En tant que professionnel, un micro-entrepreneur doit savoir facturer ses prestations ou ses produits qu’il commercialise. Pour éviter toute fraude, des règles strictes sont à respecter au moment d’établir une facture. Cela concerne notamment les mentions obligatoires et la numérotation.
Comment faire une facture en tant que micro-entrepreneur ? Dans quels cas la facture est-elle obligatoire ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Cet article recense les principaux conseils pour effectuer vos facturations sans soucis.
Doit-on établir des factures en micro-entreprise ?
Une facture constitue un justificatif de chaque vente ou de chaque prestation de services réalisée. Ainsi, elle facilite la tenue de la comptabilité du côté du freelance.
Mais est-ce que l’établissement d’une facture est obligatoire ? En fait, tout dépend du type de client. Entre professionnels, la facturation est obligatoire selon la loi, et ce, pour toute opération réalisée.
En revanche, pour les clients particuliers, elle est facultative, sauf en cas de ventes à distance et d’échanges intercommunautaires. Dans le cas où la prestation concerne la réalisation de travaux immobiliers, l’établissement d’une note est aussi requis. Il en est de même lorsque le coût du service est supérieur ou égal à 25 euros.
Il faut souligner que le contenu d’une note et d’une facture diffère. En effet, pour la note, les informations à présenter sont moins détaillées. Normalement, on doit y trouver la date, le nom et l’adresse de la micro-entreprise, le nom du client et le montant total à payer. La quantité et le prix unitaire du produit vendu ou de la prestation fournie figurent aussi dans la note.
En revanche, la facture doit comporter des mentions obligatoires et des informations bien détaillées. Sachez aussi que les deux documents sont à éditer en deux exemplaires. L’un est attribué au client et l’autre est à conserver pour une période de 10 ans. Il faut les présenter sur un support en papier. Sur demande du client, la facturation peut être faite sur un support électronique.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Comme il a été déjà indiqué précédemment, la facture délivrée par un micro-entrepreneur doit comporter des mentions obligatoires. Voici lesquelles…
La date et le numéro de la facture
Une facture doit en premier lieu indiquer :
- la mention « facture » ;
- la date de l’émission de la facture ;
- le numéro de facture.
L’identité de la micro-entreprise
La facture doit mentionner l’identité de la micro-entreprise ainsi que plusieurs informations relatives à son activité et à sa localisation :
- le nom, l’adresse et le nom commercial s’il y en a ;
- le numéro SIREN et SIRET ;
- le numéro d’immatriculation RCS ou RM le cas échéant ;
- le numéro de TVA intracommunautaire si vous facturez des clients à l’étranger.
L’identité de l’acheteur
Si s’agit d’un client professionnel, il faudra renseigner le nom ou la raison sociale de l’entreprise facturée.
S’il s’agit d’un particulier, ce dernier est en droit de vous demander de ne pas inscrire ses coordonnées sur la facture.
La désignation de l’opération et le décompte détaillé
Il est ici essentiel d’effectuer une description détaillée des produits vendus ou des prestations fournies en indiquant avec précision :
- la nature et la référence du produit ou de la prestation de services ;
- la quantité et le prix.
Votre facture doit présenter une ligne ou un encart pour chaque type de produit ou service.
Les taxes
Une majoration de prix liée au transport ou à l’emballage devra être clairement indiquée.
En tant que micro-entrepreneur, vous devez aussi présenter dans la facture la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) si vous en êtes redevable. Dans ce cas, vous devez préciser votre numéro d’identification à la TVA, la quantité et le prix hors taxes des produits ou des prestations vendues, le taux appliqué et le montant de TVA facturée.
En revanche, pour les micro-entrepreneurs qui bénéficient d’une franchise en base de TVA, il est interdit d’indiquer la TVA dans la facture. Mais vous devez obligatoirement insérer la mention « TVA non applicable » .
Remise ou réduction
Si vous consentez à une réduction de prix (remise, rabais ou ristourne), vous devez obligatoirement l’indiquer sur la facture.
Le montant à payer
Cette mention peut paraitre évidente, mais il est bon de rappeler qu’une facture doit obligatoirement afficher le montant final à payer par le client.
L’assurance souscrite
Si vous exercez une activité qui nécessite de souscrire obligatoirement à une assurance (ex.: la garantie décennale), vous devez inscrite sur toutes vos factures :
- le nom de l’assurance souscrite ;
- les coordonnées de l’assureur ;
- la zone géographique de couverture du contrat d’assurance.
2 nouvelles mentions obligatoires depuis octobre 2019
À compter de cette date, le micro-entrepreneur devra également faire figurer ces mentions :
- l’adresse de facturation de l’acheteur lorsque cette dernière est différente du siège social ;
- la référence du bon de commande lorsque celui-ci aura été préalablement établi par l’acheteur.
Néanmoins, si le micro-entrepreneur n’édite pas de bon de commande, on peut considérer qu’il n’a pas à l’inscrire.
L’ajout de ces nouvelles mentions a pour but d’accélérer le processus de règlement des factures en permettant l’envoi direct au service compétent qui n’est pas toujours situé à la même adresse que le siège social, notamment pour ceux travaillant avec de grandes entreprises.
Mentions supplémentaires pour le B2B
Pour les opérations réalisées entre professionnels, quelques mentions supplémentaires sont à ajouter dans la facture :
- le délai de paiement ;
- les taux de pénalités ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.
Comment numéroter la facture ?
Pour rappel, le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires. Il n’est pas attribué au hasard. Sachez en effet que le numérotage doit être fait selon une règle stricte. En fait, il est basé sur une séquence chronologique continue.
Deux techniques peuvent être utilisées. La première, c’est la numérotation séquentielle simple comme 1, 2, 3,4 etc. La seconde, c’est la numérotation séquentielle avec préfixe du type « Année »-001 ou « mois »-001.
De plus, il est possible de numéroté de 10 en 10 ou de 100 en 100 tant que l’on garde la même incrémentation.
Pour le préfixe, on peut aussi bien avoir 2 types de préfixes : S2019 pour la vente de service et une autre suite P2019 pour la vente de produit par exemple. Il n’est pas obligatoire de démarrer l’année à 0, démarrer à 10 ou à 100 est tout à fait possible.
Il est important de souligner que chaque facture par l’auto-entrepreneur doit avoir un numéro unique. Ainsi, il est interdit de délivrer deux documents portant le même numéro. Supprimer ou modifier une facture est aussi interdit par la loi. Dans le cas où vous devez faire une annulation à cause d’une erreur, il faut rédiger un avoir.
Qu’en est-il du mode de paiement ?
Nombreux sont les auto-entrepreneurs qui se demandent si le mode de paiement compte parmi les mentions obligatoires. La réponse est non. Cependant, c’est une information très importante qui facilite la collaboration entre vous et votre client. Ainsi, il vaut mieux le préciser.
Les moyens de paiement possibles sont très variés. On peut opter pour le versement en espèces, le prélèvement bancaire, le virement électronique ou encore le paiement par chèque.
Attention ! Si le montant de la facture excède les 1.000 €, votre client particulier ou professionnel devra vous régler par chèque ou par virement bancaire ou électronique.
À quoi sert la facture dans l’édition du livre des recettes ?
Un micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur doit tenir un livre des recettes peu importe son type d’activité. Comme son nom l’indique, ce document présente les sommes perçues pendant un exercice comptable dans l’ordre chronologique de leur encaissement.
Autrement dit, son contenu concerne les ventes effectuées ou les prestations fournies. Les numéros des factures émises doivent être renseignés lors de l’enregistrement de ces opérations dans ce document.
Les champs obligatoires du livre des recettes pour chaque vente sont les suivants :
- le montant facturé ;
- l’identité du client ;
- le numéro de la facture.
Si le micro-entrepreneur ne facture pas la TVA, le montant de la vente HT suffit.
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