Le cahier des charges (CDC) représente un document détaillant les principaux objectifs et moyens mis à disposition pour la réalisation d’un projet. Le cahier des charges peut donc être utilisé dans de nombreux secteurs d’activité. En tant que freelance, selon l’activité économique exercée, vous pourrez être amené à respecter un cahier des charges fourni par votre client. Un travailleur indépendant peut également être amené à rédiger un cahier des charges, notamment dans le cas de la sous-traitance d’une prestation.
Vous l’aurez compris, ce type de document peut prendre différentes formes et contenir plusieurs informations selon le projet à réaliser. Mais qu’est-ce qu’un cahier des charges exactement ? Comment faire un cahier des charges ? Pour ne pas vous retrouver pris au dépourvu au moment de rédiger un cahier des charges, voici nos conseils pour une rédaction adaptable à tout type de projet…
Rappel : à quoi sert un cahier des charges ?
La définition générale d’un cahier des charges (CDC) s’axe autour de son utilité : présenter et détailler les objectifs à atteindre pour la réalisation d’un projet. Ce projet peut être de nature diverse et variée. Dans certains domaines d’activité, le cahier des charges est un document incontournable, comme pour la réalisation de travaux dans le bâtiment par exemple. Ce type de document peut être également utilisé dans de nombreux domaines qui nécessitent la réalisation d’une prestation de services, tels que :
- la conception de sites web ;
- la création d’une application mobile;
- la réalisation d’une pièce artisanale unique ;
- etc.
On distingue 2 types de cahiers des charges :
- le cahier des charges classique, avec la présentation des objectifs du projet ;
- le cahier des charges fonctionnel, qui détaille davantage les contraintes relatives à la réalisation du projet, les normes à respecter, les moyens matériels ou immatériels à utiliser, etc.
De nombreux freelances peuvent donc faire face un jour ou un autre à un cahier des charges à respecter. Mais les clients d’un freelance n’ont pas le monopole de la rédaction d’un tel document. En effet, un travailleur indépendant peut également être amené à réaliser un cahier des charges, notamment lorsque ce dernier délègue ou sous-traite une mission à un autre professionnel par exemple.
Par conséquent, savoir interpréter et rédiger correctement un cahier des charges fait partie des compétences que doivent acquérir les freelances.
À quel moment faut-il rédiger un cahier des charges ?
En tant que travailleur indépendant, vous pouvez être amené à détailler la réalisation d’un projet à un collègue avec qui vous travaillez ou auprès de qui vous souhaitez sous-traiter une partie de ce projet.
Pour éviter toute mauvaise compréhension concernant les objectifs à atteindre et les différentes tâches à accomplir par chacun, la rédaction d’un cahier des charges peut s’avérer nécessaire. De ce fait, vous l’aurez compris, vous devrez finaliser idéalement le cahier des charges avant de commencer la réalisation du projet.
S’il n’est pas conseillé de s’y prendre trop tard, il n’est pas non plus conseillé de s’y prendre trop tôt. En effet, vous devez recueillir préalablement toutes les informations essentielles concernant le projet à réaliser avant d’entamer la rédaction du cahier des charges. Parmi ces informations essentielles, veillez à vérifier que vous avez bien connaissance :
- de l’étendue du projet ;
- des possibles contraintes à respecter (normes réglementaires, dimensions, etc.) ;
- des résultats souhaités et précisément détaillés ;
- du budget alloué ;
- de la date d’achèvement du projet.
Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres informations essentielles pourront être recueillies selon la tâche qui vous est confiée. Une fois que vous êtes certain d’avoir connaissance de toutes les informations nécessaires pour la réalisation du projet, vous pouvez regrouper et présenter ces informations dans un cahier des charges.
Comment bien rédiger un cahier des charges ?
La réussite d’une mission ou d’une commande dépend en grande partie de la qualité des informations véhiculées pour sa réalisation. En effet, il est rare qu’un prestataire et son client soient exactement sur la même longueur d’onde pour comprendre toutes les attentes attachées à un projet, sans retranscrire et détailler ces attentes sur un support écrit.
Partant de ce constat, le cahier des charges permet d’éviter toute erreur d’interprétation de la part du prestataire. Mais pour arriver à un résultat satisfaisant, encore faut-il savoir rédiger correctement un cahier des charges. Afin que vous maîtrisiez la rédaction de ce type de document pour tout type de projet, suivez nos conseils…
Présenter le projet à réaliser
La première étape est de présenter le projet à réaliser. Cette étape peut vous paraître futile, mais n’oubliez pas que vos collaborateurs ou vous-même pourrez être amenés à traiter plusieurs projets en même temps, avec par conséquent plusieurs cahiers des charges à respecter. Par conséquent, une présentation complète du projet à traiter n’est pas superflue.
Pour cela, commencez la rédaction de votre cahier des charges par la description en une ligne du projet à réaliser. Par exemple, pour la conception d’un site internet, vous pouvez titrer votre document par : « Conception d’un site internet pour l’entreprise X ». Privilégiez une police visible qui se dénotera des autres informations écrites.
Au premier coup d’œil, vos collaborateurs et vous-même devez pouvoir identifier le projet qui est décrit dans ce cahier des charges.
Vous pouvez ensuite détailler en quelques lignes ce projet et exposer le contexte concernant la réalisation de cette commande (ex. : création d’un site web pour favoriser le référencement d’un commerce face au développement du e-commerce).
Détailler l’objectif à atteindre et les résultats attendus
Une fois que vous avez pris connaissance de la mission à réaliser, nous vous conseillons de détailler dans une deuxième partie les objectifs à atteindre.
Ainsi, lorsque l’un de vos collaborateurs ou vous-même souhaitez vérifier une quelconque information dans ce document, vous pourrez au passage relire les objectifs à atteindre. Mine de rien, ce rappel constant vous permettra de ne pas vous égarer dans le projet à réaliser au fur et à mesure des tâches accomplies.
Attention, dans cette partie vous devez pouvoir détailler précisément les objectifs à atteindre. Dans le cas d’un résultat attendu chiffrable, il est conseillé d’intégrer des données chiffrées. Plus les objectifs à atteindre seront précis et plus vous vous assurerez une satisfaction du client.
Si nous reprenons l’exemple d’une prestation de création d’un site web, les objectifs peuvent par exemple concerner le nombre de visiteurs à atteindre par mois, le nombre de ventes à réaliser par mois, etc.
Exposer les possibles contraintes et difficultés
On entend ici par contraintes non pas les possibles difficultés que vous pouvez rencontrer dans la réalisation d’un projet, mais plutôt les contraintes de réalisation apportées par le client ou la législation en vigueur.
En d’autres termes, en tant que freelance, on ne vous demandera pas dans un cahier des charges d’anticiper les éventuels problèmes lors de la réalisation de votre prestation de services, mais de présenter les contraintes qui doivent être respectées pour ce projet.
Pour la conception d’un site web où vous sous-traitez certaines tâches à un autre professionnel, vous devrez par exemple intégrer dans le cahier des charges les consignes fournies par le client, comme la charte graphique imposée, l’hébergeur souhaité, etc.
Le budget alloué
Un projet à réaliser ne nécessite pas uniquement d’atteindre les résultats escomptés. En effet, encore faut-il respecter le budget alloué pour ce projet. Bien souvent, le budget alloué fait l’objet d’un devis validé par le client. Une fois le devis validé et signé, vous pourrez reporter ce montant sur le cahier des charges.
Ainsi, vos collaborateurs pourront avoir une idée plus précise des moyens qu’ils peuvent mettre en œuvre pour réaliser les tâches qui leur ont été déléguées, tout en respectant le budget.
Le délai de réalisation
Un client satisfait est un client qui constate :
- que les résultats escomptés sont atteints ;
- que le budget alloué a été respecté ;
- que le projet a été réalisé dans les temps.
En effet, le timing ici est une notion presque aussi importante que le résultat. Bien souvent, un client fera appel à vos services pour bénéficier d’une prestation de services dont il pourra en retirer les bénéfices dans un délai imparti. Par exemple, si nous reprenons encore une fois notre exemple du projet de création d’un site web, le client doit pouvoir compter sur les compétences de son prestataire pour avoir un site internet finalisé et mis en ligne avant sa campagne de lancement de ventes en ligne par exemple…
Par conséquent, la date butoir doit obligatoirement figurer sur le cahier des charges. Ainsi, tous les collaborateurs travaillant ensemble sur la réalisation d’un projet peuvent garder à l’esprit la date à laquelle le travail doit être fini et livré au client.
Pour finir sur ce point, n’oubliez pas qu’il s’agit ici d’un exemple de cahier des charges assez général qui peut s’adapter à tout type de projet. N’hésitez pas à y rajouter des rubriques et des informations que vous jugez pertinentes. De plus, il n’y a pas de forme imposée pour la rédaction. Vous pouvez également privilégier un format numérique qui permet de partager facilement ce document auprès de tous les intéressés à ce projet.
