Établir un accord commercial avec ses clients peut revêtir différentes formes. Il est parfois nécessaire de rédiger un document officiel, tel qu’un contrat de prestation. Mais il arrive souvent que le client et son prestataire de service se contentent d’entamer leur collaboration sans support écrit.
Une telle relation commerciale peut fonctionner, car elle se base sur une relation de confiance fondamentale entre les parties. Néanmoins, de nombreux aléas peuvent bouleverser une relation commerciale remettant en cause les conditions de la collaboration entre client et prestataire de service. C’est pourquoi établir un écrit est primordial afin de prévoir les conditions nouvelles en cas de changement.
Bien que le contrat de prestation détermine les conditions contractuelles des prestations commandées par le client, il n’est pas toujours indispensable.
Pour des relations plus courtes ou concernant des missions freelance ponctuelles, il est possible que les parties s’accordent sur les conditions de la prestation par la signature d’un devis dont la valeur est suffisante pour engager juridiquement les parties.
Le devis est donc un document important pour le prestataire de service car il lui permet de déterminer les conditions d’une prestation sans pour autant passer par la rédaction d’un contrat commercial. Un gain de temps précieux pour les parties en particulier lorsque les missions nécessitent un début d’exécution rapide.
Le devis doit cependant contenir un certain nombre de mentions particulières pour avoir un caractère obligatoire. Voyons ce qu’est un devis et comment l’établir.
Quelle est la différence entre un devis et une facture ?
Le devis et la facture sont deux documents qui ne possèdent pas les mêmes fonctions. En effet, le devis permet aux parties de déterminer les conditions contractuelles de l’engagement des parties.
Le devis revêt une valeur obligatoire pour les parties à la date de sa signature.
La facture est un document comptable qui établit par écrit le montant toutes taxes comprises (TTC) de la prestation dont toutes les conditions du devis sont reprises.
Quels sont les avantages d’un devis ?
La rédaction d’un devis présente de nombreux avantages pour les parties, car il leur permet de prévoir les conditions et les garanties relatives au déroulement des missions.
En détaillant toutes les conditions de la prestation, le professionnel donne un aperçu de son image de marque et de la qualité de la prestation à laquelle son client peut s’attendre. Le devis permet aussi au professionnel de justifier ses tarifs et de rassurer son client sur le déroulement de la prestation.
Le devis participe également à la promotion de l’activité du prestataire qui peut indiquer les conditions d’un tarif dégressif selon la récurrence des missions avec son client.
Enfin, le devis est assimilé à une simple offre tant qu’il n’est pas signé par le client. Après signature, le devis a valeur de contrat. Ceci signifie que le client s’engage à payer le montant indiqué à condition que le prestataire rende les prestations dans les conditions précisées dans le devis.
La question centrale de la fixation du tarif
Le critère du tarif est bien évidemment primordial pour le client qui souhaite comprendre le détail du temps passé sur la prestation commandée.
Le devis joue ici un rôle central car il permet d’exposer en toute transparence au client le déroulement des missions et le coût correspondant.
Les freelances sont libres de facturer leur prestations en heures, à la journée ou au forfait selon la nature des missions. Le devis pourra indiquer le nombre d’heures ou de jours nécessaires aux missions permettant ainsi de fixer le TJM horaire ou journalier.
Le détail ainsi indiqué dans le devis justifie les tarifs appliqués au client.
Quelles sont les mentions devant figurer sur le devis du freelance ?
Certaines mentions sont obligatoires pour l’établissement du devis. Aussi doivent figurer :
Les informations relatives à l’identité de l’entreprise
- le nom, la raison sociale et les coordonnées de l’entreprise ;
- le n°SIRET – n°affiliation – code métier ;
- le numéro RCS pour un commerçant suivi du nom de la ville d’immatriculation et le numéro RM pour un artisan suivi du numéro du département de l’immatriculation.
Les informations générales concernant le devis
- le numéro du devis ;
- la date d’émission du devis ;
- la durée de validité (le devis peut être valable 15 jours ou 30 jours par exemple selon les conditions commerciales appliquées par le freelance) ;
- le nom et l’adresse du client.
L’application de la TVA
- le numéro individuel d’identification à la TVA (si l’entreprise y est soumise) ;
- ou la mention “ TVA non applicable, article 293B du CGI ”
La nature et le prix de la prestation
- le libellé de la prestation ;
- les précisions sur la mission (ex.: durée estimée de la mission) ;
- la quantité des produits/ services ;
- le prix unitaire hors taxes (HT) ;
- le montant de TVA (si la TVA est applicable) ;
- le prix TTC.
Les conditions de paiement de la prestation
- la date de livraison des prestations ou des produits ;
- l’adresse de livraison ;
- les modalités de paiement (virement, chèque…) ;
- le délai de paiement ;
- les pénalités applicables en cas de retard de paiement ;
- la signature du prestataire ;
- la mention “ Bon pour accord ” qui doit figurer sur le devis afin de valider la signature du client.
Savoir établir un devis
La plupart des freelances préfèrent établir leur devis grâce à un logiciel spécifique. Ce type de logiciel génère des devis selon les données renseignées par le prestataire sur son client et les caractéristiques de la prestation.
Il est aussi possible d’éditer un devis grâce à un logiciel basique de traitement de texte ou un tableau Excel.
Enfin, les freelances peuvent utiliser un générateur de devis en ligne afin d’éditer des devis selon les informations renseignées sur la ou les prestations.
Le devis permet aux parties d’estimer le prix définitif des prestations mais aussi de sécuriser leur accord avant de s’engager mutuellement. En l’absence de contrat écrit, il est intéressant d’établir un devis qui – après signature – revêtira le caractère obligatoire d’un contrat écrit.
En outre, lorsque l’engagement des parties dépasse 1500 euros, les parties doivent obligatoirement établir un devis.
Soigner votre devis freelance pour transformer un prospect en client
On ne va pas se mentir, quand un client cherche un freelance pour une mission, il contacte rarement qu’une seule personne. Bien détailler votre offre et les services supplémentaires que vous pouvez ajouter sur le devis pourrait jouer en votre faveur.
Ce travail qui demande un peu plus de temps et d’investissement de votre part sert non seulement à détailler vos compétences, mais également à rassurer et potentiellement fidéliser votre client.
Voici quelques techniques marketing pour mieux vous vendre, même à travers votre devis :
- la technique à tiroirs : n’hésitez pas à ajouter des services supplémentaires optionnels sur votre devis, pour proposer une vision globale de la mission ;
- l’upselling : faites une offre premium à votre prospect ;
- le cross selling : si vous avez plusieurs compétences mais que l’offre ne demande qu’une certaine partie de ces compétences, n’hésitez pas à toutes les énumérer sur votre devis. Par exemple, si la mission propose la création d’un site WordPress, indiquez que vous pouvez aussi vous charger du maintien du site ou de son hébergement ;
- le discount : pensez à proposer un service à prix réduit pour tout service additionnel que vous voulez mettre en avant.
Freelances, à vous de jouer
Ces techniques peuvent augmenter la valeur ajoutée de votre devis et convaincre le prospect de votre expertise ainsi que de votre engagement.
En tant que freelance, vous êtes l’expert dans votre domaine. Des détails peuvent échapper au client sans qu’il s’en rende compte et dans ce cas, vous pouvez tout simplement ajouter ce qui vous paraît pertinent.
