La gestion comptable n’est généralement pas l’aspect le plus exaltant au moment de se lancer en freelance. Et pourtant, créer une entreprise nécessite de savoir gérer l’aspect financier afin d’éviter toute erreur de déclaration pouvant coûter cher. Au-delà d’éviter un redressement fiscal, prendre part activement à la gestion comptable de son entreprise permet de faire les choix les plus adaptés afin d’augmenter ses revenus.
Voici comment réussir la gestion comptable de son entreprise en tant que freelance…
Qu’est-ce que la gestion comptable d’une entreprise ?
La gestion comptable va au-delà de la simple tenue de la comptabilité de son entreprise. C’est pour cette raison que l’on parle également de gestion comptable et financière. Il s’agit en d’autres termes de veiller à la bonne tenue de la comptabilité, mais également de prendre en compte les documents comptables produits afin d’effectuer des choix financiers avantageux pour son activité.
Pour un freelance, la gestion comptable permet de :
- produire et contrôler les documents comptables obligatoires et optionnels de son entreprise ;
- gérer sa trésorerie ;
- faire un suivi et un prévisionnel budgétaire ;
- faire un suivi et un prévisionnel des charges à payer ;
- faire les bons choix concernant le statut juridique et la fiscalité de son entreprise.
Vous n’avez aucune notion juridique et fiscale concernant la gestion d’une entreprise ? Pas de panique, nous vous présentons ici 5 conseils à la portée de tous pour réussir sa gestion comptable.
Comment réussir sa gestion comptable ?
Quel que soit votre domaine d’activité, vous serez amené à connaître les règles de base de la comptabilité d’une entreprise. Selon le statut juridique choisi, la gestion comptable de votre entreprise sera plus ou moins simple à réaliser. Le statut de la micro-entreprise présente notamment l’avantage d’une comptabilité simplifiée, qui peut être aisément réalisée par le micro-entrepreneur lui-même.
Néanmoins, même sous le statut de la micro-entreprise, de nombreux pièges sont à éviter concernant la comptabilité. De plus, vous êtes soumis à différents seuils et obligations comptables à respecter à la lettre, au risque d’avoir de mauvaises surprises de la part de l’administration fiscale.
Voici donc nos 6 conseils pour mieux comprendre et surtout retirer tous les avantages d’une bonne gestion comptable de son entreprise.
Se faire accompagner par un expert-comptable
Le premier conseil est de vous faire accompagner par un expert-comptable pour la tenue de la comptabilité de votre entreprise, mais également pour bénéficier de ses conseils avisés concernant la gestion financière de votre activité.
En soi, vous n’êtes pas obligé de faire appel à un expert-comptable pour la gestion comptable d’une entreprise individuelle. La comptabilité de la micro-entreprise notamment est relativement simple à comprendre et à maîtriser, d’autant plus si vous bénéficiez de la franchise de TVA. À part la tenue d’un livre des recettes avec vos entrées d’argent et vos dépenses professionnelles, vous n’avez pas d’autres documents comptables obligatoires à produire.
Cependant, les services d’un expert-comptable vont bien au-delà de la production de documents comptables. Ce professionnel est l’interlocuteur à privilégier pour bénéficier de conseils personnalisés concernant la gestion financière de votre entreprise. Un expert-comptable pourra notamment vous conseiller de changer de statut juridique lorsque vos revenus augmentent, de choisir le versement libératoire ou une imposition au réel pour l’impôt sur vos revenus, etc.
Séparer biens personnels et biens professionnels
En tant que freelance, faire une séparation nette et claire entre ses biens personnels et les biens de son entreprise n’est pas toujours aussi simple. Un développeur web par exemple utilise aussi bien son matériel informatique pour son activité de freelance que pour diverses tâches dans sa vie privée.
Cependant, effectuer au mieux cette séparation entre biens perso et biens pro présente plusieurs avantages pour une gestion comptable efficace :
- récupérer la TVA sur ses achats de fourniture professionnelle avec un ticket de caisse ou une facture établie au nom de l’entreprise ;
- avoir un visuel rapide et précis de la trésorerie de son entreprise avec un compte bancaire séparé pour son activité de freelance.
Pour rappel, si vous êtes freelance sous le statut de la micro-entreprise, vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte bancaire dédié pour votre entreprise lorsque vous faites moins de 10 000 euros de chiffre d’affaires annuel durant 2 années consécutives.
Néanmoins, il est conseillé d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre entreprise dès le début de votre activité, et ce même s’il ne s’agit pas d’une obligation dans votre cas. Vous aurez ainsi un compte bancaire qui retrace les virements effectués par vos clients et ceux opérés par vous-même.
En cas de contrôle par les services de l’Urssaf, vous pourrez également produire facilement des relevés de compte avec uniquement les différents mouvements bancaires à contrôler pendant la période concernée.
Créer un dossier résumant les principales obligations comptables
Selon le statut juridique de votre entreprise, vous devrez respecter un certain nombre d’obligations comptables. Il s’agit principalement de produire plusieurs documents comptables et d’effectuer diverses déclarations.
Voici un tableau récapitulatif des principales obligations comptables selon le régime juridique de votre entreprise :
| Régime juridique | Micro- entreprise | Entreprise individuelle sous le régime BNC (freelance en prestation de services) | SASU | EURL |
| Documents comptables à produire | Livre des recettes encaissées | Livre-journal Registre des immobilisations et des amortissements Bilan Compte de résultat Annexe | Livre-journal Grand livre Bilan Compte de résultat Annexe | Livre-journal Grand livre Bilan Compte de résultat Annexe |
| Formalités et déclarations à effectuer | Déclaration du CA à l’Urssaf Déclaration de son CA aux services des impôts Déclaration de TVA si assujetti à la TVA Faire les factures clients en 2 exemplaires | Déclaration du CA à l’Urssaf Déclaration de son CA aux services des impôts Déclaration de TVA si assujetti à la TVA Faire les factures clients en 2 exemplaires | Déclaration du CA à l’Urssaf Déclaration de son CA aux services des impôts Déclaration de TVA si assujetti à la TVA Faire les factures clients en 2 exemplaires | Déclaration du CA à l’Urssaf Déclaration de son CA aux services des impôts Déclaration de TVA si assujetti à la TVA Faire les factures clients en 2 exemplaires |
| Durée de conservation desdits documents | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (une année civile en règle générale) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (une année civile en règle générale) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (une année civile en règle générale) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (une année civile en règle générale) |
Selon votre statut juridique, nous vous conseillons de créer un dossier permettant d’intégrer tous les documents comptables et déclarations que vous avez à produire. En cas de doute sur les démarches à effectuer, n’hésitez pas à demander conseil à un expert-comptable.
Faire un plan prévisionnel de ses dépenses, ses revenus et ses investissements professionnels
La gestion financière d’une entreprise — que ce soit une micro-entreprise ou une société — nécessite d’anticiper les coups durs et de réaliser des prévisionnels réalistes sur les revenus générés. En tant que freelance, nous vous conseillons également de ne pas naviguer à vue sur ce point et d’anticiper sur les mois ou l’année à venir :
- le chiffre d’affaires prévisionnel, compte tenu des devis signés et des missions régulières auprès de clients fidèles ;
- les charges, l’impôt sur le revenu, la CFE et la TVA (si assujetti à la TVA) à payer ;
- les dépenses prévisibles, comme l’achat d’un nouvel ordinateur plus performant ou d’un nouveau logiciel.
Ces prévisionnels vous permettront de mieux gérer votre trésorerie, pour notamment faire face à d’éventuels déboires tels qu’un impayé d’un client.
Se munir d’un plan comptable pour comprendre et vérifier ces documents comptables
Lorsque vous êtes en EI, en SASU ou bien encore en EURL, les services d’un expert-comptable sont bien souvent indispensables afin de produire sans prise de tête les documents comptables obligatoires.
Cependant, rien ne vous empêche de prendre connaissance des informations figurant sur ces documents, afin de mieux comprendre la gestion comptable de votre entreprise. Pour cela, nous vous conseillons de vous familiariser avec le plan comptable général (PCG).
Il s’agit d’un document qui indique la correspondance entre les opérations financières réalisées par une entreprise et le numéro de compte correspondant. En comptabilité, chaque opération financière correspond à un compte bien déterminé.
En ayant à disposition ce document, vous pourrez d’une part vérifier qu’il n’y a pas d’erreur dans les comptes annuels de votre entreprise et d’autre part mieux comprendre la composition et les opérations financières attachées à votre activité de freelance.
Utiliser un logiciel de comptabilité adapté à son activité
Vous pouvez retrouver plusieurs logiciels de comptabilité proposés gratuitement ou payants. Dans tous les cas, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation adapté pour les freelances.
Même si un micro-entrepreneur non assujetti à la TVA est autorisé à faire ses factures sur un simple tableau Excel, un logiciel de facturation présente l’avantage d’une utilisation intuitive avec une fonctionnalité facture, devis et avoir.
Concernant les documents comptables plus complexes à produire, votre expert-comptable s’en chargera. De votre côté, pensez également à utiliser un logiciel de comptabilité ou à créer un tableau Excel retraçant dans l’ordre chronologique chaque opération bancaire attachée à votre entreprise (paiement des clients par virement bancaire, paiement des cotisations sociales à l’Urssaf, versement de votre rémunération…).
Ainsi, vous pourrez calculer rapidement le chiffre d’affaires à déclarer à l’Urssaf et aux impôts. Le cas échéant, vous pourrez également vérifier que les montants de chiffre d’affaires sont les mêmes que ceux calculés par votre expert-comptable.
Avec la mise en application de ces 6 conseils, vous pouvez envisager sereinement la gestion comptable de votre activité de freelance.
