrant ses commandes sur un nombre de prestataires réduits. 

  • Recouvrir les créances en cours

La réduction des coûts passe aussi par le recouvrement des créances en cours. En effet, les retards de paiement des créanciers impacte la trésorerie des entreprises. L’entreprise doit donc veiller à réduire les délais de paiement de ses clients pour éviter l’endettement.

Bien que le contexte de difficultés conjoncturelles soit redouté par beaucoup d’entreprises et de travailleurs indépendants, essayer de réduire les coûts demeure un levier efficace pour maîtriser l’activité des entreprises. L’enjeu est actuellement majeur afin de traverser au mieux la crise sanitaire.

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