Dans l’informatique, la gestion de projet recèle de méthodologies ou techniques différentes. On peut retrouver ainsi tout un tas de mots-clés plus ou moins obscurs : Scrum, Kanban, cycles en V, itératifs, en cascade, etc.
Et parmi toutes ces terminologies, on retrouve le rétroplanning. Le rétroplanning, souvent simplement connu de nom, est un outil trop peu utilisé, alors qu’il pourrait sauver bien des projets.
Voyons un peu plus en détails ce qu’est un rétroplanning, quand et comment l’utiliser.
Rétroplanning : définition
Pour faire simple, le rétroplanning est une technique de gestion de projet consistant à planifier (planning) un projet, mais en partant de sa fin (rétro).
Concrètement, cela veut dire partir de la date de fin du projet, de la deadline, et prévoir toutes les actions qui doivent être faites non pas à partir du début du projet, mais dans l’autre sens.
L’utilisation du rétroplanning est parfaite lorsqu’on connait la date butoir d’un projet et que celle-ci ne peut pas bouger. Ainsi, tout le projet est défini en fonction de cette date, et les chances de finir en temps et en heure sont maximisées.
Par exemple, si une application mobile doit absolument être disponible sur les stores en même temps qu’un évènement, disons un festival, aucun retard n’est possible. Le rétroplanning est donc parfaitement adapté.
Rétroplanning, avantages et inconvénients
On vient de le dire, ce type de planification est adapté aux projets aux deadlines déjà définies. Pour autant, on peut aussi l’utiliser sur des projets ayant des dates de fin plus floues, ou même une date de début déjà prévue. Bien qu’adopter d’autres méthodologies semble plus adapté dans ce cas.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici une liste des avantages et inconvénients que l’on rencontre lorsqu’on utilise la rétroplanification.
Avantages
Respect du délai de livraison
C’est l’avantage principal du retroplanning et la raison principale pour laquelle on utilise cette méthodologie ; le respect des deadlines.
Meilleure organisation du projet
Utiliser un rétroplanning permet d’optimiser l’organisation du projet et les moyens qu’on déploie pour le mener à bien. Typiquement, savoir quelle action devra être faite à quel moment permet de mieux prévoir les ressources humaines et financières.
Définition de la date de début
Si la date de début de votre projet n’est pas définie, ou qu’elle est encore floue, le rétroplanning vous permettra d’en fixer une. En effet, lister toutes les actions à faire de façon antéchronologique vous aidera à voir quand commencer votre projet pour le finir en temps, de façon à optimiser vos besoins.
Identifier des dates de livraisons intermédiaires
Aussi, définir entièrement le déroulé d’un projet en partant de sa fin peut permettre d’identifier des dates de livrables intermédiaires, pour des démos, par exemple. Typiquement, si vous savez que vous devez faire une démonstration d’une fonctionnalité X, utiliser le rétroplanning vous permettra d’avoir une date précise pour cette livraison.
Préparer la logistique en amont
Enfin, le dernier avantage que l’on peut citer ici, c’est que le rétroplanning permet de préparer la logistique en amont du projet.
Cela peut paraître assez trivial, surtout pour des projets informatiques, mais c’est pourtant un plus non négligeable. Par exemple, savoir que dans 7 semaines vous aurez une réunion avec l’équipe commerciale vous donne la possibilité de réserver la salle de réunion en avance et de bloquer les agendas des participants.
Inconvénients
Plus de pression sur la réussite
On s’en doute, le fait de tout planifier en partant d’une deadline, ça impose une certaine pression sur les personnes qui vont travailler sur le projet. Par exemple, savoir qu’à la fin de la semaine une tâche doit absolument être finie, sinon un collègue ne pourra pas commencer la suivante la semaine d’après, peut ajouter un certain stress.
C’est pour cela que l’étape de planification est extrêmement importante, et que l’aspect humain doit y être pris en compte.
Très peu de latitude sur l’imprévu
Un autre désavantage du rétroplanning, c’est le peu de place qu’il laisse à l’imprévu. Un collègue qui tombe malade et qui doit prendre une semaine d’arrêt, et c’est tout le projet qui est en péril… C’est pourquoi il faut essayer de prévoir un peu plus large – si possible – lors de la planification ; on en reparlera.
Difficulté à prévoir correctement les tâches
Le dernier inconvénient de cette liste, c’est la difficulté à prévoir correctement les tâches sur l’ensemble du projet. Ce dernier peut compter en effet des dizaines de tâches, et en oublier une petite est facile… et peut mettre en danger l’organisation du projet.
Une autre raison de prendre une certaine marge de manoeuvre sur la prévision des temps lors de la rétroplanification.
Comment faire un rétroplanning ?
Vous pensez que le rétroplanning est fait pour votre projet ? Parfait ! Mais, vous vous en doutez bien, créer un planing de ce genre ne se fait pas n’importe comment. Comme pour toute méthodologie de gestion de projet, il convient de respecter quelques règles.
Découper les tâches
Comme on l’a déjà vu, ce sont des tâches que vous allez placer de la date de fin à la date de début. Et pour créer ces tâches, il faut appliquer quelques principes :
Lister les tâches
Commencez par lister toutes les tâches une première fois sans vous arrêter, puis faites une seconde passe en les détaillant, et éventuellement en les découpant en autres tâches pour plus de finesse dans les estimations.
Ces tâches secondaires pourront être affichées dans le planning comme des tâches à part entière, ou des sous-tâches.
Définir une charge en temps
Une fois cela fait, il faut donner une charge en temps à chaque tâche ; c’est à dire, le temps qu’il va falloir pour mener à bien l’action. Cela peut être en semaines, jours, ou même heures. Cette étape est cruciale, et si c’est possible, prévoyez le plus large possible sur les tâches que vous avez du mal à estimer.
Choisir un responsable
Dans le même temps, il faut définir un responsable de tâche. Ça peut être la personne qui va travailler dessus, ou celle qui va être responsable de l’équipe qui va la faire.
Prendre en compte les contraintes
Durant toutes ces étapes, il faut également prendre en compte les contraintes qui peuvent s’appliquer à chaque tâche (budgets, ressources humaines ou matérielles). Plus concrètement, il peut s’agir des congés de chacun, des formations ou séminaires prévus, etc.
Modèle de rétroplanning : Gantt
Une fois vos tâches proprement découpées et avant de créer le planning à proprement parler, il faut se poser la question de la façon dont vous allez le présenter.
Vous pourriez très bien mettre ces tâches sur des post-it et les coller sur un mur de votre bureau par exemple. Ou utiliser des solutions déjà existantes, comme un diagramme de Gantt.
Un diagramme de Gantt, c’est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser dans le temps les diverses tâches et actions à faire pour mener à bien un projet. C’est exactement ce dont un rétroplanning a besoin.
Voici ce à quoi peut ressembler un diagramme de Gantt :
Comme on peut le voir, il y a deux axes. L’axe des abscisses représente le temps ; celui des ordonnées les tâches (ou groupement de tâches).
Une fois toutes vos tâches découpées, timées et affectées à quelqu’un, il vous suffit donc de les créer sur un diagramme de Gantt, en partant de la date de fin déjà prévue du projet.
Pour le placement vertical des tâches, vous pouvez les regrouper par catégorie (comme sur le diagramme précédent), ou garder un affichage purement antéchronologique (cela dépend beaucoup de vos moyens, humains notamment). Dans ce cas, je vous conseille d’utiliser une couleur différente sur les blocs représentants des tâches, suivant le type d’action à effectuer (réunion, développement, tests, démo, etc.).
Concernant la personne responsable de la tâche, rajoutez simplement une colonne avec son prénom, à côté du titre de la tâche.
Pour créer un diagramme de Gantt, vous pouvez trouver des modèles (notamment excel) sur le net, en créer vous-même via ce type de tutoriel, ou utiliser des logiciels comme Instagantt.
Conclusion
Comme on l’a vu, le rétroplanning peut être un outil puissant pour les projets ayant déjà une deadline, sur lequel on a un fort besoin d’organisation.
Mais attention, ce n’est pas un outil magique. Déjà parce que toute planification comporte une part de risques (oublis, mauvaises estimations, etc.), mais que l’aspect humain doit aussi être pris en considération (absences, mais aussi stress).
Donc si vous devez travailler sur un projet au timing serré, le rétroplanning vous sera utile, mais ne vous assurera pas de sa réussite !
Avez-vous déjà travaillé sur des projets en utilisant du rétroplanning ? Qu’en avez-vous pensé ?
