C’est la face cachée de l’iceberg de la vie de freelance : personne ne vous dit combien de temps vous passerez à gérer des projets plutôt qu’à y travailler. Nous avons tous une façon différente de gérer nos projets. Certains aiment utiliser leur boîte mail pour suivre les tâches, tandis que d’autres préfèrent visualiser le travail sur un tableau Kanban ou en calendrier. Malheureusement, en gérant plusieurs projets en parallèle et de façons différentes, vous pouvez vous retrouver à faire du travail en double, dépasser des délais et donc perdre des clients.
Le bon côté des choses ? Il existe actuellement sur le marché des nombreux outils de gestion de projets qui peuvent être adaptés à votre activité. Mais tous ne se valent pas et tous ne proposent pas de version d’essai gratuite. C’est pourquoi, nous avons dressé ci-dessous une liste de 6 des meilleurs outils de gestion de projets disposant d’une version gratuite que vous pourrez utiliser pour optimiser votre activité de freelance.
#1 Trello : Le plus populaire et le plus facile à prendre en main
Trello est un moyen simple d’organiser vos projets à l’aide de tableaux kanban. Son plan gratuit qui donne accès à un nombre illimité de tableaux et d’utilisateurs a démocratisé son utilisation dans de nombreuses organisations.
En tant qu’indépendant vous pouvez utiliser Trello pour planifier vos missions freelance sur un tableau personnel. Commencez par créer un nouveau tableau en choisissant un modèle parmi des dizaines d’options dans les différents domaines proposés (marketing, ventes,…). Ajoutez ensuite des listes de tâches (chaque liste est une colonne) et personnalisez-les en fonction des étapes de votre flux de travail (par exemple, à faire, à faire et fait) ou en tant que parties distinctes de votre projet (par exemple, développement, conception et distribution).
Ensuite, ajoutez vos tâches sous forme de cartes visuelles dans chaque colonne – avec des étiquettes, des dates d’échéance, des membres, des listes de contrôle, des images, des pièces jointes et des commentaires pour que tout reste au même endroit.
Lorsque vous commencez à remplir les tâches, faites simplement glisser les cartes vers la liste appropriée. Vous pouvez garder une trace de tous les commentaires et tâches qui vous mentionnent – ou que vous regardez – dans le menu des activités.
Le plan gratuit comprend un nombre illimité de cartes et d’utilisateurs, 10 cartes d’équipe, et des pièces jointes d’une taille maximale de 10 Mo. Ce plan gratuit vous permettra de gérer sereinement vos projets freelances.
#2 Asana : Pour aller plus loin que Trello
Asana est un outil de gestion de projet qui vous permet de décomposer les projets en sections et en sous-listes, ainsi que des tableaux de bord pour voir quelle part du projet a déjà été réalisée. Vous pouvez ajouter, réorganiser et terminer les tâches de la même manière qu’avec une application de liste de tâches, mais avec les fonctions de collaboration et d’organisation qui vous permettent d’aller plus loin.
Pour vos tâches personnelles vous pouvez faire des listes supplémentaires dans Asana qui ne sont partagées qu’avec des personnes spécifiques. Les tâches qui vous ont été assignées apparaîtront également dans la vue Mes tâches pour vous permettre de voir rapidement les choses dont vous devez vous occuper.
Le plan gratuit comprend des projets, des tâches et un stockage illimités, jusqu’à 15 utilisateurs et des fonctions de recherche de base.
#3 Clickup : Pour une vision personnalisée des tâches
Il s’agit d’une application de gestion de projet simple qui vous permet de visualiser vos tâches selon plusieurs angles différents dont des diagrammes de Gantt et des cartes mentales.
Il existe également trois modules pour accéder plus rapidement à certaines options :
- Chat (qui affiche les conversations à côté de vos tâches),
- Doc (qui vous permet de créer des documents, des wikis et des bases de connaissances)
- Embed (pour ajouter des applications et des sites web à côté de vos tâches).
Vous pouvez également suivre le temps passé sur chaque projet automatiquement et ajouter des dates deadlines, afin de ne jamais manquer une échéance. Vous pouvez notamment ajouter les dates de début et de fin des tâches et visualiser le temps nécessaire à leur réalisation. Il existe même une fonction de diagramme de Gantt qui permet aux utilisateurs de planifier, d’ordonnancer et de hiérarchiser les tâches en créant un calendrier de projet.
Le forfait gratuit comprend un nombre illimité de tâches et d’utilisateurs, jusqu’à 100 Mo de stockage et jusqu’à 100 utilisations de diagrammes de Gantt, de cartes mentales, de tableaux de bord et de vues chronologiques.
#4 Paymo et son time tracker
Paymo est une application de gestion de projet et de suivi des deadlines incluant un plan gratuit qui vous permettra de planifier, de prioriser et de suivre votre travail pour plusieurs clients et projets.
Votre travail est réparti en trois catégories : clients, projets et tâches. Pour chaque tâche, vous pouvez attribuer des deadlines, fixer des priorités et ajouter des descriptions et des pièces jointes. Vous avez également deux options pour visualiser vos tâches – sous forme de liste ou de tableau Kanban – ou utiliser le filtre Paymo pour trier toutes vos tâches pour chaque client et projet par statut, dates d’échéance, priorités, etc.
Lorsque vous êtes prêt à commencer à travailler sur une tâche spécifique, il vous suffit de sélectionner cette tâche dans l’outil de suivi du temps de Paymo et de cliquer sur le bouton « play » pour activer le time-tracker. Lorsque vous arrêtez le chronomètre, il ajoute le temps à votre feuille de temps et l’attribue à la bonne tâche, au bon client et au bon projet. Il s’agit d’une fonctionnalité idéale lorsque vous travaillez à l’heure pour vos clients.
Lorsqu’il est temps de facturer vos clients, utilisez les rapports de temps de Paymo pour obtenir les données exactes dont vous avez besoin. Vous pouvez même configurer vos factures pour permettre les paiements en ligne via Stripe ou PayPal par exemple.
Le forfait gratuit comprend un utilisateur, des projets illimités, 1 Go de stockage et jusqu’à trois factures.
#5 Wrike : Facile à implémenter
Au début, Wrike semble assez similaire à Asana et Trello : vous créez des dossiers, des tâches et des échéances. Cependant, Wrike possède quelques options uniques qui le distinguent.
Tout d’abord, il suit automatiquement le temps que vous passez sur chaque tâche, ce qui est très utile si vous facturez à l’heure ou si vous avez besoin de savoir combien de temps prend un projet.
Ensuite, il vous permet de créer et de partager votre calendrier de projet. Une fois que vous avez planifié un projet, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Partager le calendrier », et Wrike enverra des instantanés de votre calendrier à qui vous voulez, même s’ils n’ont pas de compte Wrike. Enfin, Wrike s’intègre à un ensemble d’applications tierces, comme Chrome ou votre messagerie électronique.
Wrike offre la même flexibilité qu’un tableur, avec des colonnes pour chaque information que vous souhaitez suivre sur les tâches. Le plan gratuit comprend un nombre illimité de projets et de tâches pour un maximum de cinq utilisateurs.
#6 Todoist : Pour donner vie à vos « to do »
Lorsqu’on travaille en freelance, il faut être très organisé afin de respecter des délais stricts tout en travaillant souvent seul (et éventuellement à domicile).
Todoist vous propose plusieurs façons d’obtenir une vision globale de vos tâches : par jour, par semaine et par projet. L’affichage sur sept jours vous permet de voir toutes les tâches qui doivent être accomplies la semaine suivante, et est particulièrement pratique pour les indépendants.
Cela vous permet de voir comment les tâches vont être espacées et de vous assurer que la quantité de travail assignée à une journée est réaliste.
L’une des fonctionnalités les plus simples mais les plus puissantes de Todoist pour les indépendants est celle des projets (et donc des sous-projets). Les projets peuvent être utilisés pour diviser les tâches par client, ou pour séparer différents types de tâches comme le bureau, la maison et, les activités sociales ou les loisirs. En délimitant clairement et visuellement où sont assignées chaque tâches, vous optimiserez automatiquement votre organisation personnelle.
Vous avez réussi à faire décoller votre activité de freelance et à développer votre portefeuille client ? Félicitations, c’est une excellente nouvelle ! Mais cela signifie de savoir jongler entre plusieurs clients et donc plusieurs façons de travailler et plusieurs deadlines qui peuvent se chevaucher. Etre en mesure de gérer ces différents projets parallèlement est donc absolument nécessaire. Les outils que nous avons cité vous permettront d’optimiser la gestion de votre activité et de satisfaire vos clients. Si vous avez l’habitude d’utiliser un outil de gestion de projet que nous n’avons pas cité, n’hésitez pas à nous le partager dans les commentaires.
