En entreprise comme dans une activité de freelance, il est parfois nécessaire de rendre compte à ses collaborateurs, supérieurs ou même clients de la progression de son travail. Pour cela, le support à privilégier est le compte rendu d’activité. Selon la nature de l’activité exercée, le compte rendu d’activité peut revêtir différentes formes et peut être obligatoire ou facultatif.
Dans tous les cas, un chef de projet tout comme un freelance doit être en mesure de produire si besoin un tel document. Pour cela, plusieurs logiciels de reporting facilitent la mise en forme de ce type de document. Nous vous expliquons plus en détail comment procéder si vous êtes amené à rédiger un compte rendu d’activité…
Le compte rendu d’activité : dans quels cas faut-il le rédiger ?
Un compte rendu d’activité (CRA) peut être facultatif ou imposé selon le lien qui vous lie avec la personne demandant ce document.
Par exemple, un chef d’entreprise peut tout à fait exiger de ses salariés de lui remettre un compte rendu d’activité pour faire le point sur :
- l’avancement du travail à réaliser ;
- les moyens mobilisés ;
- le nombre de collaborateurs présents sur ce projet ;
- les difficultés rencontrées ;
- une date prévisionnelle de fin du projet
- etc.
Ce type de document peut également trouver tout son intérêt entre un freelance et son client sur une mission qui s’étend sur plusieurs jours ou plusieurs semaines. Ce support permettra ainsi d’informer le client de l’avancée de la mission. Le freelance pourra ainsi avoir un support écrit sur lequel il pourra retranscrire :
- les possibles difficultés et imprévus rencontrés ;
- les heures de travail qu’il effectue sur cette mission ;
- les moyens qu’il mobilise…
Le client ne sera pas ainsi laissé sans nouvelles concrètes durant la réalisation d’une mission et pourra juger du sérieux du freelance qui travaille en totale transparence sur la mission qui lui a été confiée.
À noter que dans une relation entre un travailleur indépendant (freelance) et son client, la rédaction d’un compte rendu d’activité est bien souvent laissée à la libre appréciation du freelance.
Cependant, selon le secteur d’activité dans lequel travaille le freelance, les usages peuvent plus ou moins imposer la tenue d’un tel document, comme lors de la réalisation d’un chantier assez conséquent par exemple.
De plus, un compte rendu d’activité est exigé de la part d’un salarié porté en portage salarial. Dans ce cas, ce document permet de rendre compte chaque mois des heures de travail du salarié porté chez des entreprises clientes. Ce document est à destination de la société de portage salarial. Ce compte rendu est essentiel pour que la société de portage salarial puisse ensuite calculer et verser la rémunération chaque mois au salarié porté.
Quelle est la différence avec un rapport d’activité ?
Selon les branches d’activité concernées, vous pouvez entendre parler indifféremment de compte rendu d’activité et de rapport d’activité. Même si ces 2 documents sont relativement proches quant à leur contenu et à leur finalité, une différence est tout de même à noter.
Un compte rendu d’activité se réalise généralement sur une période plus courte qu’un rapport d’activité. Ce type de document peut être demandé pour la réalisation d’une mission en particulier, pour plusieurs missions réalisées durant un mois… Comme vu précédemment, ce document contient les principales informations concernant l’avancé d’un travail.
Le rapport d’activité quant à lui se veut généralement plus détaillé et contient une analyse des missions effectuées, de leur délai de réalisation, des difficultés rencontrées, etc. De ce fait, un rapport d’activité est généralement demandé au sein d’entreprises tous les ans pour faire le point sur la productivité de leurs équipes et sur les efforts qui peuvent être réalisés. Par conséquent, un rapport d’activité annuel pourra ainsi se fonder sur les différents comptes rendus d’activités rédigés tout au long de l’année.
En tant que freelance ou en tant que consultant en portage salarial, vous serez donc davantage amené à rédiger des comptes rendus d’activité que des rapports d’activité.
Comment procéder à sa rédaction ?
Il n’existe pas de formalisme imposé quant à la rédaction d’un compte rendu d’activité. Cependant, il faut garder à l’esprit que votre compte rendu doit être lisible et compréhensible par divers profils (client, société de portage salarial, collaborateur…). Par conséquent, vous devez veiller à aérer le contenu de ce document et à créer des sections différentes pour chaque catégorie d’information.
Pour cela, vous pouvez utiliser un simple tableau Excel. Mais dans ce cas, vous devrez veiller à créer une mise en page qui facilite la lecture de votre compte rendu. De plus, vous devrez présenter les informations dans un ordre logique. Il sera par exemple attendu que vous présentiez l’avancement du projet avant d’y détailler les éventuels obstacles que vous avez rencontrés durant votre travail.
Pour vous aider dans la rédaction de votre compte rendu d’activité, vous pouvez retrouver des modèles à télécharger directement en ligne.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de reporting qui comprend une fonction de compte rendu. Vous aurez ainsi toutes les informations nécessaires stockées au sein d’un même logiciel, afin de les convertir directement sous le format d’un compte rendu d’activité.
Les points clés pour réussir son compte rendu d’activité
Pour rédiger un bon compte rendu d’activité, nous vous conseillons :
- d’utiliser un modèle ou un logiciel de reporting pour faciliter la mise en forme ;
- d’utiliser un vocabulaire simple et non technique pour que ce document soit compréhensible de tous ;
- de le partager dans un format numérique qui est accessible à tous (ex. : en format PDF) ;
- d’organiser les informations présentées allant du plus général au plus détaillé et du plus important au moins important.
En règle général, un compte rendu d’activité contient :
- une description succincte du travail réalisé ou en cours ;
- l’état d’avancement de ce travail ;
- les tâches réalisées avec succès ;
- les éventuels obstacles rencontrés ;
- les moyens et outils mobilisés ;
- etc.
Dans tous les cas, vous devez pouvoir adapter la mise en forme et le contenu de votre compte rendu d’activité selon la personne auquel il est destiné. L’important est d’y intégrer toutes les informations qui sont attendues par le ou les lecteurs de votre compte rendu d’activité.
