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La facturation pour les freelances en EURL

En tant que freelance indépendant, le statut juridique de l’EURL est l’une des options les plus intéressantes. L’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée offre la possibilité de créer une société sans devoir, notamment, s’associer ni risquer son patrimoine personnelle. Idéale donc en freelance.

Avec le statut de l’EURL, il faut donc savoir gérer sa facturation afin d’être légal. Cet article explique le procédé de facturation à savoir et à appliquer en tant que freelance en EURL.

Avant de commencer, il semble judicieux de reprendre vite fait ce qu’est une facture. Une facture représente une note détaillée des biens ou services vendus. C’est un document important que ce soit au niveau comptable, commercial, et légal. Il reprend les conditions d’achats et de ventes d’une entreprise.

Les règles générales de facturation

Freelance en EURL ou non, les règles de facturation sont les mêmes pour tout professionnel. Elles varient juste légèrement en fonction de deux cas possibles :

  • La facturation entre un professionnel et un autre professionnel
  • La facturation entre un professionnel et un particulier

Facturation entre professionnels

Dans le cas d’une vente venant d’un professionnel destinée à un autre professionnel, il faut impérativement effectuer une facture. Et ce, qu’il s’agisse de biens ou de services et peu importe le montant total.

Cette facture se fait en deux exemplaires, une pour l’acheteur, l’autre pour le vendeur.

Facturation entre professionnel et particulier

S’il s’agit d’une vente d’un professionnel vers un particulier, la facturation n’est pas forcément obligatoire. La création ou non de facture dépend de l’opération de vente réalisée :

  • Une vente à distance requiert impérativement l’envoi d’une facture
  • Si le client demande une facture, il faut lui en donner une
  • Si le montant de la prestation de service est supérieur à 25€ TTC, il faut faire une note

La note est un document similaire à la facture, elle est remise par un professionnel à un consommateur. Elle est faite en deux exemplaires, un pour le client et un pour le prestataire, le freelance dans ce cas (à conserver pendant 2 ans). Elle doit comporter plusieurs mentions afin d’être valable :

  • La date de la création de la note
  • Le nom et adresse du prestataire
  • Le nom du client (sauf si demande contraire de celui-ci)
  • La date et lieu de l’exécution de la prestation
  • Le décompte détaillé de chaque prestation et produit vendu (en quantité et prix)
  • Le montant total à payer, aussi bien hors-taxes que toutes taxes comprises

Les délais de facturation

Une facture doit être créée et transmise au client dès la réalisation de la vente, c’est-à-dire lors du transfert du droit de propriété, ou dès la prestation de service.

Cette facture doit être conservée pendant au minimum 6 ans, mais il est conseillé de la traiter comme tout autre pièce comptable et de la garder donc pendant 10 ans.

Les modalités de facturation

Ici aussi, peu importe le statut juridique du freelance ou de l’entrepreneur, EURL ou autre, toute facture doit obligatoirement comporter un certain nombre de mentions afin d’être valable. La liste complète et détaillée peut être lue sur le site du service public français.

Les mentions générales

On y retrouve notamment les mentions obligatoires suivantes :

  • Date d’émission de la facture
  • Numéro de la facture
  • Date de la vente
  • Identité de l’acheteur et du vendeur
  • Désignation du produit/service
  • Taux de TVA applicable
  • Montant total de la TVA
  • Modalités de règlement

Les mentions entre professionnels

Dans le cas d’une facture adressée à un professionnel, il faut ajouter le délai de paiement, le taux de pénalité de retard, et mentionner l’indemnité de retard de 40€.

Les mentions particulières

D’autres mentions particulières peuvent également être requises dépendamment du contexte. Comme par exemple l’autoliquidation si celle-ci est de vigueur, ou si la TVA n’est pas applicable (dans le cas de franchise en base de TVA).

Un manquement à ces obligations légales de facturation peut résulter en une ou plusieurs amendes. Il est donc important de connaître le sujet.

Commencer à facturer en tant que freelance en EURL

Toutes ces informations peuvent paraître imposantes, mais il n’est pas nécessaire d’être un professionnel de la facturation pour facturer. Pour les freelancers en EURL et tout autre entrepreneur ayant besoin d’en faire, il existe des modèles de facture à télécharger gratuitement et qui offrent une bonne base pour commencer.

Alternativement, l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude à la TVA, tel que Debitoor, permet de simplifier le procédé de facturation. Il permet de gagner du temps et d’être entièrement légal.

Un tel logiciel permet donc aux freelance en EURL de ne pas traîner sur ce procédé qui peut s’avérer fastidieux, et de pouvoir donner priorité à leurs activités de freelance principales.

Externaliser la facturation

Il est aussi possible de confier le procédé de facturation à un prestataire externe en le mandatant. Il fera donc les factures et les transmettra au nom de l’EURL. C’est une possibilité, mais elle est néanmoins assez onéreuse, pas idéal donc en freelance.

Alternativement, si le client est assujetti à la TVA, il est possible de lui demander qu’il fasse la facture au nom et pour le compte de l’EURL. Si celui-ci l’accepte, un accord préalable doit être soumis à une procédure d’acceptation par le freelance et le client.

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