Externaliser un projet IT peut permettre d’accélérer les délais, d’accéder à des compétences rares et de maîtriser les coûts. Cependant, la réalité est parfois plus complexe. Seulement 29% des projets IT, qu’ils soient internalisés ou externalisés, sont livrés dans les temps, respectent le budget et répondent aux fonctionnalités attendues.
En France, l’exemple du projet Louvois, le logiciel de paie des militaires, est emblématique : environ 470 millions d’euros ont été dépensés, avec des années de retard, conduisant à l’abandon total du système en 2017.
En 2025, chaque retard technologique représente une perte stratégique. Voici les erreurs à éviter absolument lors de l’externalisation de vos projets IT, ainsi que les bonnes pratiques à adopter.
Pourquoi les erreurs en externalisation IT sont fréquentes
Communication floue
Travailler à distance ajoute de la complexité. Les décalages horaires, les barrières linguistiques et les différences culturelles peuvent entraver une collaboration fluide. Lorsqu’un projet implique plusieurs fuseaux horaires ou langues, les malentendus se multiplient et les délais s’allongent.
Objectifs mal alignés
Externaliser ne signifie pas simplement déléguer. Si les objectifs ne sont pas clairement partagés entre le client et le fournisseur, le projet peut rapidement se désaligner. Un brief imprécis ou une vision du succès différente peut compromettre le livrable final.
Préparation insuffisante
Sous la pression des délais ou des coûts, certaines entreprises se lancent sans cadre défini. Sans stratégie claire, cahier des charges formalisé ou gouvernance en place, le projet manque de repères dès le départ et dévie de sa trajectoire.
Obsession du prix bas
Chercher à tout prix le tarif horaire le plus bas est une erreur fréquente. Cela peut conduire à l’engagement de profils moins expérimentés, à des livrables de moindre qualité, et à des allers-retours coûteux. Il est souvent plus rentable d’investir dans un partenaire expérimenté, même un peu plus cher.
Suivi quasi inexistant
Externaliser ne signifie pas oublier. Sans comité de suivi ni indicateurs de performance clés (KPI), le projet peut dériver. Moins d’un tiers des entreprises disposent d’un plan formel de pilotage de leurs fournisseurs.
Les conséquences pour les entreprises : un coût énorme
Explosion des coûts
Selon McKinsey, 66% des projets IT dépassent le budget ou les délais prévus. En France, le projet SIRHEN de l’Éducation nationale, un système de gestion des ressources humaines, illustre bien ce point : un budget initial de 80 millions d’euros qui a dépassé les 320 millions, sans que le projet ne soit pleinement opérationnel.
Perte de compétitivité
Un retard de six mois peut entraîner une opportunité de marché manquée. Repartir de zéro signifie souvent payer deux fois.
Réputation et stress
La Royal Bank of Scotland a vu son système paralysé par une mise à jour mal gérée, entraînant une amende de 42 millions de livres sterling et impactant des millions de clients.
Coûts cachés
Renégociations, mobilisation des équipes internes, reprise du code : tous ces éléments alourdissent la facture. 76% des entreprises font face à des surcoûts inattendus.
Les solutions pour réussir ses projets externalisés en 2025
Définir un cadrage solide
Rédigez un cahier des charges clair. Fixez des KPI concrets. Validez en interne l’alignement stratégique. Impliquez les métiers pour garantir la valeur finale du livrable.
Sélectionner sur la valeur, pas le prix
Évaluez les prestataires sur leur expertise, leur capacité à innover et leur historique. Les plateformes spécialisées permettent de sourcer rapidement des freelances experts.
Mettre en place une vraie gouvernance
Établissez des comités de pilotage, utilisez des outils collaboratifs (comme Slack, Jira) et assurez un suivi partagé. Gartner recommande des réunions planifiées tout au long du contrat.
Contractualiser intelligemment
Privilégiez des contrats modulaires, incluant des clauses de sortie, de gouvernance, des indicateurs de performance et des dispositions de confidentialité. Évitez les forfaits rigides sur des périmètres mouvants.
Intégrer l’équipe externe au cœur du projet
Désignez un chef de projet interne. Exigez une documentation complète et partagez les rituels de travail. De plus en plus d’organisations intègrent aujourd’hui leurs prestataires dans leurs réflexions stratégiques, une tendance qui s’accélère avec la complexité croissante des projets IT.
Piloter en continu
Adoptez des méthodes agiles, avec des itérations courtes, des indicateurs de qualité et des revues régulières. McKinsey souligne l’impact significatif d’une gestion rigoureuse.
Les tendances à suivre en 2025 dans l’externalisation IT
Des partenaires stratégiques, plus que des exécutants
De plus en plus d’entreprises externalisent pour accéder à des expertises clés, telles que le cloud, l’intelligence artificielle ou la cybersécurité – bien au-delà des seules considérations budgétaires.
Freelancing qualifié & plateformes
Près de la moitié des entreprises du Fortune 500 utilisent des plateformes de freelances, offrant des talents pointus, de la flexibilité et des délais réduits. En 2025, ignorer ce levier serait une erreur.
Modèles hybrides et agiles
Combiner des équipes internes, des freelances et des prestataires permet de réduire la dépendance et de stimuler la performance. Le nearshoring progresse pour allier proximité et économies.
IA et automatisation
Les prestataires exploitent l’IA pour gagner en efficacité, notamment dans la génération de code et les assistants virtuels, permettant jusqu’à 40% de temps gagné. Il est essentiel d’évaluer leurs compétences technologiques.
Le travail flexible
Travail flexible et à distance : une nouvelle norme. En 2025, la majorité des collaborateurs privilégieront des rôles offrant plus de flexibilité, tant sur le lieu de travail que sur les horaires. Cette évolution oblige les entreprises à adapter leur gestion des équipes externalisées pour s’aligner avec ces nouvelles attentes.
Externaliser des projets IT peut créer de la valeur, à condition d’éviter les erreurs classiques : communication floue, absence de pilotage, choix basé uniquement sur le prix. En 2025, les outils, les talents freelances et les bonnes pratiques sont disponibles. Il est essentiel d’adopter une approche rigoureuse, proactive et orientée vers l’impact.
Externaliser, oui. Mais avec méthode, lucidité et exigence.
