Le régime de la micro-entreprise présente plusieurs spécificités. Parmi elles, l’impossibilité de déduire ses dépenses de son chiffre d’affaires imposable. Ce qui peut s’avérer être réellement problématique dans certaines situations. Et notamment lorsque le freelance achète quelque chose pour le compte de l’un de ses clients.
Mais saviez-vous qu’il existe une solution simple et légale pour vous permettre de contourner cette règle ? J’ai nommé : les frais de débours !
Les frais de débours de l’auto-entrepreneur : qu’est-ce que c’est ?
Il arrive parfois qu’un freelance avance des frais pour l’un de ses clients. La location du serveur pour héberger son site Internet par exemple, ou encore l’achat de photographies pour illustrer du contenu.
Le problème, c’est que si l’auto-entrepreneur majore sa facture client pour se faire rembourser, ce montant sera considéré comme étant du chiffre d’affaires. L’entrepreneur sera alors redevable des cotisations sociales.
Les frais de débours permettent justement de résoudre cette problématique.
Concrètement, le freelance va établir sa facture client classique et y mentionner en sus les frais de débours. Il sera alors remboursé du montant avancé, sans que cela ne soit considéré comme du chiffre d’affaires. D’un point de vue comptable, cette entrée d’argent sera enregistrée dans un compte tiers (commençant par un 4) et non dans un compte de charges (commençant par un 6).
Il ne s’agit pas d’une refacturation, mais bien d’un remboursement d’une avance. Aucune marge ne peut y être appliquée. Cela est d’ailleurs rassurant pour le client : il est assuré de payer le prix juste.
Outre la comptabilisation du remboursement en dehors du chiffre d’affaires, les frais de débours présentent un second avantage pour les freelances. Comme il effectue les achats au nom du client, il n’est plus fournisseur mais intermédiaire. Cette nuance lui permet de se dégager de toute responsabilité liée au matériel fourni.
Quelles sont dépenses concernées par les frais de débours ?
Attention : toutes les dépenses ne rentrent pas dans la cadre des frais de débours.
Tous les frais inhérents à votre activité professionnelle ne peuvent en faire l’objet. Voici quelques exemples de dépenses qui ne sont pas des frais de débours :
- licence de logiciel ;
- communication ;
- connexion Internet ;
- achat de matériel informatique ;
- etc.
Les frais de déplacement ne sont pas concernés non plus sauf s’ils interviennent spécifiquement dans le cadre d’une mission pour un client. Mais là encore, il existe des exceptions : vous pourrez vous faire rembourser un billet de train par exemple, mais pas vos frais kilométriques.
Plus généralement, les frais de débours concernent toutes les dépenses spécifiquement engendrées pour le compte d’un client dans le cadre de la réalisation de la prestation attendue. À savoir :
- L’achat des marchandises (fournitures et équipements divers) ;
- L’achat des matières premières (plutôt rare pour les freelances informatiques !) ;
- Les frais de port ;
- Les frais de déplacement (sauf frais kilométriques).
Les règles à respecter pour les frais de débours
Bien évidemment, facturer des frais de débours nécessite toutefois le respect de certaines règles.
1# Obtenir l’accord écrit du client
La règle d’or pour facturer des frais de débours est d’avoir l’accord écrit du client.
Lorsque le freelance établit son devis, il se doit de bien formaliser les différentes dépenses nécessaires, ainsi que leur coût. Le devis doit être annexé au contrat de la prestation, et ces deux documents doivent être signés par les deux parties.
Outre le fait que ce soit la pratique la plus respectueuse vis-à-vis du client (il n’est jamais agréable de découvrir des frais cachés en fin de mission…), cela permet en outre au freelance de se protéger en cas de contestation.
2# Effectuer l’achat au nom du client
Le freelance doit veiller à réaliser les achats au nom de son client. Concrètement, cela signifie que sur ses factures d’achat, ce sont bien les coordonnées complètes de son client qui seront mentionnées, et non les siennes.
Sans cela, les dépenses ne pourront pas entrer dans les frais de débours.
3# Conserver tous les justificatifs
Le freelance a l’obligation de conserver tous les justificatifs des dépenses qu’il souhaite ensuite se faire rembourser : ticket de caisse, facture, récépissé de paiement, etc.
Chez FreelanceRepublik, nous vous recommandons de les conserver même une fois la facture de débours réglée. En effet, ils vous serviront de preuves en cas de contrôle fiscal.
4# Bien établir la facture de débours
L’autoentrepreneur doit indiquer ses frais de débours sur la facture globale de sa prestation.
Chaque frais doit être détaillé (un par ligne), avec une description précise et un montant. Ce montant doit correspondre au centime près à celui d’achat : aucune marge n’est possible.
De plus, tous les justificatifs (cf point précédent) doivent être annexés à la facture. À noter que les originaux sont donnés au client. Il est toutefois recommandé de conserver une copie.
Frais de débours et TVA
Les auto-entrepreneurs sont en franchise en base de TVA jusqu’à un certain seuil. De ce fait, ils ne peuvent ni récupérer ni facturer la TVA.
Cette situation peut être problématique pour le client. Il ne pourra en effet pas récupérer la TVA sur les frais de débours, alors qu’il l’aurait récupérée en réglant lui-même directement la note au fournisseur. Cela revient donc à lui faire payer entre 5 et 20% de plus (selon le taux de TVA applicable) !
En revanche, si le freelance est redevable de la TVA, son client pourra la récupérer.
Par soucis de transparence, pensez bien à clarifier ce point avec votre client au moment du devis.
Et vous, connaissiez-vous les frais de débours ? Avez-vous déjà eu l’occasion d’y recourir ?
