Communiquer et gérer une relation avec un ou plusieurs freelances n’est pas une mince affaire si l’on souhaite que les résultats soient au rendez-vous. Contre toute attente, ce n’est pas parce que les freelances sont autonomes qu’ils sont en mode « pilote automatique ». De ce fait, il existe des prérequis relationnels pour pouvoir les manager de la manière la plus vertueuse possible.
Donnez pour recevoir
Un travailleur indépendant est souvent prêt à s’investir davantage dans un projet qu’un salarié qui a le confort de son statut, et qui est assuré de recevoir sa paie à la fin du mois. Mais pour qu’un freelance soit en mesure de vous donner le meilleur de lui-même, commencez par lui montrer que vous êtes capable par en faire de même.
Et si un acompte est toujours bienvenue, donner n’est pas uniquement une affaire d’argent : passez du temps avec lui, apprenez à le connaître et à comprendre son mode de fonctionnement : donnez-lui l’attention nécessaire. S’il aime travailler la nuit ou le week-end ou qu’il n’apprécie pas les messageries instantanées, montrez-lui que vous êtes en mesure de vous adapter à ses besoins, il vous remerciera en fournissant un travail de qualité.
Mettez-vous d’accord sur un cadre dès le départ
Se mettre à la place des autres est l’une des plus grande qualité d’un manager ou d’un chef de projet. Alors quand il s’agit de se mettre à la place d’un freelance, c’est tout un nouveau contexte qu’il faut prendre en considération : le freelance est souvent solitaire, n’a pas le même niveau d’information que vos employés et passe beaucoup de temps à attendre des informations de la part de ses – parfois nombreux – clients.
Si dès le départ un cadre et un mode de fonctionnement sont mis en place, par exemple un rendez-vous téléphonique hebdomadaire, vous allez alors créer des points d’ancrage temporels chez votre prestataire qui auront pour effet de le rassurer et de lui permettre de continuer de travailler sereinement.
Définissez les objectifs
Parce que vous n’aurez parfois pas la possibilité d’être en communication permanente avec les freelance à qui vous faites appel, gardez en tête que la qualité de leur travail dépend également de votre capacité à définir des objectifs clairs et précis quant à vos attentes et aux livrables demandés.
N’hésitez pas à rentrer dans le détail, et si jamais vos besoins évoluent au cours d’un projet, prenez le temps d’être certain de vos décisions avant de les communiquer à votre prestataire. Car si vous changez d’avis trop souvent ou que vos demandez paraissent contradictoires, vous risquez d’instaurer un climat de confusion menant à la démotivation du freelance, ce qui aura un impact important sur le travail demandé.
Soyez transparent et inclusif
Cela peut paraître évident et pourtant, même si nous avons souvent le sentiment de tenir des propos clairs comme de l’eau de roche, ils ne le sont pas pour autant pour tout le monde. Ce que vous avez expliqué à vos salariés sur un projet en cours n’a certainement pas été expliqué de manière aussi précise et transparente qu’aux freelances qui travaillent sur le même projet.
Avez-vous pensé à les convier aux réunions ou à instaurer un outil de visioconférence ? Si le freelance apprend qu’il n’a pas le même niveau d’information, il peut se sentir mis à l’écart et ressentir une injustice. Soyez donc inclusif, et considérez-les comme des employés.
Maintenez la relation
Un freelance n’est pas un fournisseur comme les autres. C’est une personne qui travaille pour votre entreprise, mais qui ne vend pas de produit à votre entreprise, même si vous achetez le plus souvent un livrable comme un site Web, une application ou encore un livre blanc. Outre la relation professionnelle que vous allez avoir avec lui, c’est à dire les points hebdomadaires que vous allez par exemple instaurer, n’oubliez pas de maintenir également une relation humaine de la même manière que vous le faisiez déjà avec vos employés.
Si votre prestataire travaille en remote, proposez-lui par exemple un déjeuner en début de mission et un en fin de mission lors desquels vous parlerez d’autre choses que de vos projets professionnels respectifs.
Embarquez-le dans votre vision
Si nous faisons souvent appel à des freelances pour trouver des profils capables d’exécuter des tâches de manière efficace et rapide, nous prenons rarement le temps de leur demander leur avis sur notre mode de fonctionnement et nos choix dans sur le développement du projet sur lequel ils seront amené à travailler.
A la différence de vos employés, un freelance a eu l’occasion de travailler pour différents clients et d’une certaine manière, différents employeurs. Il a donc une expérience plus diversifiée et un esprit parfois plus ouvert et donc plus critique sur des méthodologies de travail, des technologies à adopter ou simplement des spécificités techniques. N’hésitez donc pas à l’inviter à formuler des commentaires sur vos intentions et votre vision.
Maîtrisez l’art du feedback
C’est bien connu : quand un travail est bien exécuté, on ne dit rien. Et quand il est mal réalisé, on le critique. Pourtant construire une relation de travail vertueuse ne s’improvise pas et demande au manager ou au donneur d’ordre de maîtriser l’art du feedback, c’est à dire de développer un vocabulaire constructif rendant service tant à son projet, qu’au prestataire.
En bref, ils s’agit de formuler des critiques constructives et de le faire de manière régulière, ce qui est un bon moyen de créer une relation sur le long terme.
Pour cela, rien de mieux que la classique méthode de communication non-violente :
- Observez et décrivez le problème de manière factuelle. Exemple : “Il y a des beugs récurrents sur cette commande à chaque mise en production”
- Exprimez votre ressenti sur ce problème sans en faire porter la responsabilité à quiconque : “J’ai le sentiment de ne pas avoir été écouté quand je te l’avais indiqué la dernière fois”
- Exprimez votre besoin : “Pour que l’on puisse avancer et mettre le site en ligne le plus vite possible, j’ai besoin que ces beugs soient corrigés”
- Exprimez votre demande : “Est-ce que je peux te faire confiance pour faire ces modifications avant les prochains tests ?”
