Vous vous êtes décidés à vous lancer en tant que freelance et vous avez terminé votre première mission. Il est temps maintenant d’établir votre première facture. En tant que freelance, gérer sa facturation peut rapidement devenir l’épreuve du combattant. Entre les règles obligatoires à mentionner, le nombre d’outils et logiciel pour vous aider et enfin gérer les éventuels retards de paiement. Dans cet article nous allons tout vous expliquer sur comment bien facturer en freelance.
Freelance : établir une facture est une obligation légale
En tant que professionnel, il est crucial qu’une fois la mission terminé, vous établissiez une facture pour votre client. Il s’agit d’obligation légale et ce quel que soit son statut. À ce titre, il doit appliquer l’ensemble des règles de la facturation communes à tous les professionnels.
- Identification des parties : Nom, adresse professionnelle, numéro SIRET pour le prestataire, et nom ainsi que l’adresse du client.
- Détails de la transaction : Description précise des services rendus, quantité, prix unitaire HT, montant total HT, et si applicable, le montant de la TVA et le total TTC.
- Mentions obligatoires : Numéro de facture, date de facturation, et en cas de TVA, le taux appliqué et le montant total de la TVA.
Faites deux exemplaires de votre facture, une que vous gardez pour votre comptabilité et l’autre qui sera délivrée au client, sur support papier ou électronique, si le client l’accepte. La création d’une facture fait office de preuve juridique et doit être conservée pendant au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Déterminer et appliquer les bons tarifs
Il est crucial de définir correctement ses tarifs, en tenant compte de plusieurs facteurs du temps de travail effectif de la mission ainsi que des coûts indirects comme la prospection, la comptabilité, et les arrêts maladie.
Il existe plusieurs méthodes de facturation :
- Tarif horaire : Convient pour les projets avec des exigences peu claires ou susceptibles de changer. Cela garantit que vous êtes payé pour chaque heure travaillée.
- Prix par projet : Idéal pour les projets avec des livrables clairs. Cela permet aux clients de connaître le coût total à l’avance, mais nécessite une estimation précise du temps nécessaire pour éviter les pertes.
- Facturation basée sur la valeur : Vous facturez en fonction de la valeur que le travail apporte au client, plutôt que sur le temps passé. Cela peut conduire à des revenus plus élevés pour des projets hautement spécialisés ou à forte valeur ajoutée.
Si le choix des méthodes de facturation est libre selon votre convenance, soyez transparent avec vos clients sur vos tarifs et les raisons qui les sous-tendent. N’ayez pas peur de négocier, mais connaissez votre minimum acceptable. Il est important de rester flexible sans compromettre votre valeur.
Il est conseillé d’être clair sur les conditions en cas de retard dès le début de la prestation et d’utiliser des outils de suivi. En cas de retard, vous devez notifier le taux des pénalités de retard appliqué. Sans indication, c’est le taux légal en vigueur qui s’applique. Une communication ouverte et professionnelle est essentielle pour résoudre le problème efficacement.
💡 Bon à savoir : en micro-entreprise, la mention “TVA non-applicable – article 293 B du Code Général des Impôts” doit être inscrite impérativement sur les factures lorsque le freelance ne dépasse pas les seuils de TVA auto-entrepreneur.
Les logiciels de facturation pour freelance
Un logiciel de facturation approprié ne se contente pas de simplifier ce processus. Il devient votre véritable partenaire pour suivre vos échanges, augmenter votre crédibilité auprès de vos prospects / clients et faciliter votre vie d’entrepreneur. Il vous permet ainsi de :
- Créer et envoyer des factures rapidement
- Suivre les paiements et gérer les retards efficacement
- Avoir une vue claire sur votre trésorerie
L’objectif de cet article est de vous guider dans le choix d’un logiciel de facturation qui, non seulement, répondra à vos besoins actuels, mais qui sera également capable de s’adapter à la croissance future de votre activité.
Que vous soyez un freelance débutant ou un entrepreneur expérimenté cherchant à optimiser son système de facturation, vous trouverez ici les clés pour faire le meilleur choix.
Quelles sont les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de facturation pour un auto-entrepreneur ?
Avant de faire le choix d’un logiciel de facturation, il est essentiel de définir clairement vos besoins.
Voici les fonctionnalités essentielles à prendre en compte :
- Gestion des devis et factures : créer, envoyer et suivre des devis et factures est fondamental. Un bon logiciel devrait permettre une transformation simplifiée entre vos devis et vos factures.
- Suivi des Paiements : un système qui vous alerte des paiements en retard de vos factures et vous permet de suivre les transactions en temps réel est important pour assurer le paiement de vos services ou de la vente de vos produits.
- Rapports Financiers : des rapports clairs et précis sur la santé financière de votre entreprise.
Mais ne vous arrêtez pas là, pensez aussi :
- A l’évolutivité : vos prestations vont s’accentuer. Le logiciel choisi peut-il s’adapter à des volumes plus importants de facturation ?
- Aux intégrations : la capacité à s’intégrer avec d’autres outils (précomptabilité, moyen de paiements, compte pro…) est un critère de plus en plus important.
Quels critères privilégier pour choisir le logiciel de facturation idéal ?
Au-delà des fonctionnalités de base, d’autres critères sont essentiels pour une expérience utilisateur optimale :
Facilité d’utilisation et personnalisation :
- Un logiciel intuitif réduit la courbe d’apprentissage. Pour créer des factures, optez pour du simple, regardez les avis !
- La personnalisation des factures renforce votre image de marque.
Intégration et compatibilité
- La compatibilité avec d’autres outils (CRM, gestion de projet) simplifie votre workflow et vous fait gagner un temps non négligeable
- workflow et vous fait gagner un temps non négligeable
- Une intégration avec votre comptabilité et votre compte professionnel évite les saisies manuelles et, donc, les erreurs.
Sécurité et conformité
- La sécurité des données est primordiale pour protéger vos informations sensibles. De préférence, orientez-vous vers une solution française avec une bonne réputation.
- Assurez-vous que le logiciel soit conforme aux réglementations en vigueur actuelles et futures. En prenant exemple sur la réforme de la facturation électronique qui impactera les entrepreneurs dans leur gestion de leur facturation.
Comment évaluer le rapport qualité prix d’un logiciel de facturation ?
Du gratuit au payant, il existe une large variété de solutions qui répondent partiellement ou entièrement aux besoins des freelances.
Découvrez comment avancer dans ce paysage des logiciels de facturation :
Les solutions gratuites : souvent choisi par les freelances car la facturation ne devrait pas être facturée. Certains, comme Tiime, offrent des fonctionnalités avancées et 100% gratuites. De quoi vous permettre de faire des économies tout en utilisant un outil web et mobile aboutit pour tous vos besoins en matière de devis et facturation.
En revanche, il faut noter que certains logiciels gratuits sont limités avec un nombre défini de factures mensuelles ou l’absence de version mobile…
Les solutions payantes : ils peuvent offrir des fonctionnalités plus avancées et un support client plus performant. Utiles pour les indépendants avec des besoins spécifiques ou une activité en forte croissance.
Rapport Qualité-Prix : Ne vous fiez pas uniquement au prix. Évaluez les fonctionnalités par rapport à vos besoins réels. Prenez en compte les coûts cachés : frais d’installation, mises à jour, support, etc.
Les logiciels gratuits sont finalement une excellente option pour les freelances. Assurez-vous seulement de bien cerner les limites et de valider qu’elles correspondent bien à vos besoins actuels et futurs.
Pourquoi est-il crucial de choisir un logiciel de facturation évolutif ?
Votre activité va grandir : elle va évoluer, se développer, et vos besoins en facturation également.
Choisir un logiciel capable de grandir avec vous, c’est faire le choix d’un outil qui s’adapte aux changements de volume de travail, à l’augmentation de la clientèle et à l’expansion des services et donc du nombre de devis et/ou factures à produire. Votre logiciel doit être en mesure de s’adapter et avoir la capacité de gérer des informations clients plus détaillées.
Pour les freelances dont l’activité est en croissance, transformer ses devis en factures en seulement 2 secondes, automatiser les relances de paiement ou générer des rapports est un gain de temps précieux.
En choisissant un logiciel de facturation évolutif dès le départ, vous vous épargnez la peine de devoir changer de système en plein milieu de votre croissance, vous permettant ainsi de vous concentrer pleinement sur le développement de votre activité.
Faire le bon choix pour votre logiciel de facturation et de devis en tant que freelance !
La réponse réside dans une compréhension claire de vos besoins et une évaluation minutieuse des options disponibles.
Récapitulons les points clés :
- Identifiez vos besoins : comprenez les fonctionnalités essentielles pour votre activité, telles que la gestion des devis et le suivi des paiements.
- Critères de sélection : optez pour un logiciel facile à utiliser, sécurisé, et compatible avec d’autres outils.
- Évaluez le coût : comparez les logiciels gratuits et payants, en tenant compte du rapport qualité prix et des frais cachés.
- Pensez à l’avenir : choisissez un logiciel évolutif, capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise.
Prenez le temps de réfléchir à ces aspects et n’hésitez pas à tester plusieurs logiciels si nécessaire. Votre décision doit être basée sur vos besoins individuels et l’orientation future de votre activité freelance. Avec le bon outil de facturation, vous poserez une pierre angulaire solide pour la facturation de votre entreprise.
