Dans l’informatique, la gestion de projet recèle de méthodologies ou techniques différentes. On peut retrouver ainsi tout un tas de mots-clés plus ou moins obscurs : Scrum, Kanban, cycles en V, itératifs, en cascade, etc.
Et parmi toutes ces terminologies, on retrouve le rétroplanning. Le rétroplanning, souvent simplement connu de nom, est un outil trop peu utilisé, alors qu’il pourrait sauver bien des projets.
Voyons un peu plus en détails ce qu’est un rétroplanning, quand et comment l’utiliser.
Rétroplanning : définition
Pour faire simple, le rétroplanning est une technique de gestion de projet consistant à planifier (planning) un projet, mais en partant de sa fin (rétro).
Concrètement, cela veut dire partir de la date de fin du projet, de la deadline, et prévoir toutes les actions qui doivent être faites non pas à partir du début du projet, mais dans l’autre sens.
L’utilisation du rétroplanning est parfaite lorsqu’on connait la date butoir d’un projet et que celle-ci ne peut pas bouger. Ainsi, tout le projet est défini en fonction de cette date, et les chances de finir en temps et en heure sont maximisées.
Par exemple, si une application mobile doit absolument être disponible sur les stores en même temps qu’un évènement, disons un festival, aucun retard n’est possible. Le rétroplanning est donc parfaitement adapté.
Rétroplanning : retour historique
Historiquement, le rétroplanning trouve ses origines durant la Renaissance, avec des créations de grande envergure tels que le dôme de Florence. Dans la gestion informatique, ce modèle était très utilisé dans la réalisation de projets digitaux tels que la création de logiciels ou la création de sites web. Cela permettait une organisation méticuleuse des tâches et des ressources nécessaires, en s’appuyant sur des outils tels que le diagramme de PERT et le diagramme de Gantt pour visualiser le chemin critique et organiser le projet de manière efficace.
Avec l’évolution de l’informatique et des numériques, les méthodologies de gestion de projet ont connu d’importantes transformations. La durée des projets a réduit, passant de grands projets monolithiques à des phases plus petites et segmentées, permettant une approche plus agile et itérative. Cette évolution a été influencée par le changement des attentes des clients, qui recherchent désormais des livraisons plus rapides et des produits pouvant être testés et améliorés continuellement. Les méthodologies agiles ont donc émergé par exemple le Scrum, qui permet plus de flexibilité.
Rétroplanning, avantages et inconvénients
On vient de le dire, ce type de planification est adapté aux projets aux deadlines déjà définies. Pour autant, on peut aussi l’utiliser sur des projets ayant des dates de fin plus floues, ou même une date de début déjà prévue. Bien qu’adopter d’autres méthodologies semble plus adapté dans ce cas.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici une liste des avantages et inconvénients que l’on rencontre lorsqu’on utilise la rétroplanification.
| Avantages | Inconvénients |
| Respect du délai de livraison C’est l’avantage principal du retroplanning et la raison principale pour laquelle on utilise cette méthodologie ; le respect des deadlines. | Plus de pression sur la réussite On s’en doute, le fait de tout planifier en partant d’une deadline, ça impose une certaine pression sur les personnes qui vont travailler sur le projet. Par exemple, savoir qu’à la fin de la semaine une tâche doit absolument être finie, sinon un collègue ne pourra pas commencer la suivante la semaine d’après, peut ajouter un certain stress. C’est pour cela que l’étape de planification est extrêmement importante, et que l’aspect humain doit y être pris en compte. |
| Meilleure organisation du projet Utiliser un rétroplanning permet d’optimiser l’organisation du projet et les moyens qu’on déploie pour le mener à bien. Typiquement, savoir quelle action devra être faite à quel moment permet de mieux prévoir les ressources humaines et financières. | Très peu de latitude sur l’imprévu Un autre désavantage du rétroplanning, c’est le peu de place qu’il laisse à l’imprévu. Un collègue qui tombe malade et qui doit prendre une semaine d’arrêt, et c’est tout le projet qui est en péril… C’est pourquoi il faut essayer de prévoir un peu plus large – si possible – lors de la planification ; on en reparlera. |
| Définition de la date de début Si la date de démarrage de votre projet n’est pas définie, ou qu’elle est encore floue, le rétroplanning vous permettra d’en fixer une. En effet, lister toutes les actions à faire de façon antéchronologique vous aidera à voir quand commencer votre projet pour le finir en temps, de façon à optimiser vos besoins | Difficulté à prévoir correctement les tâches Le dernier inconvénient de cette liste, c’est la difficulté à prévoir correctement la totalité des étapes qui vont être les jalons sur le projet. Ce dernier peut compter en effet des dizaines de tâches, et en oublier une petite est facile… et peut mettre en danger l’organisation du projet. Une autre raison de prendre une certaine marge de manoeuvre sur la prévision des temps lors de la rétroplanification. |
| Identifier des dates de livraisons intermédiaires Aussi, définir entièrement le déroulé d’un projet en partant de sa fin peut permettre d’identifier des dates de livrables intermédiaires, pour des démos, par exemple. Typiquement, si vous savez que vous devez faire une démonstration d’une fonctionnalité X, utiliser le rétroplanning vous permettra d’avoir une date précise pour cette livraison. | |
| Préparer la logistique en amont Enfin, le dernier avantage que l’on peut citer ici, c’est que le rétroplanning permet de préparer la logistique en amont du projet. Cela peut paraître assez trivial, surtout pour des projets informatiques, mais c’est pourtant un plus non négligeable. Par exemple, savoir que dans 7 semaines vous aurez une réunion avec l’équipe commerciale vous donne la possibilité de réserver la salle de réunion en avance et de bloquer les agendas des participants. |
Comment faire un rétroplanning ?
Vous pensez que le rétroplanning est fait pour votre projet ? Parfait ! Mais, vous vous en doutez bien, créer un planning de ce genre ne se fait pas n’importe comment. Comme pour toute méthodologie de gestion de projet, il convient de respecter quelques règles.
Découper les tâches
Comme on l’a déjà vu, ce sont des tâches que vous allez placer de la date de fin à la date de début. Et pour créer ces tâches, il faut appliquer quelques principes :
Lister les tâches
Commencez par lister toutes les tâches une première fois sans vous arrêter, puis faites une seconde passe en les détaillant, et éventuellement en les découpant en autres tâches pour plus de finesse dans les estimations.
Ces tâches secondaires pourront être affichées dans le planning comme des tâches à part entière, ou des sous-tâches. Cette méthode permet d’avoir la vision de l’ensemble des jalons qui vont composer le projet.
Définir une charge en temps
Une fois cela fait, il faut donner une charge en temps à chaque tâche ; c’est à dire, le temps qu’il va falloir pour mener à bien l’action. Cela peut être en semaines, jours, ou même heures. Cette étape est cruciale, et si c’est possible, prévoyez le plus large possible sur les tâches que vous avez du mal à estimer.
Choisir un responsable
Dans le même temps, il faut définir un responsable de tâche. Ça peut être la personne qui va travailler dessus, ou celle qui va être responsable de l’équipe qui va la faire.
Prendre en compte les contraintes
Durant toutes ces étapes, il faut également prendre en compte les contraintes qui peuvent s’appliquer à chaque tâche (budgets, ressources humaines ou matérielles). Plus concrètement, il peut s’agir des congés de chacun, des formations ou séminaires prévus, etc.
Modèle de rétroplanning : Gantt
Une fois vos tâches proprement découpées et avant de créer le planning à proprement parler, il faut se poser la question de la façon dont vous allez le présenter.
Vous pourriez très bien mettre ces tâches sur des post-it et les coller sur un mur de votre bureau par exemple. Ou utiliser des solutions déjà existantes, comme un diagramme de Gantt.
Un diagramme de Gantt, c’est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser dans le temps les diverses tâches et actions à faire pour mener à bien un projet. C’est exactement ce dont un rétroplanning a besoin.
Voici ce à quoi peut ressembler un diagramme de Gantt :
Comme on peut le voir, il y a deux axes. L’axe des abscisses représente le temps ; celui des ordonnées les tâches (ou groupement de tâches).
Une fois toutes vos tâches découpées, timées et affectées à quelqu’un, il vous suffit donc de les créer sur un diagramme de Gantt, en partant de la date de fin déjà prévue du projet.
Pour le placement vertical des tâches, vous pouvez les regrouper par catégorie (comme sur le diagramme précédent), ou garder un affichage purement antéchronologique (cela dépend beaucoup de vos moyens, humains notamment). Dans ce cas, je vous conseille d’utiliser une couleur différente sur les blocs représentants des tâches, suivant le type d’action à effectuer (réunion, développement, tests, démo, etc.).
Concernant la personne responsable de la tâche, rajoutez simplement une colonne avec son prénom, à côté du titre de la tâche.
Les outils pour créer votre rétroplanning
La mise en place d’un rétroplanning efficace dépend grandement des outils ou logiciels que vous choisissez pour sa conception et sa gestion. Voici quelques-uns des outils les plus populaires et performants pour vous aider :
1. Microsoft Project
Un classique dans la gestion de projet, Microsoft Project offre des fonctionnalités avancées pour la création de diagrammes de Gantt, essentiels pour un planning précis. Cet outil permet de définir les tâches, leurs durées, ainsi que les dépendances entre elles, facilitant la visualisation du projet dans son ensemble.
2. Asana
Asana est une plateforme de gestion de projet flexible qui permet de créer des rétroplannings sous forme de listes de tâches, de tableaux ou même de calendriers. Sa fonctionnalité de chronologie est particulièrement utile pour visualiser comment les différentes pièces d’un projet s’emboîtent dans le temps.
3. Trello
Pour les équipes qui préfèrent une approche plus visuelle, Trello utilise des cartes et des tableaux pour organiser les projets. Bien qu’il ne propose pas de diagramme de Gantt natif, il existe des plugins et des intégrations, comme Planyway, qui ajoutent cette fonctionnalité, rendant Trello un choix viable pour la rétroplanification.
4. Instagantt
Si vous êtes à la recherche d’un outil dédié à la création de diagrammes de Gantt, Instagantt est une excellente option. Intégrable avec l’interface de Asana, il offre une vue détaillée de votre rétroplanning, avec la possibilité de suivre l’avancement des tâches, d’assigner des responsables et de définir des dépendances.
5. Smartsheet
Smartsheet est une solution puissante qui combine les fonctionnalités d’un tableur avec celles d’un logiciel de gestion de projet, permettant de créer des rétroplannings complexes. Ses diagrammes de Gantt sont faciles à configurer et à partager, ce qui en fait un choix populaire pour les gestionnaires de projet recherchant flexibilité et puissance.
Conclusion
Comme on l’a vu, le rétroplanning peut être un outil puissant pour les projets ayant déjà une deadline, sur lequel on a un fort besoin d’organisation.
Mais attention, ce n’est pas un outil magique. Déjà parce que toute planification comporte une part de risques (oublis, mauvaises estimations, etc.), mais que l’aspect humain doit aussi être pris en considération (absences, mais aussi stress).
Donc si vous devez travailler sur un projet au timing serré, le rétroplanning vous sera utile, mais ne vous assurera pas de sa réussite !
Avez-vous déjà travaillé sur des projets en utilisant du rétroplanning ? Qu’en avez-vous pensé ?
