En freelance, une mauvaise gestion des risques de projet peut nuire à la réussite de la mission ou à sa livraison dans le délai imparti.
Certains risques peuvent être anticipés (ex. : retard de livraison) tandis que d’autres sont imprévisibles (ex. : problème informatique externe). Plusieurs stratégies permettent d’identifier les risques, leur probabilité et leur impact.
Dans cet article, nous avons recensé les principales stratégies utilisées par les entreprises et les freelances dans la gestion des risques de projet. Vous pourrez ainsi envisager sereinement vos missions à venir, en anticipant les éventuels contretemps.
Sans plus attendre, voici les principales étapes de gestion des risques de projet dans le cadre d’une mission freelance.
1. L’identification des risques potentiels
Il existe pléthore de risques possibles lors d’une mission freelance. Pour une gestion efficace des risques, il est essentiel d’identifier les risques potentiels et non les risques trop hypothétiques.
Pour cela, vous devez prendre en compte l’étendue de vos compétences sollicitées sur le projet ainsi que le type de mission et les différents intervenants. Vous pouvez notamment :
- réaliser un brainstorming des possibles risques, de manière autonome ou avec les contacts qui travaillent de concert avec vous pour cette mission ;
- demander au client les risques et les potentielles difficultés rencontrées lors de précédentes missions similaires à celle qui vous est dédiée.
Vous pouvez ensuite classer les risques recensés par type sous la forme d’un diagramme d’Ishikawa selon s’il s’agit d’un risque :
– financier ;
– humain ;
– technique ;
– etc.
2. L’évaluation des risques selon la probabilité de réalisation
À ce stade, vous avez pu identifier plusieurs risques. Certains ont plus de probabilité que d’autres de se réaliser. L’évaluation de la probabilité et de l’impact de chaque risque permet ainsi de mieux gérer d’éventuelles situations de crise. Cela permet d’anticiper les solutions appropriées.
Afin de visualiser efficacement les risques les plus importants à prendre en compte, vous pouvez réaliser une matrice de risques avec la probabilité et l’impact comme variables.
3. L’anticipation des solutions
Tout l’enjeu d’une gestion efficace des risques réside dans l’anticipation des solutions.
Plusieurs possibilités s’offrent à un freelance :
- la modification du projet en collaboration avec le client, afin de réduire un ou plusieurs risques élevés ;
- la souscription de garanties pour certains risques, notamment financiers (ex. : assurance) ;
- la proposition d’alternatives en amont de la réalisation des risques les plus élevés, afin d’éviter tout contretemps lors de la mission.
4. Le suivi des risques
Le type de risque, la probabilité et l’impact des risques peuvent changer en cours de mission.
De ce fait, le freelance a tout intérêt à réaliser un suivi des risques, en se référant notamment aux indicateurs de performance (KPI) et plus spécifiquement aux KRI’s (indicateurs de risque clé). Ce suivi régulier permet de concentrer son énergie sur des risques réels.
Les principaux KRI’s à suivre dans une politique de risk management sont :
- les indicateurs de risques financiers (ex. : hausse des coûts de l’énergie) ;
- les indicateurs de risques opérationnels (ex. : temps de réalisation d’une prestation, nombre de problèmes non résolus suite à la migration d’un site web…) ;
- les indicateurs de risques de conformité (ex. : nombre de données personnelles non sécurisé pour une mise en conformité avec le RGPD) ;
- les indicateurs de risques environnementaux (ex. : respect de la politique RGE de l’entreprise).
Selon le type de mission qui lui est proposé, un freelance pourra générer et suivre un certain nombre de ces KRI’s afin de mieux gérer les risques.
5. Une collaboration efficace avec les autres intervenants
En tant que freelance, vous avez rarement une vue d’ensemble du projet. De ce fait, vous pouvez difficilement identifier et mesurer tous les risques potentiels sur la mission.
La collaboration avec le client et les autres intervenants au projet s’avère donc essentielle. Chaque intervenant doit idéalement être transparent sur les difficultés rencontrées et sur les risques qu’il rencontre dans sa prestation.
Ce travail de communication peut prendre la forme d’un registre des risques régulièrement mis à jour. Ce registre peut également permettre de mutualiser les solutions afin de gagner en efficacité opérationnelle.
6. L’utilisation d’outils de gestion de projet
Plusieurs outils permettent une collaboration efficace au sein de l’équipe dédiée pour une mission. Parmi les outils les plus démocratisés, vous pouvez retrouver les incontournables Trello, Notion, Asana…
Plusieurs méthodes permettent également d’identifier efficacement les risques, selon une méthodologie bien rodée.
Parmi les méthodes les plus utilisées, vous pouvez choisir :
– l’analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces), qui permet à la fois de prendre en compte les forces et les faiblesses d’un projet, afin d’identifier les risques et leurs solutions ;
– l’analyse PESTEL (Politique, Économique, Socioculturel, Technologique, Écologique, Légal), qui permet de prendre en compte le contexte actuel, afin d’identifier des risques externes au projet pouvant entrainer des conséquences négatives sur le bon déroulement de la mission.
Vous pouvez également vous aider de plusieurs logiciels de gestion permettant d’analyser les données fournies et d’identifier les principaux risques d’un projet selon leur nature, leur probabilité et leur impact sur la mission. Ces logiciels présentent l’avantage d’intégrer et de classer les données les plus importantes dans la gestion des risques. Certains proposent également de générer des supports visuels (ex. : graphiques) permettant d’identifier efficacement les risques méritant un suivi régulier.
7. L’après-mission : un reporting de la gestion des risques
Une fois la mission finie et validée par le client, deux cas de figure sont possibles :
– soit la mission s’est réalisée sans encombre, ou presque ;
– soit vous avez dû faire face à un nombre important de risques, dont certains se sont réalisés.
Dans tous les cas, une analyse de votre gestion des risques lors de ce projet vous permet :
– de valider vos actions ayant permis de réduire efficacement les risques et de parer aux risques qui se sont réalisés ;
– d’identifier les axes de progression (ex. : mieux communiquer avec l’équipe dédiée sur le projet, suivre régulièrement les KPI’s fournis par le client, etc.).
Pour résumer, travailler en freelance confère une certaine autonomie qui comprend son lot de risques. En effet, un freelance doit également pouvoir anticiper les risques afin de proposer rapidement des solutions ou des alternatives au client. Il s’agit d’une partie intégrante de la mission.
Pour cela, la gestion des risques doit répondre à une méthodologie adaptée à la nature de la mission. N’hésitez pas à échanger au sein d’une communauté de freelances telle que sur la plateforme Freelance Republik afin de vous enrichir des méthodes de gestion des risques testées et approuvées par vos pairs.
