Si on connait plus ou moins tous la définition de la digitalisation, ce que ce mot cache est en réalité bien plus profond que ce que l’on sait, et revêt beaucoup de facettes.
Dans cet article, nous allons définir la digitalisation, expliquer en quoi elle est importante et les leviers qu’une entreprise peut utiliser pour mener à bien sa transformation digitale.
Digitalisation : définition
Un autre terme qu’on peut employer pour définir la digitalisation, c’est la transformation digitale. Bien que l’équivalence de ces termes soit discutée, d’un point de vue d’une entreprise, la deuxième expression est bien plus parlante.
Car il s’agit littéralement d’une transformation, d’une évolution, vers l’adoption d’outils digitaux, ou numériques, qui vont permettre à une entreprise de changer ses méthodes de travail, pour simplifier et optimiser ses processus.
Exemples de digitalisations adoptées massivement
Si la digitalisation implique l’utilisation de nouveaux outils et méthodologies de travail, propres à chaque entreprise, il en est qui sont déjà ancrés dans notre société, et utilisées dans les organisations.
L’exemple le plus frappant est le courrier électronique. Il a aujourd’hui remplacé le courrier dans beaucoup de domaines, et encore plus dans le monde de l’entreprise.
Un autre exemple, c’est les boutiques en ligne. Il est devenu tellement facile aujourd’hui d’acheter sur le net que c’en est presque devenue une habitude.
Il va en être de même pour les organisations ; les leviers de digitalisation, dont on parlera, deviendront banaux.
Pourquoi une entreprise devrait se digitaliser ?
Maintenant qu’on a une idée un peu plus claire de ce qu’est la digitalisation d’une entreprise, voyons quels en sont les bénéfices.
Automatiser les tâches lourdes et chronophages
Une des raisons pour lesquelles une entreprise devrait se digitaliser, c’est l’automatisation de certaines tâches, lourdes et/ou chronophages. Typiquement, certains besoins en comptabilité, saisie manuelle, etc. peuvent être automatisés, ce qui dégagerait du temps aux collaborateurs pour travailler sur des tâches plus intéressantes, avec un meilleur rendement, ou leur donnerait tout simplement de meilleures conditions de travail.
Dématérialiser ses documents
La dématérialisation des documents vers une GED (gestion électronique des documents) est une des composantes importantes dans la digitalisation d’une entreprise. Non seulement car cela permet une meilleure gestion et sécurisation des documents (tri plus facile, moins de risques de perte, etc.), mais cela permet aussi d’avoir une meilleure organisation entre membres d’une équipe.
En effet, gérer électroniquement ses documents, stockés sur un cloud par exemple, permet à chacun d’avoir un accès facile aux fichiers dont il a besoin pour travailler.
Moins de contraintes géographiques et temporelles
Grâce à une transformation digitale réussie, on se débarrasse d’une partie des contraintes géographiques et temporelles. Par exemple, via un accès à distance des documents ou à la mise en place d’outils de communication, le télétravail devient plus facile. Ainsi, et surtout dans une période où ce dernier est encouragé, si ce n’est forcé, la productivité d’une équipe est maintenue lorsqu’elle ne travaille pas sur site.
Également, grâce à ces mêmes moyens, le temps de travail peut être adapté, aménagé, en fonction des besoins de chacun, pour une productivité équivalente, voire boostée.
Optimiser ses flux clients, économiques
Une meilleure gestion du portefeuille client est aussi une des conséquences positives d’une digitalisation réussie. Typiquement, grâce à un CRM, tout le travail qu’on peut faire autour d’un client (prospection, suivi, etc.) est facilité. Cela représente un gain de temps substantiel, et par la même un gain économique non négligeable.
Ne pas prendre de retard sur la concurrence
Une dernière raison pour penser digitalisation, c’est tout simplement pour ne pas prendre de retard et se faire dépasser par la concurrence. La présence numérique étant un avantage sérieux quand il est question de concurrence, ne pas prendre de retard sur ce terrain est primordial.
La stratégie de transformation numérique
Une fois la décision de digitaliser une organisation prise, encore faut-il définir une stratégie de transformation efficace. Pour cela, il convient de respecter quelques points-clés :
Élaborer une vision de digitalisation
La première étape pour une transformation digitale réussie, c’est d’élaborer une vision de la digitalisation voulue. C’est à dire, définir ce que vous voulez accomplir via cette évolution : objectifs en terme financier, gagner en praticité, en capacités opérationnelles, etc.
Rendre la transformation digitale opérationnelle
La deuxième étape, c’est de créer un plan d’action pour rendre cette transformation digitale opérationnelle : définir les besoins en terme d’expertise, de coûts financiers, humains, etc. dont aura besoin la digitalisation pour être complète.
Mettre en oeuvre la digitalisation
La dernière étape, c’est la réelle mise en oeuvre de la digitalisation, en coopération avec les acteurs adéquats qui vont intervenir dans cette transformation.
Penser cybersécurité
Lors de l’élaboration et la mise en place de cette transformation digitale, il est important de garder en tête un point important : la cybersécurité. En effet, stocker des documents en ligne, créer des sites (intranet, extranet), utiliser des logiciels métiers, etc. revient à potentiellement exposer des failles de sécurité à des attaquants.
Il est donc primordial de garder en tête cet aspect sécurité lors de l’évolution de votre système d’information.
Les leviers de digitalisation
La digitalisation s’appuie sur différents leviers qui peuvent être mis en place au sein d’une entreprise. Faisons-en le tour.
Site web
Le site web reste la base lorsqu’on parle de transformation numérique. Pour une entreprise, il peut s’agir d’un simple site vitrine, sans réelle interaction avec l’utilisateur. Ou, suivant les besoins, de quelque chose de plus complexe.
Il peut par exemple proposer des services en ligne, inclure un blog dans lequel vous publiez des articles en relation avec votre activité, etc. Dans ce cas, choisir un CMS tel que WordPress est une bonne idée.
Si vous vendez des produits physiques, ouvrir une boutique en ligne, en utilisant par exemple PrestaShop, est là aussi une part importante de la transformation digitale. C’est un bon moyen d’avoir une présence en ligne renforcée et d’augmenter ses ventes.
On peut aussi rajouter sur ces différents types de sites des outils de tracking (type Google Analytics) pour optimiser l’expérience de ses utilisateurs, des formulaires de contact pour faire des appels à action, etc.
En tout cas, peu importe le type de site, il faut le faire correctement. Un site web est une véritable carte de visite en ligne, et un site qui n’est ni beau ni pratique à utiliser ne rencontrera pas de succès.
Pour s’assurer de ça, il vaut mieux faire appel à une agence ou un développeur freelance.
App mobile
Si votre public cible peut en avoir l’utilité, prévoir une application mobile dans son plan de digitalisation a son intérêt.
Déjà car aujourd’hui l’utilisation du smartphone est supérieure à celle de l’ordinateur. Mais aussi parce qu’une app pourrait proposer des fonctionnalités que n’a pas un site web. Typiquement, des notifications push.
Aussi, une application ou une présentation sur tablette rendra toujours plus attractifs les produits que vous présentez à vos clients qu’un dossier papier.
Logiciels de gestion en interne
Une autre phase de la transformation digitale, qui concerne cette fois-ci une utilisation en interne, c’est la mise en place de logiciels métiers. On entend par là des outils qui vont faciliter vos flux en interne, au sein et entre vos équipes.
On peut citer parmi ces logiciels les CRM (customer relationship management), qui mettent à disposition d’une entreprise un ensemble d’outils pour optimiser les relations avec les clients. Un des plus connus étant SalesForce.
Newsletter
Un autre levier que vous pouvez utiliser si vous voulez digitaliser votre entreprise, c’est la newsletter. Via votre site web ou les contacts avec vos prospects, vous pouvez récupérer un ensemble d’adresses électroniques, puis les ajouter à une liste email. Tout ça de manière à pouvoir envoyer, par la suite et régulièrement, une newsletter.
Cela a plusieurs intérêts : tenir au courant vos prospects et clients de vos nouveautés, et indirectement les relancer ; mais aussi faire part des éventuelles promotions que vous mettez en place et ainsi inciter à l’achat, ou au moins à la prise de contact.
Attention toutefois au respect de la vie privée et au règles RGPD.
Les freins à une digitalisation réussie
On a vu jusqu’à présent les avantages que présente la digitalisation d’une entreprise, et comment la mettre en place. Cependant, même avec la construction d’un plan et l’intervention des bons acteurs, il peut exister des freins internes qui peuvent nuire à une transformation digitale réussie.
Parmi ces freins, on peut citer une entreprise à la culture vieillissante, bloquée quelques décennies en arrière et qui ne voit pas forcément l’intérêt d’une digitalisation. Dans ce cas, cette dernière peut prendre du temps et ne pas se faire correctement ; quand elle se fait.
Une entreprise peut aussi avoir peur des coûts que cela implique, surtout si c’est une grosse organisation, et c’est compréhensible. Mais c’est un investissement qui permet par la suite d’optimiser les flux, les tâches de travail et permet de toucher plus de prospects ; donc qui s’avère rentable.
Conclusion
Comme on l’a vu, la digitalisation d’une entreprise présente beaucoup d’avantages. En 2021, il est important qu’une entreprise soit digitalisée, et le soit correctement. Cela passe par divers leviers, qui, s’ils ne doivent peut-être pas tous être mis en place, sont d’importants moyens d’assurer une transformation digitale efficace.
Cependant, il existe aussi des freins à cette évolution, qu’il faut savoir dépasser pour arriver à un résultat qui égale vos attentes. Et pour réussir cette transformation, faire appel aux bons acteurs est évidemment primordial.
