La comptabilité des freelances bénéficie de certains allègements par rapport aux autres structures. Que prévoit le régime de la micro-entreprise et quelles sont les solutions pour respecter facilement ces obligations ?
La lourde charge des freelances
Les indépendants sont seuls face à la charge administrative, fiscale et juridique qui pèse sur l’entreprise. Ces tâches supplémentaires et obligatoires viennent s’ajouter à un calendrier déjà bien chargé : prospection, rendez-vous client, recherche de partenaire, présence en ligne et e-réputation… Tout cela en plus de l’activité principale !
L’entrepreneur en freelance est sur tous les fronts. Pour l’aider à se lancer, l’État a mis en place le régime micro-social. Le micro-entrepreneur n’est pas soumis aux mêmes contraintes que les autres structures. Il bénéficie notamment d’une comptabilité allégée.
Les obligations comptables du freelance
Le freelance n’en reste pas moins soumis aux obligations comptables applicables à n’importe quelle entreprise.
La tenue du livre de compte
Un petit livre de compte paginé, tenu scrupuleusement et chronologiquement, permet de justifier du montant et de l’origine des recettes. À condition de préciser les références des pièces justificatives et d’indiquer la nature du règlement (espèce, virement…).
L’établissement des factures
La facture est un document à produire et à transmettre obligatoirement à ses clients pour toutes les ventes et prestations.
Le registre des achats
La tenue de ce registre ne concerne que les freelances dont l’activité consiste à vendre des biens ou à proposer des prestations d’hébergement. Pour les autres activités, il reste important de suivre les achats de l’entreprise, mais la tenue du registre est facultative.
La conservation des pièces justificatives
Toutes les pièces justificatives pouvant être consultées par l’administration doivent être conservées pendant une durée légale de 10 ans. Cela fait beaucoup de paperasse à stocker et à gérer.
Pour chacune de ces obligations, les logiciels de gestion comptable sont un soulagement pour les freelances.
Comment choisir son logiciel de comptabilité en freelance ?
L’offre en logiciels de gestion des entreprises est vaste. La plupart sont payants, mais il existe aussi des alternatives gratuites. Deux paramètres permettent de faire le tri quand on commence son activité en freelance.
À commencer par les types de structures visées. Tous les logiciels de comptabilité ne s’adressent pas aux mêmes profils. Certains sont dimensionnés pour répondre aux attentes des très grandes entreprises. D’autres sont conçus pour couvrir les besoins des TPE et des micro-entreprises.
Ensuite, il est possible de s’orienter vers des solutions spécialement développées par métier. Vous trouverez des logiciels de comptabilité et de gestion pour les métiers du BTP, de la santé, de l’immobilier, du commerce… Chaque activité est susceptible d’avoir ses petites particularités comptables.
Dans le bâtiment par exemple, les artisans peuvent appliquer une TVA au taux réduit de 5,5 %, au taux intermédiaire de 10 % ou au taux normal de 20 % selon la nature des travaux exécutés.
Plus l’outil est ciblé, plus il sera en mesure d’accompagner le freelance dans ses différentes tâches de gestion d’entreprise. Si l’outil a été mis au point pour les professionnels du bâtiment, la facturation et la gestion comptable intégreront automatiquement la TVA à taux variable.
Un dernier conseil pour le choix du logiciel de comptabilité
Privilégiez les solutions sur mesure qui ne proposent que des fonctionnalités utiles, compte tenu de vos activités et de la taille de votre structure. Si le régime micro-social a été mis en place, c’est pour faciliter le quotidien des freelances. Les outils de gestion vont en ce sens et permettent aux entrepreneurs de gagner du temps tout en respectant leurs obligations, mais un logiciel surdimensionné risque d’alourdir la gestion d’une micro-entreprise.
