Quand les freelances informatiques sont sollicités sur plusieurs projets tech et datas ambitieux, la gestion du temps de travail devient un élément central de leur métier. Comment optimiser son agenda de freelance ? Quels outils choisir pour conserver une productivité optimale ? Freelancerepublik vous donne cinq clés pour maximiser vos journées tout en restant ultra performant.
1. Focaliser son attention sur une tâche unique
Pour les freelances, les missions se multiplient… et pourtant, les journées n’ont toujours que 24 heures !
En tant que freelance informatique, pas toujours simple de rester concentré alors que l’on doit traiter 1001 sujets en un temps limité. Pour autant, rester focus sur une mission spécifique a minima une demi-heure est la première habitude à prendre. Car si les freelances tech sont bien polyvalents, ils ne sont pas multitâches ! Certes, ils possèdent des skills solides et ils peuvent réaliser des missions dans de multiples secteurs. En revanche, impossible pour un développeur freelance de coder en PHP de la main gauche pendant que sa main droite utilise un autre langage de programmation…
Les tâches simultanées : un mythe
À ce sujet, la science est formelle : réaliser plusieurs tâches en même temps est un leurre. En réalité, le cerveau accomplit les actions de manière consécutive à très grande vitesse. Earl K. Miller, neurobiologiste au MIT, l’énonce très clairement dans son étude : la mémoire à court terme ne peut pas prendre en charge plusieurs tâches simultanément. Le problème ? Pour les freelances comme pour les travailleurs traditionnels, ce phénomène réduit la performance et la productivité.
Au contraire, le système neuronal s’avère bien plus performant si l’on se consacre pleinement à un projet, sans interruption, puis à un autre.
Les meilleurs alliés des freelances pour rester focus
Focaliser toute son attention sur les missions du jour, mission impossible ? Pas pour les freelances avertis ! Commencez par traiter vos tâches une par une tout en limitant au maximum les sources de distraction sur votre lieu de travail. Sans oublier de désactiver les notifications de vos réseaux sociaux… Être interrompu par les commentaires sur vos derniers posts alors que vous domptez un langage de programmation pointu, ce serait dommage, non ?
De nombreux logiciels existent pour aider les freelances à faire le vide sur leur screen et profiter pleinement de leur espace de travail.
- Spirited Away : disponible sur Mac et très simple d’utilisation, cet utilitaire gratuit masque systématiquement toutes vos applications inutilisées depuis plus de 60 secondes.
- Isolator : dans le même esprit, cet utilitaire gratuit et disponible sur Mac cache les fenêtres en arrière-plan sous un voile noir ou opaque. Un outil pratique pour rester focalisé sur l’essentiel !
2. Miser sur les Time Tracking
Nos articles précédents font la part belle aux nombreuses activités qui gravitent autour des freelances tech. Respect des obligations bancaires, réalisation et mise à jour de CV et portfolios parfaits, élaboration des devis, gestion de trésorerie, tâches administratives multiples, networking… Au-delà de la programmation et du développement, les freelances informatiques ne laissent rien au hasard !
Et quand ils travaillent pour plusieurs clients en parallèle, la gestion du temps se corse drastiquement. Comment évaluer précisément les heures dédiées à chaque projet ? Comment s’organiser au mieux et facturer au plus près du temps passé sur chaque mission ? Miser sur les Time Tracking, voilà un bon début !
Ces outils sont très utiles pour cerner la répartition des heures de travail selon les clients ; ils aident tous les freelances à ne pas surfacturer ou sous facturer.
- Daily Time Tracking : cette application gratuite disponible sur Mac s’avère très simple d’utilisation et génère des feuilles de temps quotidien.
- Clockify : encore une application gratuite disponible sur IOS, MAC et bientôt sur Androïd et Windows qui se décline aussi sous forme d’extension de navigateur sur Chrome et prochainement sur Firefox. Très pratique, Clockify est muni d’un timer où les freelances peuvent indiquer leur coût horaire. Clockify détaille par ailleurs leur activité sous forme de time reporting détaillés et réguliers.
3. Planifier et hiérarchiser les tâches
Une fois le temps passé sur chaque tâche analysé, il est temps de planifier et de prioriser chacune d’elles. Laissez de côté les to-do list à rallonge démoralisantes ! Mieux vaut ordonner les projets par ordre d’importance et selon les deadlines imposées. Si votre planning de freelance à succès vous le permet, n’hésitez pas à vous fixer une deadline antérieure à celle imposée par le client. Une barrière psychologique qui vous évitera peut-être de tomber dans les limbes de la procrastination. Néanmoins, prenez garde : le mieux est l’ennemi du bien ! Inutile de se fixer des objectifs inatteignables ou des timing trop serrés.
Là encore, des gestionnaires de tâches aident les freelances à organiser leur planning.
- Evernote : ce logiciel, présenté comme un « deuxième cerveau », permet de prendre des notes, de les organiser efficacement, de les enrichir avec des enregistrements audio, des listes de tâches, des pièces jointes ou des tableaux. Un outil compatible avec la plupart des supports, disponible en version Basic gratuite, Premium à 59,99 €/an et Business à 13,99€/mois.
4. Raccourcir ses journées
Pour travailler mieux, travailler moins ? Étrange paradoxe ! Pourtant, de nombreuses études consacrées à la productivité horaire l’énoncent très clairement : au fil des heures, les neurones s’essoufflent sous l’effet de la perte d’énergie, et la productivité baisse progressivement. Et les freelances informatiques n’échappent pas à la règle !
Travailler moins pour être plus productif
Pour étayer cette thèse, John Pencavel, professeur d’Économie à l’Université de Stanford, s’est penché sur une enquête menée pendant la seconde guerre mondiale concernant la production des munitions britanniques. Son étude, intitulée « The productivity of Working Hours », montre que jusqu’à 49 heures de travail par semaine, la productivité reste stable, mais passées les 50 heures de travail, elle décline.
Quel lien établir entre cette enquête menée au début du XXe siècle et nos habitudes de travail actuelles ? L’économiste rappelle dans sa conclusion « qu’un certain nombre d’études récentes montrent que les accidents et les maladies suivent de longues heures de travail. » Notamment des recherches de grande ampleur menée sur la jeunesse américaine entre 1987 et 2000 qui mettent à jour :
- un risque de blessure plus élevé de 37% pour ceux ayant travaillé plus de 12 heures par jour,
- un risque plus élevé de 23% pour ceux ayant travaillé au moins soixante heures par semaine. En cause notamment ; la fatigue liée au manque de sommeil et au stress.
À chaque freelance son tempo idéal
Préférer des journées plus courtes et intenses au temps de travail sans fin… Peut-être un vœu pieux, quand on sait que les freelances tech mènent de front plusieurs projets simultanément et jonglent entre les langages web !
Néanmoins, maintenir un rythme de croisière autour de six heures par jour concentrées dans la matinée serait idéal pour optimiser sa productivité sur le long terme, sans dépasser les 55 heures de travail hebdomadaires. Sauf cas de force majeure, évitez de franchir ce seuil, sous peine d’augmenter les risques d’accident vasculaire cérébral ou le développement de maladie coronarienne…
Vous envisagez de raccourcir vos journées pour optimiser votre temps de travail ? Une chose est sûre : la science est de votre côté !
5. Garder le rythme dans la peau
Vous êtes en période de bouclage ? Vous croulez sous les missions ambitieuses, mais chronophages ? Bref, impossible pour vous, en tant que freelance investi et compétent, de réduire vos heures de travail. Pour rester productif, ménagez-vous des temps de pause réguliers.
Choisir le fractionné pour améliorer sa productivité ?
Selon une étude mise à jour par le média américain Fast Company, le rythme de travail optimal serait de 52 minutes de travail intense suivies de 17 minutes de pause. Et ces méthodes de fractionnement gagnent du terrain ! Notamment la technique Pomodoro qui compte de plus en plus d’adeptes. Elle préconise des intervalles de 25 minutes d’activités suivies de pauses de 5 minutes.
Les timers performants au service des freelances
Envie de tester cette méthode sans pour autant perdre votre temps à configurer un timer ? Encore une fois, des outils performants aident les freelances à garder le rythme.
- Focus Booster : cette application disponible sur Windows, Mac et mobile reprend les éléments clés de la méthode Pomodoro. La version gratuite propose 20 sessions par mois, puis comptez 2,50€/mois pour la version individuelle et 4€/mois pour la version Premium destinée aux freelances.
- Team Viz (outil obsolète) : cet outil de planification et de suivi des tâches est disponible sur Mac, PC, iOS, Android et Ubuntu. Il lance le chronomètre pour vous et suit votre productivité au quotidien selon les projets. Version gratuite disponible, puis comptez ensuite 2,50€/mois pour la version Premium.
Freelances informatiques, vous possédez désormais toutes les clés pour optimiser votre temps de travail au quotidien !
Pour aller plus loin et développer vos skills tout en maximisant vos journées, n’hésitez pas relire notre article sur les 4 bonnes résolutions du Freelance. Vous êtes un développeur hors pair et un excellent freelance en puissance ? Poursuivez la lecture en jetant un œil à cet article et rejoignez sans plus attendre Freelancerepublik !
