La gestion de projets tech apporte souvent son lot de défis et de challenges. Vous vous sentez submergé par la multitude de tâches à accomplir ? Vous rencontrez des difficultés à fédérer vos équipes ? Vous avez entendu parler du Sprint Planning, sans rien y comprendre ?
Heureusement, nous avons des réponses à vous apporter ! Dans cet article, vous découvrirez en détail ce qu’est le Sprint Planning, une composante essentiel des méthodologies Agile et Scrum. En plus de vous partager des astuces, nous vous présenterons des outils de gestion de projet pour améliorer votre processus de planification.
Alors, êtes-vous prêt à reprendre le contrôle de vos projets et à vous concentrer sur l’essentiel ?
Suivez ce guide, et découvrez tout ce que vous devez savoir sur le Sprint Planning, un procédé où planification et collaboration vont de pair pour assurer à vos projets le succès qu’ils méritent !
Sprint Planning : qu’est ce que c’est ?
Les grands principes
Un « sprint” désigne une période courte et limitée dans le temps durant laquelle une équipe Scrum travaille pour abattre une quantité définie de travail. Centrale dans les méthodologies Scrum et Agile, cette méthode de gestion de projet se base sur la création d’user stories, des phrases simples qui récapitulent les enjeux et les objectifs à atteindre. Le Sprint Planning désigne, quant à lui, la réunion qui marque le début de chaque sprint.
Les réunions qui composent un sprint sont les suivantes :
- le Daily Scrum : point quotidien sur les avancées et les freins du projet ;
- la Sprint Review : entretien de présentation des livrables au client et collecte des feedbacks ;
- la Sprint Retrospective : bilan général du sprint et détermination des axes d’amélioration.
De manière générale, un sprint se déroule sur une période de 2 à 4 semaines.
Le Sprint Planning est proportionnel à la durée. Il faut donc compter un maximum de 2 heures de planification pour chaque semaine contenue dans un sprint.
Par exemple, le planning d’un sprint de 3 semaines équivaut à 6 heures.
Les rôles
La réunion du Sprint Planning compte trois parties prenantes : le Product Owner, le Scrum Master et l’équipe Scrum.
Le Product Owner est en quelque sorte le chef d’orchestre. Il oeuvre à garantir la cohérence entre le cahier des charges du client et le produit ou service développé. Chef de projet Agile, il assure le relais entre le client et son équipe. C’est à lui qu’incombe la préparation du Sprint Planning, ainsi que des éléments du Backlog produit, en collaboration avec le Scrum Master.
Le Scrum Master est, quant à lui, coach de l’équipe agile. Sa mission consiste à vérifier que les principes de la méthode Agile soient respectés tout au long du projet. Il veille également à assurer la motivation des collaborateurs : c’est d’ailleurs lui qui anime la réunion du Sprint Planning.
Enfin, l’équipe Scrum désigne l’ensemble des collaborateurs dédiés au développement d’un projet. Ils participent à définir l’objectif du sprint, sa durée, ainsi que les contours de chacune des missions qui en découlent. De fait, ils travaillent conjointement pour estimer et prioriser les tâches nécessaires à la bonne conduite du projet.
Pourquoi avoir recours au Sprint Planning ?
L’objectif du Sprint Planning est simple : cette réunion doit permettre de définir, estimer et prioriser le backlog produit.
Ce processus favorise la communication entre les équipes et garantit une vision globale des enjeux pour tous.
De cette façon, les acteurs du projets collaborent en toute transparence, ce qui favorise le développement d’une solution optimale qui répond aux besoins émis par le client.
Organiser et réussir un Sprint Planning : nos conseils
Pour assurer le succès de votre Sprint Planning, nous avons compilé pour vous les meilleures pratiques à suivre.
Avant la réunion
Avant d’entamer le Sprint Planning, il est essentiel que le Product Owner affine les user stories et établisse une hiérarchie claire au sein du backlog. Cette démarche permet de dresser un bilan de l’état d’avancement du projet et de déterminer l’objectif principal du prochain sprint.
La définition du backlog du sprint constitue également un enjeu majeur. Que vous développiez un nouveau produit ou que vous lanciez un site web, le backlog global de votre projet englobe toutes les tâches qui y sont rattachées. Il peut aussi bien s’agir du design d’UI/UX que de l’implémentation de nouvelles fonctionnalités. Pour garantir le succès de cette étape, il est primordial d’exclure du plan du sprint tous les éléments qui ne sont pas présents dans le backlog. Sélectivité et priorisation seront vos meilleurs alliés.
Voici quelques conseils pour réussir votre backlog :
- Classer les user stories par ordre de priorité ;
- Prioriser les tâches qui apportent le plus de valeur au client ;
- Détailler les éléments prioritaires du backlog ;
- Scinder les user stories trop volumineuses ;
- Supprimer les user stories inutiles ou peu pertinentes ;
- Ajouter des éléments en fonction des commentaires de l’équipe Scrum ;
- Effectuer des ajustements pour corriger les bugs.
Afin d’assurer la réussite du Sprint Planning, il est essentiel que les collaborateurs se présentent à la réunion préparés. Ils doivent donc avoir une connaissance approfondie du backlog produit, des tâches en cours et des résultats des sprints précédents. Il est aussi impératif de s’assurer que les objectifs du sprint sont clairement définis et compris par tous les membres de l’équipe. Pour cela, le Product Owner doit être clair sur ses attentes, ainsi que sur les priorités du backlog produit.
Pendant la réunion
La réunion du Sprint Planning marque le début d’une nouvelle user story. Celle-ci doit ensuite être subdivisée sous forme de tâches, qui seront ensuite classées selon un ordre de priorité. Par la suite, elles sont assignées aux membres de l’équipe Scrum en fonction de leurs compétences techniques.Ce processus donne naissance à un tableau des tâches. Il est essentiel qu’il soit visible de tous afin de favoriser la transparence et la cohésion des équipes. De même, le Scrum Master doit veiller à mettre en place un schéma de communication ouvert au sein de la réunion. Toute idée, remarque ou suggestion bénéficie à la compréhension de l’ensemble de l’équipe.
L’optimisation du Sprint Planning repose également sur la capacité des collaborateurs à estimer la complexité des user stories. Pour cela, deux méthodes phares sont utilisées dans le cadre de la gestion de projet Scrum.
Le Planning Poker constitue l’une des options auxquelles vous pouvez recourir.
Cette méthode implique pour chaque user story une estimation collective de l’effort nécessaire. En plus de favoriser la participation de l’équipe, elle permet d’obtenir une vision globale de la charge de travail à accomplir. L’estimation s’appuie sur un jeu de cartes spécial qui prend en considération la durée et la complexité des tâches en cours.
L’autre possibilité repose sur l’approche dite de la vélocité Agile. Cette méthode s’appuie sur les performances des sprints précédents. Pour cela, elle s’appuie sur un système de points, dont la valeur correspond à l’effort fourni par l’équipe pour la réalisation de chaque tâche composant le backlog.
Durant la réunion du Sprint Planning, il est possible que des ajustements du backlog soient nécessaires. Dans ce cas, ils sont présentés lors de cette réunion, afin d’assurer une continuité optimale du processus de développement.
À la fin de la réunion
Une fois que la réunion s’achève, l’établissement d’un bilan global est nécessaire afin d’établir les prochains axes de développement du projet.
Les principales étapes à suivre sont les suivantes :
- Rappeler l’objectif du sprint ;
- Évoquer les critères à remplir pour terminer une user story.
- Établir une frise de progression ;
- Lister les tâches, leur attribution et leur estimation.
Enfin, n’hésitez pas à prendre en considération les retours des sprints précédents. Ce travail de rétrospection permet d’améliorer continuellement le processus de planification des sprints.
Quel outil choisir pour un Sprint Planning
Le Sprint Planning peut aussi bien avoir lieu en présentiel qu’en distanciel.
Ainsi, de nombreuses solutions logicielles se sont développées pour centraliser les informations, ajouter des tâches, planifier la temporalité du sprint, et organiser des réunions en visio si cela est nécessaire.
Voici 5 outils collaboratifs de gestion de projet, adaptés à la création et à la tenue d’un Sprint Planning :
- Monday.com ;
- Miro ;
- Scrum Mate ;
- Jira ;
- ClickUp.
