Être freelance, c’est cumuler les casquettes pour faire tourner votre activité. Souvent, l’une des moins sympathiques est la casquette comptabilité. Factures, justificatifs, administratif, déclarations fiscales, on peut rapidement s’y perdre. Pour vous aider, Indy vous présente 6 astuces pour bien gérer votre comptabilité de freelance tech !
Ouvrir un compte dédié à son activité
Pour bien gérer sa comptabilité en tant que freelance tech, la première astuce est d’ouvrir un compte bancaire pour votre activité professionnelle. Ainsi, vous séparerez vos transactions professionnelles de vos transactions personnelles. C’est plus simple pour gérer votre activité, et cela évitera les malentendus en cas de contrôle fiscal. L’administration peut en effet mélanger vos revenus et considérer toutes entrées d’argent comme une recette.
Un compte professionnel, aux termes de la banque, n’est pas obligatoire pour les freelances. Vous pouvez tout à fait ouvrir un compte courant classique, ou choisir une néobanque spécialisée pour les indépendants. Un compte dédié vous permettra également d’utiliser les solutions de comptabilité automatisée comme Indy, comme nous allons le voir plus loin.
Faites votre comptabilité régulièrement
La comptabilité est une tâche mal aimée qui est souvent reléguée à la fin de l’année. Une erreur qui peut vous causer beaucoup de stress ! En tenant vos comptes régulièrement, vous n’y passez que quelques minutes par mois.
Tenir ses documents à jour est également important en cas de contrôle. L’administration fiscale peut vous demander vos documents de l’année en cours, il vaut donc mieux les remplir au fur et à mesure pour éviter le stress du dernier moment.
Vous pourrez également suivre vos recettes et vos dépenses afin de faire les meilleurs choix pour votre activité : savoir quand investir, vérifier que vous êtes toujours sous les plafonds de la micro-entreprise ou de la franchise en base de TVA, etc. En bref, tenir sa comptabilité régulièrement n’a que des avantages.
Bien gérer ses justificatifs
Les justificatifs sont une part très importante de votre comptabilité. Pour les gérer correctement et ne pas se retrouver sous une montagne de ticket de caisse, l’astuce est d’utiliser un logiciel de comptabilité certifiant la valeur probante des justificatifs, comme Indy.
La valeur probante certifie la légitimité, l’intégrité et l’inaltérabilité du justificatif. Elle permet de numériser les documents tout en gardant leur valeur juridique. Vous pouvez donc jeter le ticket papier original, et avoir tous vos justificatifs sur votre logiciel. Attention, sans cette certification, vos justificatifs numérisés ne pourront pas être utilisés sans la copie originale papier.
Vous pourrez ainsi lier vos factures et tickets de caisse à chaque transaction et les retrouver en un instant. Le petit plus : Indy est lié aux plus grandes néo-banques pour récupérer automatiquement les justificatifs de celle-ci.
Générer des factures aux normes
Après les justificatifs de dépense, il vous faut aussi bien conserver et réaliser vos justificatifs de recettes : vos factures. Certaines mentions sont obligatoires :
– La mention “facture”, le numéro de facture et la date d’émission
– Le nom de votre entreprise, votre adresse, votre numéro SIREN et votre numéro de TVA s’il y a lieu
– Le nom et l’adresse de votre client, avec son numéro SIREN et TVA s’il s’agit d’une entreprise
– Détails des prestations facturées, montant HT et TTC
– Les conditions de paiements et pénalités de retard
Ces mentions sont également obligatoires sur vos devis.
Surveiller les seuils
Si vous avez débuté en auto-entreprise, vous devez surveiller régulièrement votre chiffre d’affaires. En effet, si vous dépassez 77 700€ de chiffre d’affaires annuels pendant 2 ans, vous quitterez automatiquement le régime de l’auto-entreprise et devrez réfléchir au statut le plus adapté à votre nouvelle situation. C’est le moment de choisir le bon régime fiscal pour vous : continuer en entreprise individuelle, ou bien passer en société (EURL, SASU).
Idem pour vos plafonds de TVA ! Au-dessus de 36 800€ de chiffres d’affaires annuel, vous devrez facturer la TVA dès le 1er janvier de l’année suivante. Au-dessus de 39 100€ de CA, vous devrez facturer la TVA dès le début du mois de dépassement. Il vous faudra alors rééditer les factures du mois en cours. Un seul conseil : anticipez ! Si vous vous approchez de ces montants, faites la demande de numéro de TVA auprès de l’administration.
Utiliser un logiciel de gestion et comptabilité
Une dernière astuce qui permet d’appliquer en toute simplicité celles précédemment citées : utiliser un logiciel de comptabilité. Avec Indy, vous cumulez tous les avantages : – grâce à la synchronisation bancaire, vos documents comptables sont remplis au jour le jour, sans aucune action de votre part ;
– vos justificatifs sont certifiés valeur probante ;
– vous pouvez éditer vos devis et factures simplement ;
– les calculs sont automatisés : frais de repas, amortissements, barème kilométrique, etc ;
– vos déclarations sont préremplies, et une to do list vous permet de régler les derniers éléments.
Une manière simple et rapide de tenir votre comptabilité de freelance tech !
